推進會計檔案管理工作電算化的有效途徑初探

桂玉虎 施兆蕓 吳存鋒

摘要：隨著時代的發展以及社會的進步，企業也得到了十分迅猛的發展，對于會計檔案管理工作的要求也正在變得越來越高。所以為了使得會計檔案的工作效率變得更高，就必須要推動其進行電算化發展。本文旨在通過對會計檔案管理工作電算化的有效途徑進行研究與分析，進而提升會計檔案管理工作的質量和效率。

關鍵詞：會計檔案;電算化;有效途徑

引言：

隨著科技的發展我們已經進入了互聯網的時代，計算機技術已經被廣泛的應用到了不同的領域，所以會計檔案管理工作也已經使用了計算機技術，很多事業單位都使用了計算機來進行會計核算，所以會計電算化與檔案管理之間的聯系十分的緊密，電算化可以幫助拓展會計檔案的范圍，使得檔案管理的效果變得更加的顯著，所以企業應當采取相應的措施，來推動會計檔案管理工作電算化的進程。

一、提升會計工作人員的業務能力，提升其電算化素質

為了推動會計檔案管理電算化的發展，相關的會計工作人員就必須要提升自己的能力，對于專業知識一定要牢記在心，同時還應該能夠熟練的操作計算機，對于計算機的功能能夠熟練使用。電算化軟件在進行維護或者保護系統安全的時候要求特別的高，所以，要想使得工作效率有所提升，工作人員就需要不斷的提升自己的電算化能力，進而電子檔案管理的水平也可以有所提升，會計可以通過數據得到可靠的信息，進而幫助日常工作正常的運行，同時還能提升軟件的開發水平。但是電算化的過程不是十分完美的，它需要不斷地去完善，所以對于檔案管理人員的素質要求就比較高，一支高質量的隊伍的、就顯得尤其的重要。目前為止會計檔案管理部門的業務人員的結構還比較單一，缺乏一些掌握計算機技術以及通信技術的技術型人才。所以企業應當對這些員工進行定期的培訓，同時結合本公司的業務做一些針對性的培訓，讓相關的工作人員可以及時的掌握新的技術以及新的方法，進而促使員工的電算化技能可以有所提升。除此之外，一套完善的績效考評機制也是非常有必要的，對于一些工作十分認真而且業務能力強的員工適當的給與一些獎勵，進而激勵大家都能盡快的掌握電算化管理的業務。

二、加強設施建設，為軟硬件提供保障

為了實現會計檔案管理電算化，除了上述所提到的提升會計工作人員的業務能力外，還應當有良好的軟硬件設施作為基礎保障，這是進行檔案資源開發的前提所在，而核心就是檔案信息網絡，它與檔案信息的每個操作環節都有一定能夠的關系，我們在進行傳輸或是共享的過程都需要用到檔案信息網絡。而這就需要部門的領導積極地轉變觀念，對于計算機網絡的優勢可以有所了解，明白其對檔案管理工作的積極作用，進而適當的增加一些投入，將檔案電算化列入到工作任務之內，同時還應當將其作為考核的關鍵。主管應當加強對于這項工作的重視程度，明白具體的工作是什么，對相關的工作人員提出要求，有針對性的將任務布置給下屬人員，進而幫助管理工作的順利進行，積極地幫助同事解決過程中遇到的困難。而要想使會計檔案管理的效果更加的顯著，還應當為其提供相應的倉庫來負責存放，倉庫的環境也要滿足相關的需求，內部還應當購置清晰度較高的打印機，除此之外還應當提升系統的安全等級。通過各種不同的措施，讓系統的軟硬件都可以得到有效的保障，進而幫助會計檔案管理工作的順利進行打下堅實的基礎。

三、加強會計電算化檔案的管理

（一）構建電算化會計檔案的歸檔制度。會計檔案保管中包括開發和應用會計電算化系統的相關軟件程序和文檔資料;會計數據在沒有打印成書面形式前，需要有效地對副本進行管理，對于現金日記賬、總分類賬、記賬憑證、銀行存款日記賬打印輸出需要依據相關的管理部門要求進行落實，要及時將相關的報表以及賬簿打印出來。

（二）構建保管制度。在制定的過程中需要結合國家檔案局的標準進行構建，在這一過程中，介質的選擇很重要，要選擇優質的磁盤備份會計檔案數據，對于儲存盤以及備用盤需要分開進行存放;還需要做好相關的防護工作，如防塵、防壓、 防腐蝕以及防光等，依據分類和相應的數據對各種電子會計檔案做出相應的編號，需要將文件的內容以及時間標記上，制作檔案管理文件卡片。

（三）構建嚴格的借用手續制度。要想查看會計檔案，要經過財務部門的負責人批準才可以，依據檔案管理的規定，規范地辦理借閱手續;如果外部單位想要對本部門會計檔案進行查看，就需要提供單位介紹信，要經過財務部門負責人以及主管領導的同意之后才可以。

四、結束語

綜上所述，當前企業領導需要充分認識到會計檔案管理電算化的重要作用，要結合其特點，構建相關的制度，加強人員的業務能力，加強軟硬件的基礎設施建設，為推動其電算化奠定良好的基礎。

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