探究新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)

張健

摘 要：由于我國(guó)整體綜合國(guó)力以及科技水平的應(yīng)用已經(jīng)成長(zhǎng)為一定的發(fā)展階段，因此，我國(guó)本身時(shí)代發(fā)展的更替變遷也遞進(jìn)到全新的信息化領(lǐng)域，而在此種全新的發(fā)展趨勢(shì)下，現(xiàn)存于社會(huì)不同階段的領(lǐng)域發(fā)展，都需完善與信息化技術(shù)的應(yīng)用結(jié)合，人事檔案管理就是其中需要?jiǎng)?chuàng)新改革的發(fā)展領(lǐng)域。但通過對(duì)人事檔案管理的現(xiàn)狀分析發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)落后于當(dāng)下時(shí)代的發(fā)展腳步，并且信息技術(shù)的融合應(yīng)用也出現(xiàn)了一系列技術(shù)問題需要予以完善。本文主要依照對(duì)當(dāng)下新形勢(shì)人事檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用調(diào)整，提出相應(yīng)的解決策略，以此確保人事檔案管理工作的有序開展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);人事檔案管理;信息化建設(shè)

1 新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 有利于提高工作效率，確保記載的全面性和準(zhǔn)確性

人事檔案的信息記錄主要完善對(duì)于企業(yè)發(fā)展的信息記載和更新，但在傳統(tǒng)管理應(yīng)用方式主導(dǎo)下，人事檔案管理無法完善對(duì)于檔案內(nèi)容的實(shí)時(shí)更新和隨時(shí)調(diào)取，因此，通過融入信息化技術(shù)的應(yīng)用處理，能夠?qū)θ耸聶n案的文字和數(shù)字進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的更改和處理，確保人事檔案信息管理能夠予以實(shí)時(shí)全面的展現(xiàn)和應(yīng)用。但如若過于依賴傳統(tǒng)的手工記載方式進(jìn)行檔案的實(shí)時(shí)變動(dòng)，往往會(huì)出現(xiàn)記載的缺漏，不利于檔案文件本身利用價(jià)值的體現(xiàn)。除此之外，信息化的檔案文件能夠更加有利于保存和翻閱，避免出現(xiàn)不可抗力的資料損害。

1.2 有利于提高人事檔案檢索能力，查閱更改都留痕跡

人事檔案在融入信息化管理應(yīng)用過后，能夠在其日常使用當(dāng)中充分融入數(shù)字化信息的管理應(yīng)用，并且信息化能夠完善對(duì)于不同種類資料的快速查詢、檢閱以及數(shù)字統(tǒng)計(jì)，有利于人事方面的決策處理能夠予以準(zhǔn)確完善。此外信息系統(tǒng)本身還可附帶相應(yīng)的搜索痕跡，因此對(duì)于人事檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出以及相應(yīng)的修改操作，都可在信息記錄上保留相應(yīng)的留痕操作，從而完善人事檔案的真實(shí)性以及事件修改的追溯性。

1.3 有利于人事檔案的安全性和保密性

隨著時(shí)代的發(fā)展推進(jìn)，信息化技術(shù)的應(yīng)用也同時(shí)兼顧相應(yīng)的安全保密性，人事檔案的管理應(yīng)用可通過信息技術(shù)密碼予以安全性的提升。此外工作人員還可依照自身的使用需求以及不同的訪問需要，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限需要，使得檔案信息能夠予以快速有效的完善和處理。企業(yè)還可依照檔案數(shù)據(jù)的信息應(yīng)用設(shè)定相應(yīng)的管理人員進(jìn)行安全性方面應(yīng)用的管理監(jiān)督，從而多方面的確保人事檔案應(yīng)用的安全性。

2 新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 營(yíng)造人事檔案管理信息化建設(shè)的精神氛圍

隨著時(shí)代的發(fā)展推進(jìn)，信息化技術(shù)的應(yīng)用也同時(shí)兼顧相應(yīng)的安全保密性，人事檔案的管理應(yīng)用可通過信息技術(shù)密碼予以安全性的提升。此外工作人員還可依照自身的使用需求以及不同的訪問需要，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限需要，使得檔案信息能夠予以快速有效的完善和處理。企業(yè)還可依照檔案數(shù)據(jù)的信息應(yīng)用設(shè)定相應(yīng)的管理人員進(jìn)行安全性方面應(yīng)用的管理監(jiān)督，從而多方面的確保人事檔案應(yīng)用的安全性。

隨著社會(huì)大眾越來越重視人事檔案管理工作應(yīng)用的重要性，信息化的應(yīng)用建設(shè)改革也能夠充分融入當(dāng)下時(shí)代發(fā)展當(dāng)中，成為人事檔案應(yīng)用操作的主要應(yīng)用手段。此外，人事檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部對(duì)于員工思想工作的培養(yǎng)和建設(shè)需要與時(shí)俱進(jìn)，通過跟進(jìn)當(dāng)下時(shí)代的發(fā)展需求，使得人事檔案管理的團(tuán)隊(duì)建設(shè)也能夠符合信息化的建設(shè)優(yōu)化，使得整體的管理系統(tǒng)能夠予以現(xiàn)代化的確立。現(xiàn)代的智能化系統(tǒng)操作通過軟件的應(yīng)用優(yōu)化，從根本上完善對(duì)于系統(tǒng)的自動(dòng)化管理應(yīng)用，使得人事檔案管理工作能夠朝向便捷化發(fā)展。

此外在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的優(yōu)化建設(shè)當(dāng)中，營(yíng)造良好的精神氛圍有助于人事檔案管理工作者能夠深刻認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)引進(jìn)融入的積極性和優(yōu)勢(shì)，并能夠在員工集體當(dāng)中樹立相應(yīng)的指導(dǎo)思想，從而完善工作內(nèi)容的優(yōu)勢(shì)作用。人事檔案管理工作者作為人事檔案本身項(xiàng)目的直接接觸人員，首先其需要完善自身的檔案意識(shí)，充分認(rèn)知到工作的重要性，并能夠強(qiáng)化檔案管理整體工作的全面性。此外管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)員工的學(xué)習(xí)思想進(jìn)行相應(yīng)的引導(dǎo)和創(chuàng)新，使其能夠適應(yīng)在當(dāng)下新形勢(shì)背景下的學(xué)習(xí)和工作，進(jìn)而以更為創(chuàng)新積極的態(tài)度使得信息技術(shù)的應(yīng)用更好的融入檔案管理當(dāng)中。

2.2 加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)投入

在人事檔案管理信息化建設(shè)階段，通過加大對(duì)其發(fā)展建設(shè)的投入能夠有效完善其產(chǎn)業(yè)鏈的健全發(fā)展，與傳統(tǒng)的管理方式相比，信息化建設(shè)的發(fā)展投入在一定比例上能夠占據(jù)更多高比例設(shè)備的信息化產(chǎn)業(yè)應(yīng)用，因此，更能夠符合當(dāng)下現(xiàn)代化產(chǎn)業(yè)對(duì)人事檔案管理建設(shè)的技術(shù)化應(yīng)用要求。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)充分完善對(duì)于人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)投入和硬件設(shè)備的完善，使得工作人員的整體工作環(huán)境以及工作效率能以更為現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)要求予以呈現(xiàn)。

除此之外，在完善硬件設(shè)施的完善投入過程中，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于人才的管理和培養(yǎng)，從而建立一支高效率化的發(fā)展隊(duì)伍，以此完善檔案制度的管理和信息化建設(shè)。管理者在日常人才培養(yǎng)過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)個(gè)人能力較為突出的員工進(jìn)行重點(diǎn)綜合能力的培養(yǎng)，積極利用其所能產(chǎn)生的應(yīng)用價(jià)值并對(duì)人事檔案管理建設(shè)投入應(yīng)有的技術(shù)水準(zhǔn)。此外現(xiàn)代化新趨勢(shì)的到來也對(duì)人事檔案管理的員工能力提出全新的挑戰(zhàn)。其在管理方法的應(yīng)用需建立在傳統(tǒng)手法之上，還應(yīng)當(dāng)完善對(duì)于信息化技術(shù)軟件的應(yīng)用和操作，單位對(duì)于人才的培養(yǎng)和發(fā)展均需進(jìn)行一定比例的投入，使其能夠綜合完善自身的職業(yè)道德素質(zhì)。

2.3 促進(jìn)人事檔案一體化與共享化管理

在新形勢(shì)的管理需求下，若想實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的綜合完善，則應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有信息操控的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)一體化原則的技術(shù)管理，將傳統(tǒng)的管理手法逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用，確立電子檔案的形成和管理，有助于后續(xù)企業(yè)對(duì)于傳統(tǒng)資料的調(diào)取和查看，也有利于檔案的高效保存，此外，實(shí)行一體化的管理原則將會(huì)完善傳統(tǒng)管理方式的應(yīng)用弊端，在一定程度上實(shí)現(xiàn)人事檔案資源共享的便捷化，計(jì)算機(jī)能夠?qū)ζ涓鱾€(gè)操作予以記錄，使其整體的操作在透明化的階段完成。

此外，人事檔案資料涉及企業(yè)本身的內(nèi)部發(fā)展，在完善信息化的基礎(chǔ)建設(shè)階段，還應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)對(duì)于信息資訊的有效溝通，從而促進(jìn)人事檔案資料本身價(jià)值性的探索和開發(fā)。人事檔案資料的管理本身會(huì)涉及企業(yè)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)和發(fā)展，因此，在進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)階段，還要完善各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，以此使得人事檔案的管理建設(shè)能夠更為完善和具體。人事檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容需要不斷跟進(jìn)各個(gè)部門之間的調(diào)動(dòng)和聯(lián)系，使得單位在想要獲得人事檔案的第一階段資料時(shí)能夠第一時(shí)間獲取。

3 總結(jié)

綜上所述，人事檔案工作現(xiàn)代化管理的進(jìn)行，能夠充分打破原有的發(fā)展弊端，通過引進(jìn)信息化的發(fā)展建設(shè)，還能夠促使檔案管理效率的提升。但就當(dāng)下整體發(fā)展技術(shù)而言，人事檔案的信息化建設(shè)投入還是一項(xiàng)非常復(fù)雜，且艱巨的改善任務(wù)，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)依照現(xiàn)在新形勢(shì)下的發(fā)展原則，完善對(duì)員工的個(gè)人能力培訓(xùn)，充分揭露傳統(tǒng)管理模式的弊端，并有效引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)的建設(shè)，從而促進(jìn)員工本身綜合素質(zhì)的提升。并且在當(dāng)下發(fā)展階段，通過分析信息化建設(shè)的投入需要，可以發(fā)現(xiàn)新情況建設(shè)能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)模式的弊端，能夠加快人事檔案資料的工作效率，對(duì)于今后企業(yè)的發(fā)展具有一定的促進(jìn)作用。

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