論太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

摘 要：本論文就太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的現(xiàn)狀進行了收集、分析以及如何應對的策略性、意見性措施;進一步闡述太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理的發(fā)展趨勢是信息化及信息化管理，并論述了其發(fā)展趨勢的優(yōu)勢及前景。這些將對今后太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案信息化管理提供重要參考依據(jù)。

關鍵詞：檔案管理;信息化;發(fā)展趨勢;現(xiàn)狀;措施

1 太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的重要性

1）隨著信息技術的突飛猛進的發(fā)展及其在各個領域的廣泛應用，為檔案信息資源整合、信息管理、資源開發(fā)創(chuàng)造了得天獨厚的條件，信息就是資源就是效率。當前，檔案信息化成為檔案管理的大趨勢，其優(yōu)勢已經(jīng)顯著顯示并被人們認可。檔案管理也不例外，太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案對太和縣自然資源和規(guī)劃局管理活動進行記錄，其中包括了，土地征用以及征收的各種數(shù)據(jù)資料，土地登記的原始資料等等。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理工作量開始變得越來越繁重、數(shù)據(jù)也日漸龐大，紙質資料存放、尋找、調用方面的管理也越來越具有難度。傳統(tǒng)的管理模式已不能適應發(fā)展的需要。太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化具有管理規(guī)范化，能方便收集、歸檔、整理、統(tǒng)一的標準等優(yōu)勢。因此，檔案管理信息化成為太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案工作的一大趨勢。為更好地利用信息化管理成為的這種優(yōu)勢，如何更好地完善太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理值得我們深思。

2）信息化是現(xiàn)代社會革命性的技術突破，其主要載體計算機計算速度非常快、計算精度也具有高度的準確性、同時其具備存儲信息以及邏輯判斷、自動批處理等特點。人們通常運用計算機的這些特性進行傳輸文件、接收文件以及查找特定的文件，還能識別特殊要求的文件，比如到期銷毀文件等，大大提升檔案、文檔的管理和利用。在太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理中，可以運用計算機歸納、整理、收集、檢索各種檔案資料，比如土地利用情況、耕地保護情況、建設用地的登記、不動產(chǎn)登記發(fā)證等，并且可以為其編制目錄便于檢索。

3）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案信息處理系統(tǒng)具有判別、篩選等功能，另外也具有輸入信息、輸出信息、修改信息、打印信息、統(tǒng)計信息、檢索信息、刪除信息以及匯總信息等。太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案信息化的管理不會像傳統(tǒng)保存紙質檔案那樣占用大量的空間，其具有占用較小的空間、較大的信息量、較強的應用能力、較快的信息傳送。并且能夠實時的提取所需的檔案信息資源，大大提高了工作效率，是太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理的質的飛躍。電子文件是以新的信息載體，通常以磁性材料以及光學材料來作為檔案的載體，必將慢慢占據(jù)主體地位而替代紙質檔案。使太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理工作效率產(chǎn)生實質性的飛躍。因此，我們要轉變原有的觀念、更新知識、不斷學習新的事物以及經(jīng)驗，摸索太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的科學方法，進而形成高效率以及合理的太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理制度。

2 太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化現(xiàn)狀

太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案的類別很多，有三大類分別為土地管理檔案、測繪管理檔案以及礦產(chǎn)管理檔案包含十三小類。因此類別很多，資料也相對豐富，雖然各部門也在推行檔案信息化，但是由于體制、利益、軟件限制等各方面的因素使得檔案信息共享化還不夠充分，影響工作效率。

1）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的規(guī)范化工作有待提高。由于各種原因，太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理部門存在基礎業(yè)務薄弱，不同檔案的差別性很大、系統(tǒng)軟件移植性較差;檔案電子化、自動化尚無統(tǒng)一的標準。不能夠較全面的推廣、實施，延遲了太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的發(fā)展。

2）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理歸檔程序混亂，存儲不安全。電子信息文檔的歸檔是使用計算機對存檔完畢的有保存價值的電子信息進行整理、分類并轉化成為統(tǒng)一的電子文檔的工作。而太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理部門并未就電子信息的歸檔做出統(tǒng)一的規(guī)定及要求。電子信息的存儲載體有的是電腦硬盤，有的是光盤等，形式不一，不利于資料的安全存放。

3）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案室以及設備配置較低，設備更新不及時，對錄入后的資料保管不夠重視。電子信息檔案有優(yōu)點，也有缺點，對于存儲的電子信息資料，如果發(fā)生病毒攻擊、存放載體損壞，會造成數(shù)據(jù)丟失。因此，必須加強對后期的電子信息數(shù)據(jù)的維護工作，加強數(shù)據(jù)庫的管理、設備的投入及維護，加強防病毒工作，以及定期對數(shù)據(jù)庫異地備份、加密工作，確保數(shù)據(jù)的安全。

4）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案缺少復合型人才。電子信息的歸檔不僅需要太和縣自然資源和規(guī)劃局工作人員具備相關檔案專業(yè)的知識，而且還要求具備計算機的操作能力。這樣的信息高技術人才缺乏，特別是檔案管理以及信息處理的復合型人才，需要著力培養(yǎng)或者引進。把太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化推向實質化的工作中去。

5）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息的開發(fā)利用以及資源共享不夠。為社會服務是檔案功能的初衷和目的，電子信息化為這一目的的實現(xiàn)提供了新的載體，提高了檔案的使用效率。但是，由于各種因素，其開放及共享程度遠遠不夠，資料共享有限。

3 太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案信息化管理發(fā)展趨勢

1）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的主要特征。（1）信息化文件可以在太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案信息化管理的日常工作中隨時歸檔，以及在某一工作時間段歸納歸檔。另外，文件還可以把相關文檔、信息放到服務器上，供相關人員調閱、索引、查找，實現(xiàn)文檔信息的便捷傳遞性。這樣就保證了文檔的及時傳輸、便捷保管及其效率和完整性。（2）信息化檔案可以隨時編輯和修改并且不留痕跡，因此，作為檔案固定文件資料，在管理過程中，要對電子信息文件進行加密處理、身份信息真?zhèn)我约皵?shù)字簽名等等，這樣才能保證信息數(shù)據(jù)的原始性、真實性、準確性，不至于在信息傳輸、調用過程中出現(xiàn)信息的錯誤。（3）為了在以后方便查詢、檢索，在對信息化文檔進行新建、歸檔的時候可以根據(jù)分類、檢索給予其文件相應的檔案號、分類號并且對應其唯一的文件編號，另外應該在歸檔的時候給予其關鍵詞、標題以及備注說明等。（4）太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案系統(tǒng)在日常工作中必然會使用多種軟件，這種狀況也形成不同的文件格式，這也就需要文件檔案歸檔的時候對文件使用通用的、統(tǒng)一的文件格式，這樣以便于文檔的傳輸、存儲，更有利于便捷的閱讀文檔信息。而傳統(tǒng)的紙質檔案已經(jīng)不能適應當前檔案信息化工作的要求。

2）實現(xiàn)太和縣自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化的優(yōu)點。（1）實時的記錄、收集資料并歸檔。在檔案信息處理過程中，能夠有意識地收集、整合資料，不易造成資料的存放遺失及存放空間的龐大，不同于傳統(tǒng)紙質檔案的資料整理方式。（2）電子信息能做到按要求規(guī)范、統(tǒng)一的標準。在處理檔案管理信息的過程中，使用電子化的方式在對其信息進行收集、分類、整理、歸檔過程中很容易做到統(tǒng)一的格式、規(guī)范的要求。（3）管理信息化能做到管理規(guī)范，信息傳遞、調閱方便快捷。電子信息往往以數(shù)據(jù)方式存儲，而傳統(tǒng)的紙質檔案數(shù)千張的龐大的體積甚至一個小小的U盤都完全可以容納，很方便日常的調閱、管理。同時，系統(tǒng)各部門也可以實現(xiàn)同時調閱、共享、復制同一份文件。實現(xiàn)網(wǎng)絡共享，可以為太和縣自然資源和規(guī)劃局系統(tǒng)提供一個開放的資源共享平臺，極大地提高其工作效率。

作者簡介

朱梅（1973-），女，漢族，安徽省太和縣人，本科，安徽省不動產(chǎn)登記中心檔案室主任，主要從事檔案管理方面的研究。