城建檔案管理數字化建設問題分析

李曉

【摘要】城建檔案管理數字化建設工作是檔案管理現代化的重要方式，是一種更科學、更高效的管理形式。實現城建檔案管理的數字化建設，能保證相關檔案信息的完整性和規范性，而且還能及時對其進行更新，從而保證了檔案的動態性和準確性，對智慧城市建設而言具有十分重要的意義和價值。但目前，我國城市建設檔案數字化管理仍存在不足?；诖?，本文提出解決的對策。

【關鍵詞】城建檔案;管理工作;數字化建設;問題;對策

隨著我國社會經濟的迅猛發展以及科學技術的發展進步，在“互聯網+”時代，智慧城市建設已經悄然興起。在智慧城市建設背景下，城建檔案管理數字化建設工作開始普及，城建檔案管理數字化建設工作能在很大程度上提高城建檔案管理工作的效率，并為后續的建設工作提供數據支持，從而有力地推動智慧城市建設。

一、城建檔案簡述

所謂的城建檔案，泛指在城市建設規劃、建設與管理活動過程中所形成的具有一定保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄材料。這些材料全面記錄了該城市建設從最初的規劃到當前建設成果的全過程，具有極高的文獻價值，能為城市現代化發展的規劃決策提供重要的參考。

二、城建檔案管理數字化建設工作的意義

城建檔案是在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。這些歷史記錄十分繁多，且大多是紙質材料，對其進行保管，不僅需要較為廣闊的空間，還需要耗費大量的人力物力和財力。因為紙質檔案必須做好防潮、防水、防火以及防止蟲鼠嚙咬，一旦發生損毀現象，就會造成大量珍貴文獻資料的遺失，從而造成十分嚴重的危害和影響。在傳統的管理工作中，城建檔案館建設在不同的區域，使得人們在檢索查閱時出現較多的困難，而利用先進的信息技術對這些檔案資料進行數字化處理，則能夠有效改善傳統管理工作中存在的不足，實現檔案信息數據資源的共享，而且數字化檔案資料很少占用空間，也能節省大量的人力物力和財力，并充分發揮出檔案信息應有的作用，從而為城市建設工作提供更大的支持。因此，加快城建檔案管理數字化建設工作具有十分重要的意義。

三、城建檔案管理數字化建設的主要內容

當前，要想將傳統紙質的城建檔案轉變為數字化檔案，其建設的主要內容分為如下方面：

（一）加強基礎設施與應用系統的建設。加強基礎設施建設主要是指建設數字化的城建檔案網絡一級響應的設備、儀器，在此基礎上，才能夠進行應用系統的建設，如建設與之配套的軟件系統，并收集、整理各種各樣的城建檔案。

（二）構建數據庫并將文字檔案數字化。在完成基礎設施與應用系統建設的基礎上，城建檔案管理工作者還必須構建數據庫，并將原有的各種城建檔案進行數字化處理，使其成為各種類型的電子文檔，然后統一納入數字化數據庫中進行分門別類的保管。

（三）制定完善的管理標準與管理規范。在完成城建檔案數字化工作以后，為了更好地收集、整理電子文檔，并做好數字化城建檔案的建檔、歸檔、存儲、查詢及借閱等活動，還必須制定完善的管理標準與管理規范，保證城建檔案管理數字化建設工作有序進行。

四、城建檔案管理數字化建設工作存在的問題

（一）初期建設難度較大。當前，要想開展城建檔案管理數字化建設工作，初期建設的難度較大，因為在初期建設階段，不僅要進行基礎設施建設和應用系統建設，還要制定完善的規章制度，并全面收集、整理紙質的檔案資料，將其轉換成數字化的檔案文檔資料，然后做好錄入工作，在此基礎上，還要進行分類建檔，以保證后續查詢和借閱工作的順利進行。這些工作任務量較大，需要耗費大量的人力物力和財力，因此，存在的難度較大，一旦出現任何差錯，都會影響到后續工作的順利進行，也會影響到檔案資料的使用。

（二）管理信息易出現缺失現象。城建檔案管理數字化建設工作，會因為信息網絡存在著不穩定性而造成部分檔案資料的遺失，從而導致管理信息出現缺失現象，這樣就會影響到數字化管理工作的效率。而且，數字化電子文檔在管理的過程中，會因為計算機軟件和硬件設施的原因以及人為因素或信息網絡自身的問題，影響到電子文檔的穩定性，極易造成檔案資料的缺失，特別是一些十分重要的城建檔案信息，一旦因為各種因素的影響造成遺失，都會影響到檔案資料的完整性，為后續的使用帶來不便。

（三）管理信息易遭受泄露。城建檔案是城市規劃、建設的歷史記錄，對后續的城市建設具有十分重要的指導作用，具有極高的保密性。但網絡管理極易出現漏洞，一旦出現網絡漏洞，就會造成珍貴資料的泄露，甚至被不法分子盜取或者篡改，這樣就會影響到城建檔案信息的安全性。因此，相關部門必須重視數字化城建檔案管理工作的安全性，重視城建檔案信息的安全管理工作，避免因網絡安全導致城建檔案信息的泄露和篡改。

五、城建檔案管理數字化建設問題的解決對策

（一）系統規劃城建檔案管理數字化建設工作。在進行城建檔案管理數字化建設工作的過程中，相關部門必須系統、科學、合理地規劃城建檔案管理數字化建設的工作流程和體系，以提高數字化建設的速度，更好地為智慧城市建設提供支撐。在實際操作中，相關部門的管理人員必須根據管理學原理，科學統計城建檔案管理數字化建設工作中各環節的內容，并根據先后順序一一進行，同時組織合適的人力，花費一定的時間和財力對原有的紙質檔案進行分類整理和電子文檔的制作，只有這樣，提前做好準備工作，并挑選具有強烈事業心和責任心的工作人員參與到城建檔案管理數字化建設工作當中，才能全面、細致地對所有的紙質檔案進行收集和整理，從而更好地進行規劃，抓住工作的重點，進而促使城建檔案管理數字化建設工作有條不紊地進行。

（二）制定完善統一的建設標準。在進行城建檔案資料管理數字化建設時，相關部門還必須提前制定出完善、統一的建設標準，這樣才能保證城建檔案資料數字化建設工作順利進行。在指定建設標準的過程中，首先必須依據住建部頒布的相關條文準則，然后結合本地區城建檔案管理工作的實際情況，制定出統一的格式與標準，然后根據標準開展數字化建設工作，并保證嚴格按照建設標準來進行，避免存在隨意而為的現象，從而保證數字化城建檔案建設工作的合理性和規范化。在建設的過程中，地方政府還要積極發揮出宏觀調控的作用，加強指導，并加大政策和資金的扶持力度，在條件允許的情況下，對本地區不同城市之間的城建檔案進行有效整合，打造綜合利用數據平臺，適當增加查詢、在線閱覽、在線交流討論以及提建議或意見的功能，這樣能促進城建檔案管理數字化建設系統多樣化的發展，從而滿足不同階層使用群體多元化的使用需求，提高其使用的效率。

（三）提高網絡系統整體的安全性能。針對網絡安全性問題，為了提高城建檔案管理數字化建設工作的安全性能，保證計算機網絡整體的安全性，相關部門還必須重視網絡系統整體的安全性。為此，在建設的過程中，必須進行系統的規范，加強科技的投入，采用正規計算機研究部門研發的專業防火墻技術和編程軟件，同時對訪問者進行身份實名認證，并設定其使用的權限，以嚴格管理，避免因疏忽導致計算機網絡出現漏洞，影響到城建檔案管理數字化建設工作的安全性能。此外，還要強化外部接入管理，制定準入標準，嚴格控制外部群體對城建檔案信息的使用。最后要對網站維護人員進行嚴格的計算機技術培訓，提高他們的計算機信息素養和安全意識，重視維護城建檔案信息化管理體系整體的安全，從而促進城建檔案管理數字化建設的安全性能。

六、結束語

綜上所述，城建檔案管理數字化建設工作對于城市發展建設具有十分重要的作用和價值，其建設的過程是一個系統的、動態的過程，并非一蹴而就的，必須通過不斷摸索，逐漸完善。因此，相關城市在進行城建檔案管理數字化建設時，必須系統規劃城建檔案管理數字化建設工作，制定完善統一的建設標準，并提高網絡系統整體的安全性能，只有這樣，才能保證城建檔案管理數字化建設工作順利開展，為智慧城市建設提供支撐。

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