聲像檔案的數字化處理與長期保存對策

葉曉韻

【摘要】傳統檔案是紙質記錄為主，目前新型的聲像檔案已經逐步開始取代傳統檔案形式，新型聲像檔案在經過數據處理之后的利用率極高，被廣泛應用到各個行業中。本文對聲像檔案的數字化處理與長期保存對策進行分析。

【關鍵詞】聲像檔案;數字化處理;長期保存;對策

隨著社會的飛速發展，科技水平的逐步提升，新技術新資源逐步出現使得傳統的工作生活方式發生重大變化，新技術的出現不僅僅改變了生活工作方式，還在很大程度上使得工作效率提升至新的高度。聲像檔案是區別于傳統檔案的，聲像檔案的出現很好地滿足了受眾的需求，且很大程度上幫助人類豐富記憶。傳統檔案是紙質材料，歸類保存工作繁雜瑣碎。傳統檔案要經過長時間保存，紙質會發黃甚至出現字跡不清等問題，如遭遇客觀因素的影響還會出現檔案徹底丟失的問題，而且遇上緊急情況很難快速找到對應的資料。聲像檔案經過了數據化的處理，可以通過電子形式長期儲存，且安全性極高不易丟失，這已經成為大眾廣泛應用的檔案保存形式。為了更好地促進聲像檔案的數字化處理及長期保存，必須要從其發展中存在的問題進行分析，結合實際情況提出實際有效的解決措施。

一、聲像檔案發展管理中存在的問題

（一）聲像檔案管理人員的長期保存意識薄弱。聲像檔案的發展是從工作人員對工作內容進行攝像記錄開始的，也正因如此，由專門的攝像人員進行檔案保存工作，但因為攝像工作人員對于檔案長期保存的意識比較薄弱，導致聲像檔案管理工作效率比較低。同時，因為聲像檔案的攝錄人員習慣了紙質檔案的保存形式，在進行攝錄時沒有完全認識到聲像檔案的具體儲存形式，更重要的是對于聲像檔案的材料性質認識不到位，也使得較為重要的影像資料沒有及時保存下來，嚴重地還出現了檔案無故丟失的問題。根據分析，聲像檔案數據丟失的方式主要有三類：第一類是受到儲存容量的限制，有些資料被無意刪除或者是覆蓋。第二類是攝像人員完成攝錄后沒有及時進行歸檔保存，一直在攝錄卡上保存著，導致聲像檔案攝錄資料積壓過多，后期會出現檔案資料混亂而無法對應歸檔繼而被刪除的問題。第三類是因為工作人員流動性大，在人員變動過程中，由于工作內容轉換且流動混亂，沒有及時將工作交接好，導致部分聲像檔案在人員流動過程中遺失。

（二）聲像檔案特殊歸檔存在認識不到位的問題。聲像檔案是以音頻、圖片等數據資源為主，文字資料為輔，為了更好地保存檔案，各行各業都開始應用聲像檔案，以便于日后快速有效地查找和取用，但是聲像檔案的保存具備區別于紙質檔案的特殊方面：首先，聲像檔案的時效性問題比較特殊，紙質檔案的整理保存需要一定的時間，但是聲像檔案可以短時間內完成保存，因此在進行歸檔保存的時候需要特殊管理，相關工作人員一定要及時對應的聲像檔案電子信息保存好，包括攝錄日期、攝錄內容等，這樣在日后的查找中只需要輸入日期或者關鍵詞就可以迅速查到。其次，聲像檔案的保存與輸出必須要通過計算機媒介設備，無需紙質內容的介入，通過媒介設備直觀地將所有的內容展示出來，這樣能在很大程度上提升檔案保存工作的便捷程度，這也是聲像檔案區別于紙質檔案的一大優勢。但是目前聲像檔案的保存工作中，工作人員對于這兩項特殊要求并沒有很好地掌握，對于聲像檔案的特殊形式認識不到位，且沒有及時組織具體人員進行專業技術的指導學習，工作能力差進而導致聲像檔案的歸檔保存工作效率低，為實際工作帶來一定的不便。

二、聲像檔案的數字化處理內容

聲像檔案的數字化處理主要從三個方面入手：第一個方面是對圖片資料進行數字化的處理。圖片資料的數字化處理是通過將紙質版的資料詳細輸入到電子設備中打印成圖片資料，或者直接通過掃描儀器將紙質版的材料掃描成電子版圖片進行歸檔保存，在查詢的時候，用戶根據關鍵詞搜索就可以直接查詢到對應的圖片。同時，目前新出現的PS等相關圖片處理軟件可以將老舊的、發黃的照片進行精細化處理，還可以將一些模糊不清的內容進行還原，通過這樣的數字化處理后，進一步提升工作效率。第二個方面是音像資料的數字化處理。音像資料的數字化處理主要是通過計算機轉換器的功能來對音像資料實現內容轉化，一般比較常用的是A/D轉化器，先將攝像機與計算機連接，再利用視頻采集卡將資料采集出來，在視頻處理軟件中進行整合，而后輸出音像資源，再進行保存就完成了音像資料的數據轉化。第三個方面是進行聲像檔案的數字化管理。具體操作步驟是將所需要保存的聲像內容在壓縮軟件中進行壓縮，降低文件容量能擴大儲存設備的空間，便于保存更多的聲像檔案，而且在壓縮完成后及時將壓縮的文件編號分類歸檔保存，這樣有助于日后信息查詢，且幫助工作人員更快更高效地完成檔案管理工作。

三、聲像檔案的數字化長期保存對策

（一）嚴控格式轉換標準，提升長期保存效率。聲像檔案是通過計算機進行電子格式的保存，在經過保存時要將原本的格式進行轉換，轉換成適用于任何設備的配套格式，通過格式的轉換更利于用戶保存或者查詢瀏覽，整個轉換的過程就是聲像檔案的遷移過程。但是在計算機軟件的運作下，聲像檔案的格式轉換會出現資料損壞的問題，這會嚴重影響檔案的完整性和真實性，因為文件破損可能會出現畫質模糊或者是一部分內容丟失，類似的問題過多就使得檔案保存的難度加大。而且目前計算機采用的格式轉換器操作標準不一致，且軟件大小、格式差距過大就容易導致轉換過后的文件無法瀏覽，大大降低檔案保存的工作質量。目前國外的聲像檔案保存工作做得比較出色，國外在進行文件轉化時采用了統一的轉化格式標準，并對這類標準進行了嚴格的限定，這就保證了在進行格式轉化時不會造成聲像檔案出現破損的問題。因此，我國的聲像檔案管理人員要及時認識格式轉換時出現的問題，并盡早進行系統化的研究分析，組織相關人員學習國外優秀的經驗，以最精湛的技術來完成聲像檔案的保存工作，并進一步提升聲像檔案長期保存的效率。

（二）學習掌握新技術、規避儲存風險。聲像檔案的儲存是經過計算機的格式轉換軟件進行對應格式的轉換后在硬盤上完成保存，因此首先在確保了格式轉換軟件的統一標準后要嚴格保證硬盤的安全性，硬盤的安全性直接關乎聲像檔案的保存以及日后的查詢、瀏覽和取用。所以，相關人員要及時注意到硬盤安全性問題，盡早規避儲存風險，可以采用對硬盤進行實時安全監測，一般經常性出現的問題是硬盤的老化，專業技術人員要在監測過程中對于出現的安全因素及時解決。同時聲像檔案管理人員在檔案保存時要進行相應的備份，這樣能夠避免因為硬盤的安全問題而導致檔案徹底丟失的情況出現，能提升檔案保存的效率。聲像檔案的數字化處理和長期保存主要是依據新型技術及材料來完成的，但是在新的信息技術及材料的運作過程中，也會因為材料丟失而出現檔案丟失的問題，為了更好地規避風險，檔案保存時要及時注意到這類新技術、新材料的變化。相關工作人員不僅要加深聲像檔案的保護意識，更要注重學習檔案保存技術，了解市場上所出現的新型保護材料，及時將這類新技術新材料保存下來，而且要確保所應用的新技術新材料是合法正規的，這樣能更好地保證聲像檔案長期有效保存。

四、結束語

聲像檔案的數字化處理及長期保存要從聲像檔案的管理工作中存在的問題著手，針對聲像檔案管理人員長期保存意識薄弱以及對聲像檔案的特殊歸檔認識不到位的問題，需要結合聲像檔案具體的數字化處理內容提出對應的解決措施。要對聲像檔案進行長期保存：首先要在聲像檔案攝錄后進行格式轉換時，嚴控格式轉換標準，不斷提升長期保存效率。其次要及時掌握并了解新技術、新材料的應用，以更精湛的技術規避聲像檔案的長期保存風險，提升聲像檔案的管理效率。

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