制約電子文件情報價值發(fā)揮的因素及對策

陶慧婷

【摘要】本文首先對電子文件的情報價值的表現(xiàn)形式進(jìn)行初步探討。然后從電子文件、信息用戶和管理者三個角度切入，分析了制約電子文件情報價值發(fā)揮的若干因素。最后提出實(shí)現(xiàn)其情報價值的相關(guān)保障措施。

【關(guān)鍵詞】電子文件;情報價值;發(fā)揮因素;對策

電子文件情報價值是指由于客觀記錄了人們社會實(shí)踐活動信息的各類電子文件，因其能夠為某類或某特定用戶提供比較豐富、可靠、廣泛的信息來源，在經(jīng)過傳遞且被信息用戶使用后對用戶甚至整個社會所產(chǎn)生的各種效用價值集合。簡單而言，是指其承載的各類信息能夠滿足社會的參考效用大小。從站在歷史的高度而言，深入研究電子文件情報價值對整個“人類社會記憶”的發(fā)展顯得尤為重要和迫切。

一、電子文件情報價值的表現(xiàn)形式

任何價值都具有相應(yīng)的表現(xiàn)形式。電子文件從產(chǎn)生、傳遞、利用直至保存或銷毀的整個過程中，其情報價值的大小也隨著運(yùn)動而變化。根據(jù)文件生命周期理論，結(jié)合電子文件的作用性質(zhì)和形成變化，將其劃分為形成積累階段、傳遞執(zhí)行和保存?zhèn)溆秒A段。在不同的階段，電子文件情報價值的大小和表現(xiàn)形式也不盡相同。

（一）形成積累階段：僅為組織和第一作者解決問題而產(chǎn)生，但無法構(gòu)成情報價值。電子文件的產(chǎn)生是為了解決特定的問題。在形成積累階段，電子文件僅僅作為其形成者表達(dá)意圖、解決特定問題的一種原始記錄，并沒有得到有效公開，更沒有在一定范圍內(nèi)得到有效傳遞，使用受到限制。被束縛的電子文件僅僅是特定狹小范圍的某種信息或知識，沒有經(jīng)過傳遞，更無從談及其信息用戶群，因而這一時期的電子文件價值無法構(gòu)成，就不存在情報價值。

（二）傳遞執(zhí)行階段：為用戶提供現(xiàn)行參考和科學(xué)決策。電子文件被特定的信息用戶使用后，就產(chǎn)生了一定的情報價值。這個時期電子文件的價值主要表現(xiàn)為利用電子文件的用戶提供相關(guān)決策性的參考和依據(jù)。提供依據(jù)主要是指電子文件的憑證價值，現(xiàn)行參考、提供科學(xué)依據(jù)則成了該階段電子文件情報價值的主要形式。在該階段，某份電子文件所面對的信息用戶越多，被參考利用的頻率越高，那么情報價值更容易發(fā)揮，情報價值提升越快。另外，電子文件本身具有集成性的特點(diǎn)擴(kuò)展了文件的信息源，這也提高了電子文件的情報價值。

（三）保存?zhèn)溆秒A段：情報價值的二次提升或消亡。進(jìn)入歸檔階段，電子文件經(jīng)鑒定后，部分沒有保存價值的被銷毀，其情報價值隨著文件本體的滅亡而消亡。剩下具有保管價值的，則逐漸演變?yōu)楝F(xiàn)行的非滯后性的參考。另外，電子文件進(jìn)館保存后，檔案人員通過對電子文件信息進(jìn)行有序化二次加工，從而提高其效用，實(shí)現(xiàn)了電子文件信息的增值。經(jīng)過增值后的電子文件，其情報價值得到二次提升，參考作用顯著凸顯。

二、制約電子文件情報價值發(fā)揮的因素

（一）電子文件本身的因素。1.真實(shí)性。真實(shí)性就是電子文件情報價值得以發(fā)揮的最根本內(nèi)部因素。如果電子文件本身并不是組織機(jī)構(gòu)社會實(shí)踐活動的真實(shí)寫照和原始記錄，不具備構(gòu)成情報價值條件之一的知識性，那么其情報價值就會受到用戶的質(zhì)疑。可以這么說，電子文件的情報價值是建立在其憑證價值得到可靠保障的基礎(chǔ)之上的。任何經(jīng)過篡改的、偽造的電子文件都沒有資格談其情報價值，因為其本身提供給用戶的信息源是不準(zhǔn)確、不可靠的，那么關(guān)注其情報價值就毫無意義。2.信息與需求的匹配度。作為客體因素，只有其自身所承載的客觀社會活動記錄符合并滿足多個領(lǐng)域、多個層次信息用戶的主體需求，其發(fā)揮的情報價值作用就越大。即從客體因素上講，電子文件所含信息與用戶需求的匹配程度是評價電子文件情報價值的關(guān)鍵因素。否則，電子文件原作者即便付出很大的勞動，情報價值以得到實(shí)現(xiàn)，或者難以產(chǎn)生相應(yīng)的社會情報消費(fèi)群體，電子文件所傳遞的信息無法發(fā)揮出其應(yīng)有的情報價值，難以產(chǎn)生相應(yīng)的社會效果或經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。3.受眾范圍。一些具有保密性質(zhì)的或處于非公開狀態(tài)的電子文件使得電子文件的情報價值減弱，甚至趨向于零。這些處于涉密期的電子文件由于特定的需要使得其在一定時期內(nèi)的受眾和接觸范圍大大縮小，電子文件的信息傳遞和知識傳播受到嚴(yán)重限制和管控，情報價值無法發(fā)揮。從這個角度而言，這是制約電子文件情報價值發(fā)揮的最不利因素。

（二）信息用戶的因素。1.用戶的信息化操作水平和檢索技能。用戶作為尋求信息的主體，其本身的信息化水平影響著其對電子文件信息的檢索與獲取。具備一定的計算機(jī)基礎(chǔ)操作能力是作為電子文件信息用戶的最為基礎(chǔ)的條件與要求。因而從信息用戶的因素看制約電子文件情報價值發(fā)揮，用戶必須達(dá)到相關(guān)的信息化水平并且能夠自行檢索文件是先決基礎(chǔ)條件。2.知識儲備水平和知識吸收能力。信息用戶個人的知識儲備和理解能力對所檢索到的電子文件信息的吸收和理解能力，影響他對電子文件情報價值的主觀判斷。用戶的知識儲備水平和知識吸收能力對電子文件情報價值的影響是一種不確定的因素，但其與情報價值的發(fā)揮成正比例關(guān)系。3.信息素養(yǎng)。信息素養(yǎng)也稱為信息用戶的信息道德水平，即尊重電子文件第一形成者的著作權(quán)，樹立相應(yīng)的知識產(chǎn)權(quán)法律意識，推動和保護(hù)電子文件的真實(shí)性，從而為整個社會運(yùn)用電子文件、發(fā)揮電子文件情報價值創(chuàng)造良好的信息環(huán)境。信息用戶作為直接利用電子文件的主體，必須具備一定的信息素養(yǎng)，遵守相應(yīng)法律法規(guī)，在相應(yīng)的框架下合法利用電子文件信息，以此滿足自己的信息需求。

（三）管理者的因素。1.管理水平。由于電子文件的管理方法、管理原則、保存條件都不同于傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主要載體的檔案，因此要求檔案管理人員首先了解電子文件與紙質(zhì)檔案管理的差異。其次，對于掌握不同類型的電子文件也有著不盡相同的管理方法。例如，CAD文件與聲像文件顯然有著不同的保管要求和管理方法。如若檔案人員連電子文件的基本管理知識都一無所知，那么開發(fā)電子文件信息資源從何談起？2.服務(wù)意識。檔案管理者應(yīng)該具備前瞻的服務(wù)意識，以大力提升館藏電子文件情報價值為原則，主動把握不同類型用戶的信息需求，加快電子文件信息資源開發(fā)的步伐。一味封鎖限制電子文件的參考利用，勢必會造成電子文件情報價值的缺失甚至完全消失，從而失違背了保存和管理電子文件的初衷。

三、電子文件情報價值實(shí)現(xiàn)的保障措施

（一）積極開展信息需求分析。檔案部門作為電子文件最終主要集中保管的場所，應(yīng)該在資源積累的基礎(chǔ)上盡可能共享開放范圍內(nèi)的電子文件資源。這就要求做好不同類型信息用戶信息需求的調(diào)研工作，并按照不同類型的信息用戶需求的特點(diǎn)，充分挖掘電子文件的情報資源。例如，在企業(yè)信息用戶中，行政管理人員對行政管理類電子文件的利用需求量較大，而技術(shù)人員往往側(cè)重于利用科技類電子文件信息。因此，檔案部門要區(qū)分對待不同類型的用戶，主動做好知識服務(wù)，為各類信息用戶利用電子文件提供來源基礎(chǔ)，促進(jìn)不同電子文件在提供環(huán)節(jié)就找到其價值主體，為提升電子文件的情報價值奠定基礎(chǔ)。

（二）注重電子文件資源的質(zhì)量。電子文件形成者必須對電子文件資源質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控，只有提高電子文件信息深度，使其具備相應(yīng)的知識性、學(xué)術(shù)性和參考性，那么其利用率才能從本質(zhì)上有所突破，電子文件情報價值才能比同類型的情報價值有質(zhì)的飛躍。而檔案部門對電子文件進(jìn)行編研等信息資源開發(fā)時，要狠抓信息資源質(zhì)量，為電子文件情報價值二次提升奠定基礎(chǔ)。

（三）夯實(shí)電子文件管理工作。在電子文件管理中，檔案人員始終要貫徹“全程管理”和“前端控制”等幾大原則，以維護(hù)電子文件真實(shí)、完整、可讀為基本目標(biāo)，根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，制定出詳細(xì)的管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)。電子文件情報價值發(fā)揮必須建立在有序、規(guī)范化的管理基礎(chǔ)之上，否則任何閃失都會造成電子文件湮沒在信息海洋中、電子文件信息無法讀取等嚴(yán)重后果，情報價值驟減甚至消亡，從而造成人、財、物的嚴(yán)重?fù)p失。因此，做好電子文件管理工作是電子文件情報價值提升的最為關(guān)鍵的工作。

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