新時期煙草企業(yè)人事檔案管理問題探討

劉瑩

【摘要】在社會與科技不斷發(fā)展的背景下，我國經濟呈現(xiàn)出了新常態(tài)，推動了人才流動的增快，進而對煙草企業(yè)人事檔案管理工作提出了更高的要求，主要表現(xiàn)在提高人事檔案管理思想認識、優(yōu)化人事檔案管理模式以及完善人事檔案管理制度等方面，注重在人事檔案管理的過程中對現(xiàn)代技術予以革新，進而促進新時期煙草企業(yè)人事檔案管理水平的提高，全面發(fā)揮服務與保障作用。

【關鍵詞】煙草企業(yè);人事檔案;管理;問題

人事檔案和其它檔案之間存在一定的差異，我國在歷經市場經濟體制改革后，企業(yè)用人理念以及員工工作理念出現(xiàn)了極大的變化，人事流動更加頻繁，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足新時期煙草企業(yè)對于人事檔案管理的相關需求。對此，煙草企業(yè)需要認識到現(xiàn)階段人事檔案管理存在的各類問題，對管理方式予以積極優(yōu)化，確保能夠為人事管理提供更好的服務，并為企業(yè)發(fā)展作出應有的貢獻。

一、人事檔案管理概述

人事檔案管理工作是檔案管理的重要部分，人事檔案記錄個人業(yè)務能力以及經歷，是立足于個人建立的文件資料。通常在人事、勞資以及組織部門在招聘、培養(yǎng)等相關工作中形成，反映個人學歷、社會關系、道德素養(yǎng)、特長優(yōu)勢、人才類型以及工作實績等信息。隨著社會的不斷發(fā)展，煙草企業(yè)內部管理需求與內容產生了極大的變化，人事檔案管理內容也出現(xiàn)了許多的改變，對此需要進行適當?shù)膬?yōu)化與創(chuàng)新。

二、企業(yè)人事檔案管理出現(xiàn)的主要問題

（一）檔案管理部門管理意識淡薄。現(xiàn)階段，部分煙草企業(yè)關注生產與實際經濟效益，忽略了人事檔案管理工作的作用，過分強調重視“管”及強調保密性，忽視了管理的目的是“用”，進而將大量的資金與人力投入到具體的生產過程中去，導致檔案管理基礎工作薄弱，建設投資與規(guī)范較少，在檔案管理部門實際生產過程中，部門形同虛設，往往出現(xiàn)粗放管理。

（二）人事檔案管理制度欠完善。現(xiàn)階段，部分煙草企業(yè)人事檔案管理制度并不完善，能夠進行操作的相關制度和程序極少，體現(xiàn)在檔案收集、整理、歸檔以及查閱等環(huán)節(jié)，使得檔案管理工作極易產生一些混亂的狀況，進而引發(fā)檔案轉接脫節(jié)、資料遺失以及查找困難等相關問題。其次，檔案保密工作不嚴謹，未嚴格遵守借閱、登記與保密要求，通過自身職務便利對個人檔案信息予以篡改，為他人提供晉升以及任用的便利。

（三）隊伍建設不足。領導的重視程度與人事隊伍管理的穩(wěn)定性密切相關。隨著社會經濟的進一步發(fā)展，煙草企業(yè)人事檔案管理工作人員需要不斷提高自己所具備的專業(yè)技能與素養(yǎng)，部分煙草企業(yè)為了節(jié)約人力成本，部分工作人員身兼多職，但未經歷系統(tǒng)專業(yè)的培訓，導致人事檔案數(shù)據(jù)存在更新不及時、內容不準確等相關問題，阻礙了檔案管理工作的有序進行。

三、解決新時期企業(yè)人事檔案管理問題的對策

（一）強化檔案管理意識。就煙草企業(yè)人事檔案管理工作而言，日常工作中應確保相關工作人員具備良好的服務理念，保持其積極、向上、樂觀的工作態(tài)度，確保在日常管理工作的過程中全面整理與收集各類檔案資料。同時，對人事鑒別表予以收集時，需立足于具體事實開展各項工作，保證檔案質量的可靠性、真實性。在時代持續(xù)發(fā)展的背景下，信息化逐漸演變成人事檔案管理的基本發(fā)展方向，對此相關工作者在工作中，需緊跟時代發(fā)展的潮流，不斷提升自身信息素養(yǎng)，進而推動人事檔案的信息化發(fā)展。并且，管理人員應對各類信息化技術予以正確使用，促進檔案資源運營效率不斷提升，確保人事檔案的安全性以及保密性。

（二）完善人事檔案管理制度。要想提高人事檔案管理的工作效率，煙草企業(yè)需緊跟時代發(fā)展潮流，刪減與優(yōu)化和當前形勢不符的管理制度，增強人事檔案管理制度的規(guī)范化以及科學化，實現(xiàn)對各類檔案的及時收集與歸檔，并給予檔案借閱更多的關注。煙草企業(yè)在人事檔案管理方面，人力資源部門需要和其它部門之間區(qū)分開來，確保檔案的安全性，同時對檔案內容進行及時更新與補充，保證檔案的真實性、可靠性以及完整性。對此，煙草企業(yè)需根據(jù)人事檔案管理工作的實際狀況，立足于和檔案管理相關的法律法規(guī)，建立并完善檔案管理制度以及安全保密制度等，確保檔案管理人員在日常工作的過程中有章可循、有法可依，如此一來，方可解決煙草企業(yè)人事檔案管理完整性缺失、管理混亂以及檔案失真等相關問題。所以，想要真正提高檔案管理的效率，日常的檔案管理工作必須嚴格按照該項制度進行執(zhí)行，保證制度的嚴肅性及權威性。

（三）改進隊伍建設。在新經濟常態(tài)下，傳統(tǒng)思想觀念和煙草企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展脫節(jié)，對此應不斷增強工作人員所具備的專業(yè)素養(yǎng)與技能。作為人事檔案管理工作的中堅力量，工作人員和人事檔案管理工作的質量與效率之間存在著緊密的聯(lián)系。對此，需提高工作人員所具備的專業(yè)素質，增強人事檔案工作隊伍建設。在實際工作中，應優(yōu)化人員招聘工作，對工作人員的個人能力以及專業(yè)素質進行細致的篩選，積極引進高素質人才，并采取正確的方式配置人才和定期開展培訓工作，緊跟時代發(fā)展的潮流。另外，煙草企業(yè)需督促人事檔案工作人員利用業(yè)余時間學習法律法規(guī)與時事政治，進而促進其政治素養(yǎng)的提升。

（四）提升信息化管理。現(xiàn)階段，我國正在發(fā)展信息化，煙草企業(yè)人事檔案管理需要將信息化建設作為主要發(fā)展方向，這主要是因為在開展人事檔案管理工作時，只有順應時代發(fā)展的潮流，才能有效地滿足社會經濟發(fā)展提出的相關需求。對此，煙草企業(yè)在開展人事檔案管理工作的過程中，需積極推進信息化進程，保障工作人員在日常工作中可對信息技術予以正確、熟練的運用，并確保財力、物力以及人力在分配方面的均勻性，并積極引進各類先進技術。例如，運用掃描儀計算機等技術，可以將人事檔案資料準確迅速錄入計算機中，并通過信息技術將其轉化為電子數(shù)據(jù)，如此一來，方可保證員工信息的真實性和可靠性，還能夠通過網(wǎng)絡化的方式對原始檔案予以管理，促進人事檔案利用效率的提高，并滿足現(xiàn)代技術在發(fā)展方面的需求。需設置專業(yè)人員對引進的先進設備進行操作，定期培訓工作人員的專業(yè)技術，使其具有更高的專業(yè)素質，能夠熟練掌握先進設備，確保相關工作高效完成。

四、結語

綜上所述，人事檔案屬于煙草企業(yè)檔案的主要構成部分之一，在新經濟常態(tài)下，煙草企業(yè)在人員流動方面的速度不斷增快，使得人事檔案管理出現(xiàn)了許多問題，影響人事檔案管理工作效率的提高。對此，煙草企業(yè)在開展人事檔案管理工作的過程中，需立足于時代發(fā)展潮流，促進檔案管理工作效率與質量不斷提升，積極對工作經驗進行總結，促進檔案管理工作效率的提高，提升服務水平。

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