當前人事檔案管理發展方向探索

韓平

【摘要】通過改革和創新人事管理檔案系統，優化人事檔案處理，保證文件的真實有效，是提高企事業人力資源管理水平的重要途徑。本文介紹了人事檔案管理的發展方向，對人事檔案的未來發展趨勢進行了闡述，通過提高互聯網的運用，從而使人事檔案管理工作朝著更加標準化和實用的方向發展。

【關鍵詞】人事檔案;弊端;發展探索;新要求

總的來說，檔案工作的價值取向與社會的基本價值觀是一致的。傳統道德觀念深刻影響著檔案從業人員，從道德的方面來看，能夠穩定以及不斷地左右人事檔案工作人員的認知，進而協調人與社會、人與國家、人與人以及不同階層的利益。因此，它依賴于這樣的觀念存在著，要求從業人員必須高效履行職責，不損害別人利益，并在檔案管理的利益與用戶的利益之間取得平衡。由于道德標準的作用，顯示從業人員的工作平穩性和對利益方面欲求的持續平衡。

現今對檔案管理工作人員的評價多數基于道德標準?！澳瑹o聞”“橋梁”和“為他人奉獻”等這些詞語都強調了檔案工作者的勤奮、犧牲、奉獻的人格本質，如果忽略了這一點，從根本上模糊了檔案管理工作人員的心理特征。社會上許多人說，檔案管理工作地位低、待遇差，但是檔案管理工作人員對檔案整理的細心和對利用者服務的耐心，對檔案事業的奉獻精神確實讓人感動。實際上，這種道德理想優于物質利益價值的追求充分反映了中國文化蓬勃發展的基本精神。不僅塑造了檔案管理工作人員的整體風貌，也是檔案管理工作人員的共同心態。

人事檔案是為企事業單位建立有效的員工檔案記錄，并有效記錄他們的完整信息，可以讓領導者有依據地從各個角度去了解員工的狀態，是提拔重用人才的有效途參考依據之一，更是工作中不可忽視的重要環節。因此，必須充分利用人事檔案，為人員考評記錄和選拔人才提供良好的基礎，并提供準確而真實的材料來源。

一、現今傳統人事檔案管理的弊端

人事檔案是中國人事管理系統的一個特色。它是對個人經歷、工作表現、家庭狀況等的記錄，是一個相對完善的信息存儲庫，也是單位在人才提拔、個人晉升等人事管理方面的主要依據。如今，隨著員工不斷流動和數量的增加，傳統的人事檔案管理方法顯現出許多弊端：檔案的真實性和實用性不足、資料不完整、有關部門對人事檔案的管理和監督不到位、人事檔案管理的信息化水平落后，所以改革人事檔案管理很有必要。

二、形成人事檔案管理問題的原因

（一）收集區域狹窄，覆蓋范圍不完整。一些單位僅對領導或者管理層員工收集檔案材料，而將普通員工的檔案資料撇開。

（二）檔案處理效率低，工作不到位。許多單位的“棄檔”現象增加，管理人員不了解人事檔案的重要性，也不關心記錄員工詳細信息的人事檔案的管理情況。

（三）傳統的人事管理系統已經無法適應新方式的需求。多數管理方法是“檔案隨人走”，在管理方式上實現封閉管理，不僅費時費力還效率低下。

三、人事檔案管理的發展

人事檔案的發展源于人事管理行為的擴展。從以前的官員任命開始，就已經創建了人事管理系統。經過社會的不斷更新和發展，內容和資料的完善意味著人事檔案管理快速發展的新狀態。

（一）人事檔案管理的內容多種多樣且繁雜。這對于檔案管理維護來說增加了不少的難度，包括宏觀控制和微觀實施。同時，人事檔案管理作為服務系統的重要部分，必須要注重以人為本的觀念和服務管理的效率。

（二）人事檔案管理工作人員的整體素質不斷提高。除了不斷對人事檔案管理進行深入的探索研究外，人事檔案工作團隊也在不斷加強。越來越多的具有卓越思想能力的高素質人才加入人事檔案工作隊伍，團隊的整體素質和整體穩定性較高。在新形勢下，互聯網的普及和應用對相關人員提出了更高的要求。當前，人事檔案管理人員在思想轉變和適應能力方面顯得尤為重要，應該積極尋求方法以適應新形勢，不斷提高自身知識水平和能力，適應發展需求，同時在職業上取得新的創新和突破。

（三）人事檔案管理逐漸步入現代化。隨著信息化在全球的極速發展，世界對信息的需求迅速增加，信息產品和信息服務對于各個國家、地區、企業、單位、家庭、個人都不可缺少。信息技術已成為支撐當今經濟活動和社會生活的基石。而現代化人力資源管理也需要更加專業智能的人事檔案管理技術提供支撐。目前很多公司已經開發了檔案相關的專業軟件，使檔案文件覆蓋的范圍擴大，服務水平也在不斷提升。

四、對于當前人事檔案管理發展方向的探索

由于人事檔案內容更新快，內存量大，利用效率高、來源廣泛等特點，要想提高人事檔案管理工作的效率，必須加快人事檔案現代化的建設。根據上級的相關要求，有必要使檔案管理工作更加系統化和標準化。計算機具有存儲容量巨大，檢索方便，傳送快速等特點，可以使人事檔案工作邁上一個新臺階。這也是當前信息化社會的必要選擇方向。

（一）更新觀念，人事檔案信息的電子化。如今，由于計算機網絡技術的優越性及快速發展，已逐漸取代了過去依靠紙面記錄來完成工作。電子信息技術與人事檔案管理的有效結合已成為必然趨勢。對于檢索工作，必須特別注意精準性和專業性。這是搜索信息中最重要的部分，應該多加關注。人事檔案管理的現代化始于電子人事檔案的運用，即將原始紙質檔案轉換為電子檔案，將人員檔案信息存儲到計算機系統中，建立個人信息庫。在此基礎上，將建立更準確、完整的人員信息數據庫。在辦公網絡系統的基礎上，能夠快速準確地向有關部門人員提供詳細數據和全面的信息服務，實現檔案信息電子化與原始檔案的整合。還可以避免由于人事檔案文件的非公開性，有關內容的信息缺失以及易造假導致的檔案損壞，進一步解決了當前人事檔案資料的實際難點。人事檔案管理工作的關鍵意義在于數據收集的真實性，管理也更加標準化，同時，檔案電子化可以有效降低成本，降低損壞風險。

（二）與時俱進，人事檔案信息的規范化。人才信息的有效整合是人事檔案管理工作的目的之一。人事檔案既包含本地人才的基本信息，又有其他地區的人才信息。當前，利用信息化有效整合的方式主要是運用系統軟件支持快速查詢和統計功能，達到共享和整合人事信息資料的目的。在這個過程中，不僅需要必備的網絡，還要使用具備一定條件的硬件和軟件，來規范人事檔案信息的交換、檢索、系統形成和存儲，這有助于更廣泛的統一利用。堅持從人事檔案的發展出發，制定符合實際的存檔工作目標、任務、準則和相關政策，也要對所有成員進行相關培訓，提高對人事檔案的重視程度。

（三）人事檔案信息的網絡化。人事檔案網絡是指電子人事檔案原則上尊重文件檔案的機密性規則，可以更好地發揮互聯網的優勢，在全國范圍內充分實現人事檔案資源的共享。檔案管理工作人員應以檔案的機密性來統一考慮聯網，必須授予具有檔案保留權的部門權限，以通過網絡訪問相關人員檔案資料，沒有相應權限的部門則無法訪問。此外，在采用現代管理方法提高管理效率的同時，相關檔案管理工作人員的整體素質也必須要與時俱進。對工作人員有側重地加強專業性培訓，將他們轉變為精通人事檔案專業并熟悉相應軟件使用的優秀從業人員，不斷創新，加速創建數字人事檔案和多媒體人事檔案的進程，并加強信息技術處理，確保人事檔案的機密性，利用現代化管理方式對人事檔案進行有效的管理。

五、結語

綜上所述，人事檔案的管理工作必須著眼于創新，進一步研究探析，逐步提高人事檔案管理的質量和服務水平，使人事檔案工作邁上新臺階，上升到一個新高度。我們必須清楚地認識到，要想人事檔案管理有新發展，還必須做大量的理論和實踐工作，當前人事檔案管理工作的開展和完善都需要所有從業人員的共同努力。只有確定人事檔案管理工作的發展方向，順應信息化時代潮流，才能大大提高人事檔案管理工作的效率和質量，適應新時代的新需求，更好地服務于人事檔案工作。在新時代，人事檔案管理工作還需要全體從業人員進行更廣泛的探索和努力。

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