人事檔案工作新思維

沈帆

【摘要】檔案管理是人事工作的重要內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案工作受到人員、制度等方面的影響，管理效率較低。為提高管理的效率和質(zhì)量，人事檔案管理應(yīng)該創(chuàng)新工作思維，進(jìn)行數(shù)字化管理，智能整理和統(tǒng)計(jì)檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效利用。本文從人事檔案管理角度出發(fā)，闡述了人事管理中檔案數(shù)字化的重要性和實(shí)現(xiàn)有效管理的措施。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;傳統(tǒng)檔案管理;數(shù)字化;集約管控

干部人事檔案是各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史材料。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有，這項(xiàng)工作的重要性不言而喻。機(jī)關(guān)管理工作離不開人事管理，人事檔案貫穿人事管理全程，起到十分重要的作用。為了緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，人事檔案管理人員應(yīng)該不斷提升自身能力，掌握實(shí)用的檔案管理方法。

一、實(shí)施干部人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）科學(xué)規(guī)范人事管理工作業(yè)務(wù)。人事檔案數(shù)字化能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)管理提供新平臺(tái)，更加適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息統(tǒng)一調(diào)度、利用、查詢等多種功能，為干部任免、交流、考核、評(píng)價(jià)、人才分配等提供更加準(zhǔn)確、真實(shí)的信息。人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的信息存儲(chǔ)圖像功能為機(jī)關(guān)單位提供更加真實(shí)的資料信息，從而在根源上杜絕人事檔案造假、涂改的現(xiàn)象。人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠收集關(guān)鍵信息，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵詞搜索，能夠減少傳統(tǒng)人事檔案信息搜索困難等問題，極大提高工作效率。

（二）全面優(yōu)化干部人事檔案管理工作機(jī)制。人事檔案數(shù)字化管理，能夠讓干部人事檔案管理實(shí)現(xiàn)多元化、全覆蓋，更好地明確各崗位人員的職責(zé)，明確人事檔案管理工作任務(wù)和流程，優(yōu)化人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，建立多方向、共合作、各部門之間共同協(xié)調(diào)發(fā)展的管理體系。人事干部通過授權(quán)能夠直接調(diào)動(dòng)不同類別人員的檔案信息，使檔案使用流程更加簡(jiǎn)化便捷，有利于提升人事檔案管理工作效率。人事干部在查閱檔案過程中也有嚴(yán)格的要求，不能夠隨意修改、刪除、復(fù)制、傳輸電子檔案內(nèi)容。

（三）提高人事檔案管理工作效率。1.日常管理模塊。人事檔案管理數(shù)字化在人事檔案日常管理模塊中體現(xiàn)在多個(gè)方面。首先是代辦事宜提醒，在整個(gè)過程中通過所建立的數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠正確引導(dǎo)用戶進(jìn)入相關(guān)的操作頁面來完成所需要操作的任務(wù)，通過科學(xué)合理的設(shè)計(jì)和UI界面能夠使管理內(nèi)容聯(lián)系更加緊密，解決傳統(tǒng)人事檔案管理工作的碎片化問題，減少事后評(píng)價(jià)的不準(zhǔn)確，提高人事檔案工作數(shù)據(jù)處理、利用速度，縮短處理檔案信息的時(shí)間。2.數(shù)字檔案。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的干部人事檔案數(shù)字化包括人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等技術(shù)要求。數(shù)字化檔案通過利用圖像數(shù)據(jù)展示方法來保證檔案信息的在線預(yù)覽。而且這種圖像數(shù)據(jù)展示方法能夠很好地還原紙質(zhì)檔案的全部信息，即使紙質(zhì)檔案的時(shí)間久遠(yuǎn)，原始圖像也能保留原紙張顏色、污損情況和文字修改痕跡等原始信息。3.庫房管理。在人事檔案庫房管理過程中，加入數(shù)字化系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化啟動(dòng)，形成溫度監(jiān)控、自動(dòng)化開關(guān)、定位操作，在實(shí)現(xiàn)庫房應(yīng)用的基礎(chǔ)上，能夠形成對(duì)檔案信息存儲(chǔ)、生成等功能，將檔案查詢檢驗(yàn)時(shí)間由原來的60小時(shí)縮短至20秒以內(nèi)，更好地提高庫房管理工作效率。4.查詢統(tǒng)計(jì)。查詢系統(tǒng)中包括檢索、統(tǒng)計(jì)等多個(gè)方面，能夠真正實(shí)現(xiàn)對(duì)庫存、業(yè)務(wù)的計(jì)算。高級(jí)檢索能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)“重大歷史”“掛崗”“掛職”等多個(gè)重要信息進(jìn)行快速檢索。5.系統(tǒng)維護(hù)。人事檔案數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)機(jī)構(gòu)的有效管理，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員進(jìn)行合理調(diào)動(dòng)，保證單位的穩(wěn)定運(yùn)行，更加優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)中的用戶使用、日志管理、參數(shù)設(shè)置等多個(gè)方面，管理人員可以在工作過程中根據(jù)實(shí)際工作需求，設(shè)計(jì)用戶權(quán)限。建立以數(shù)字證書為核心的身份認(rèn)證系統(tǒng)，按照密級(jí)選擇安全保密方式，實(shí)現(xiàn)用戶身份鑒別。還具備用戶身份標(biāo)識(shí)和鑒別信息復(fù)雜度檢查功能，確保管理系統(tǒng)中不存在重復(fù)身份標(biāo)識(shí)、身份鑒別信息不被冒用。

二、實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的有效措施

（一）依據(jù)需求建立專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)。專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)能夠更好地開展人事檔案數(shù)字化管理工作，并進(jìn)行人員培訓(xùn)，提升人員的工作能力。因此，依據(jù)需求建立專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的重要措施。首先要根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)逐個(gè)確認(rèn)人事檔案資料，為了更好地控制從業(yè)人員，應(yīng)該制定相應(yīng)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)有效管理。數(shù)字化檔案管理人員的素質(zhì)和能力直接決定了這項(xiàng)工作的成效，因此要有針對(duì)性地進(jìn)行培訓(xùn)，幫助其掌握更多的專業(yè)知識(shí)，具有獨(dú)當(dāng)一面的工作能力，這樣數(shù)字化檔案管理人員才能在自己的工作崗位上發(fā)揮作用，合理掌控并運(yùn)用資源。除此之外，按照不同的檔案工作內(nèi)容進(jìn)行分類，發(fā)揮人員的最大效用，打造一個(gè)專業(yè)化程度高、具有一定實(shí)力的管理團(tuán)隊(duì)，為做好人事檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

（二）合理挑選數(shù)字化檔案管理的載體。數(shù)字化檔案管理需要合適的載體才能充分發(fā)揮重要作用，是開展人事檔案管理工作的基礎(chǔ)條件和重要保障。選擇數(shù)字化檔案管理的載體應(yīng)該根據(jù)管理工作的高效性和完善度進(jìn)行選擇，考慮多方面因素。構(gòu)建人事檔案信息數(shù)字化載體的過程中，應(yīng)該判斷不同載體的功能和使用周期，對(duì)載體的安全性進(jìn)行評(píng)估，干部人事檔案數(shù)字化加工設(shè)備（計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等）的使用、管理、維修、報(bào)廢等應(yīng)符合涉密信息設(shè)備使用保密管理的有關(guān)規(guī)定。

（三）提供檔案管理的制度保障。應(yīng)注重從制度上鞏固創(chuàng)建成果，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，整理匯編《干部人事檔案審核整理規(guī)范》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部人事檔案數(shù)字化創(chuàng)建實(shí)施項(xiàng)目指導(dǎo)手冊(cè)》等規(guī)章制度，明確職責(zé)任務(wù)，明晰管理流程，確保人事檔案管理有章可循、有制可查、有據(jù)可依。以規(guī)章制度體系為載體，健全完善人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，為人事檔案數(shù)字化創(chuàng)建提供強(qiáng)有力的管理保障。

（四）實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。在科技信息化時(shí)代，信息化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中都得到了廣泛的運(yùn)用。在人事檔案管理工作中，運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的操作是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求，不僅能確保人事檔案的真實(shí)性、全面性，而且能極大提高工作效率。通過利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等技術(shù)手段，將紙質(zhì)材料有效轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，確保與紙質(zhì)檔案一致，使用信息技術(shù)手段有效辦公。全面的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，通過數(shù)字化辦公手段、專業(yè)化的管理軟件，使人事檔案信息的真實(shí)性、全面性得到提高，可以保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，使人事檔案管理邁入新的發(fā)展時(shí)代。

三、結(jié)語

新的發(fā)展時(shí)期，人事檔案數(shù)字化統(tǒng)一了工作標(biāo)準(zhǔn)，形成了規(guī)范有效的管理工作，在工作中起到十分重要的作用。檔案數(shù)字化管理使這項(xiàng)工作逐漸構(gòu)成了全生命周期閉環(huán)管理體系，同時(shí)有關(guān)部門開始重視員工的工作能力和素質(zhì)，進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，無縫連接管理審核的環(huán)節(jié)，保證檔案數(shù)字化管理的真實(shí)和有效性，最大化發(fā)揮管理效益。

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