文化引領精細管理 實現企業檔案工作標準化

郝曉燕

【摘要】對于一個企業來說，檔案管理是重要的工作內容之一，不僅對企業的文化建設有重要意義，而且也是推動經濟效益提升的重要工作。精細化管理在企業管理中得到了越來越高的重視，對于提高檔案管理工作質量和效率，推動檔案工作標準化有非常重要的價值。

【關鍵詞】精細管理;檔案工作;企業

檔案是一個企業在成長過程中，獲取、收集或產生的各種數據、信息、資料的記錄。這既是一個企業發展成長的記錄，也是企業最寶貴的經驗和教訓的總結，對后續企業的發展有至關重要的意義。忘記歷史，就意味著背叛。沒有做好檔案工作，對于企業來說，就是割裂歷史，拋棄了寶貴的經驗教訓財富。然而，如何做好現代企業的檔案管理工作，對于很多企業來說依然是一個難題。今天，很多企業在管理過程中應用了精細化管理，產生了很好的效果。將精細化管理應用于企業檔案管理中，同樣有顯著效果。本文重點探討如何將精細化管理應用于檔案管理中。

一、檔案精細化管理的意義

（一）推動企業發展進步。精細化管理，是現代企業管理中產生的一種新型管理模式，對提高企業管理效率產生了積極影響。將其合理應用于檔案管理中，同樣能夠推動檔案管理工作效率的提升，進而為企業效益最大化提供應有的幫助。企業檔案，既是企業發展運營過程中的各種記錄，也是企業成長經歷的總結，還是企業未來決策的重要依據，對企業的可持續發展有重要價值。企業檔案中包含的信息非常全面，種類繁多，既有各種經營數據，也有各種參考資料，還有各種文件憑證等等，只有以精細化管理才能夠從中提取更有價值的信息，為企業發展作出更大的貢獻。

（二）提高企業服務效益最大化。精細化管理應用于企業檔案管理工作，能夠對企業服務效益產生較大的正面影響，進而推動企業的穩步發展。精細化管理是企業管理的新型思想，所以檔案管理中精細化管理的應用要向企業管理領域推進，這需要企業文化具有較強的引導能力，從而在企業內部建立統一的價值觀。這對于企業文化的建設也有積極作用。同時，還必須要致力于建設人性化的工作氛圍，使企業內部形成一種積極向上的環境，讓員工看到自己的價值，并接受精細化思想，進而將這種思想融入自己的日常工作中，進而為企業發展提供更強大的支持。

（三）推動檔案管理的科學化。企業的管理離不開各項規章制度，檔案管理同樣如此。檔案工作的精細化管理，有助于檔案管理的科學化和規范化。在精細化管理的約束下，檔案管理人員的工作內容更加明確，工作流程更加科學，工作標準更加規范：一方面，讓檔案管理人員的工作變得更加清晰和簡潔;另一方面，讓彼此之間的職責更加明確，以推動檔案管理的有效性。所以說，精細化管理的執行，能夠讓檔案管理的科學化程度得到有效提升，對于員工的積極性和工作熱情也是有效的激發。

二、當前企業檔案管理存在的問題

（一）管理理念落后。觀念決定行為，管理觀念的落后是很多企業檔案管理工作的根本性問題所在。一些企業領導，將檔案工作認為僅僅是各種文件、資料的收集、整理和保存，不僅內容單一工作簡單，而且作為一類輔助性工作，對企業的發展和成長無法創造價值。所以，對其重視程度嚴重不足。同時，企業檔案管理人員對這項工作也認識不全，認為領導不重視，所以提不起工作的興趣;或者自己也認為就是資料的管理者。這種落后的管理理念，既嚴重抑制了工作人員的工作熱情，也導致檔案管理工作的價值沒有得到體現，檔案的價值被埋沒，所以必須要予以糾正。

（二）管理模式與制度不科學。管理模式與制度，直接影響了檔案管理的效率和其價值的發揮。企業檔案蘊藏著豐富信息，是非常有價值的信息資源;然而這些資源的價值只有經過科學的管理，才能夠得到發揮。但是，當前很多企業檔案工作管理模式陳舊，管理制度不健全。企業在不斷發展壯大，檔案部門卻沒有同步發展，功能沒有擴充，技術沒有升級，檔案管理依然沿用傳統模式紙質存儲，檔案的借用依然通過手工記錄，檔案的管理靠工作人員人力勞動;制度層面的不足導致資料管理不善，一些資料被員工帶走，甚至遺失，完整程度堪憂;一些新的資料沒有及時入檔，或者入檔后找不著等等，歸根結底是由于模式與制度不科學造成的。

（三）管理人員綜合素質不佳。企業檔案管理工作，需要較高的專業素質。很多企業的檔案管理人員，或從其他部門借調，或以兼職方式出現，或被認為是閑職隨便安排人負責，或干脆是走后門進來的。這樣的管理人員，不論是專業知識，還是綜合素質，都存在很大的問題，更不要說情報學、圖像學、信息管理、計算機、法律等復合型人才。總的來說，管理人員綜合素質不佳，嚴重制約了檔案管理工作的正常開展。

三、企業檔案精細化管理的策略

（一）建立精細化工作理念。檔案工作精細化管理，首先必須要轉變工作理念。當前我們正處于知識經濟的時代，信息技術的高速發展，使得我們提取信息、分析信息和應用信息的能力大大提升。檔案工作，就是對信息的管理。所以，對于檔案管理“就是文件和資料的整理和保管”這樣的錯誤認識，必須堅決予以摒棄，建立正確的、現代化的檔案管理理念。充分認識到挖掘、分析和運用檔案信息對企業發展的巨大作用。

（二）實施精細化服務方式。在檔案管理工作中，要緊密圍繞科學化、精細化管理，對信息資料實施有效整合。今天，信息技術不斷成熟，知識和信息的價值不斷提升，所以檔案工作要與時俱進，創新檔案管理，用好檔案資料，使檔案資源的價值得到有效發揮。讓檔案信息成為企業發展的重要參考和依據。在服務方式上，要依托現代科技，不斷完善。一方面，要做好檔案資源的分類信息化整理，使資料的可分析和可利用度得到提升;另一方面，在資料的收集方面，要多利用現代化手段，包括網絡、電話等方式，對檔案資料的準確性、全面性做好確認，保證檔案的有效性;此外，檔案工作要實現從以前的資料整理向信息管理的邁進，通過對檔案信息的有效管理，對其中有價值的信息進行有效的提煉、總結。檔案工作要轉被動為主動，傳統的檔案管理，都是被動接受用戶的存檔、查閱;隨著信息化技術的不斷發展，檔案管理工作應主動從檔案中提煉有價值的信息，并將相關的信息發送給企業領導以供決策參考。

（三）創新檔案管理模式。隨著社會的不斷發展，檔案工作的精細化管理也需要管理模式的與時俱進。檔案室要從傳統的檔案存儲室向企業信息中心發展;從傳統的接收、存儲、提供各類實體檔案資源的管理模式，發展成為現代化企業的資料庫、情報庫、智力庫，以虛實資料相結合、以歷史和顯示信息相呼應、以主動服務和被動管理相融合的新型管理模式。這樣的企業信息中心，對于企業的發展將產生不可或缺的重要意義，成為企業發展的智囊和重要的決策支持機構。

（四）管理流程的精細化。對于精細化企業檔案工作來說，精細化管理流程同樣不可缺?，F代化的企業信息中心，其檔案管理包括了實體資料管理和電子文件管理兩大部分。實體資料的管理，至少應當包括收集、整理、保管、鑒定、統計和移交六大環節，在每個環節中，都以精細化理念執行，確保檔案資料的準確性和有效性。對電子文件的管理，則需要信息管理的專業技術，從其形成、存儲、安全管理等各方面做好管理。流程的精細化，是資源價值永久得以發揮的基礎。

四、小結

綜上所述，隨著現代社會的不斷發展，企業檔案工作也需要與時俱進，精細化管理對于推動現代企業檔案管理工作的效率和質量提升，推動檔案管理的標準化，有至關重要的價值。另外，高素質的檔案管理人才，對于企業檔案精細化管理同樣不可或缺，所以必須要重視人才的引進和培養，為檔案工作的開展提供充足的智力支持。

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