新形勢下企業(yè)檔案宣傳工作存在的問題及對策

王偉

【摘要】企業(yè)檔案是企業(yè)建立與發(fā)展的重要見證，通過檔案可以清晰地了解企業(yè)的成長與進步，因此加強企業(yè)內(nèi)外的檔案宣傳工作非常必要。隨著信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的宣傳方式已無法適應快節(jié)奏的發(fā)展步伐，現(xiàn)代企業(yè)對檔案宣傳工作提出了新的要求。對此，筆者將以當前企業(yè)檔案宣傳工作為研究對象，探析其發(fā)展過程中存在的問題，并制定一系列的應對措施，以期促進企業(yè)檔案工作蓬勃發(fā)展。`

【關鍵詞】企業(yè)檔案;宣傳工作

自20世紀90年代以來，我國企業(yè)檔案工作伴隨國有企業(yè)改革力度的加大而正式提上日程，逐步得到發(fā)展。但縱觀企業(yè)檔案工作全環(huán)節(jié)，檔案宣傳工作始終未跟上檔案工作的整體步伐，宣傳手段陳舊單一，加之受到信息技術的沖擊，致使檔案宣傳工作不受重視，企業(yè)檔案工作未得到外界全面、客觀、正確的認識，企業(yè)檔案深藏庫房等均造成了資源浪費。因此，如何向企業(yè)內(nèi)外相關方宣傳檔案及檔案工作，從而使檔案發(fā)揮真正的作用，亟待企業(yè)檔案部門重視并解決。

一、檔案宣傳工作的意義

檔案宣傳工作作為檔案工作的重要組成部分，是向人們傳播檔案工作信息、思想，從而影響人們行為的過程。對于擴大企業(yè)檔案及檔案工作影響力、提升對檔案重視度、規(guī)范企業(yè)員工檔案行為具有重要意義。

（一）是擴大檔案影響力的契機。近年來，我國已步入大數(shù)據(jù)與移動互聯(lián)發(fā)展的時代。在新形勢下，信息化技術傳遞速度快的優(yōu)勢，使企業(yè)宣傳事宜不受時間與空間限制，而檔案中包含企業(yè)經(jīng)營的各方面內(nèi)容，是企業(yè)信息之命脈，更是企業(yè)輿論的先導。因此，加強企業(yè)檔案宣傳工作，有利于不斷擴大檔案的影響力，使企業(yè)實現(xiàn)對輿論的正向把控。

（二）引起對檔案工作的重視。由于檔案中包含企業(yè)經(jīng)營規(guī)模、技術研發(fā)、產(chǎn)品專利等機密內(nèi)容，以往企業(yè)為了盡可能保護信息安全，檔案管理時常會采取限制利用和封閉管理的形式。在這一氛圍下，企業(yè)內(nèi)部檔案宣傳自然被忽略，久而久之，員工的思想發(fā)生轉變，檔案逐漸變得神秘不可及。檔案宣傳工作的開展，能夠增強員工對檔案及檔案工作正確、全面的認識，了解檔案對企業(yè)的重要性，從而提升對檔案的重視程度。

（三）規(guī)范企業(yè)員工檔案行為。檔案的用途十分廣泛，是企業(yè)開展各項工作的憑證，更能為企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營、管理等工作提供建設性意見。由此可見，檔案服務與宣傳不應拘泥于專業(yè)人員，而需要企業(yè)全員共同參與。加強檔案宣傳，能夠規(guī)范企業(yè)全體員工的檔案行為，使他們從檔案歸檔、收集、利用等各環(huán)節(jié)能合規(guī)有序，從而進一步提升企業(yè)檔案管理水平。

二、當前企業(yè)檔案宣傳工作中存在的問題

（一）重業(yè)務、輕宣傳。由于企業(yè)檔案管理制度的安排，檔案部門往往將重心放在檔案收集、整理、利用等業(yè)務環(huán)節(jié)上，因為只有做好業(yè)務才能突出業(yè)績，而檔案宣傳是一項漫長且持久的工作，檔案部門未對其引起足夠重視，促使宣傳工作斷斷續(xù)續(xù)，形式循規(guī)蹈矩，效果差強人意。檔案宣傳工作提不起重視力度，只有在上級部門有布置要求時才開始搞宣傳，內(nèi)容也大都缺乏新意，并無實質(zhì)性的“干貨”。不僅造成了物力與財力的浪費，更使得檔案宣傳始終無法打開局面。與此同時，大部分企業(yè)未將檔案宣傳納入年度檔案工作計劃范圍內(nèi)，對檔案宣傳未進行明確規(guī)劃與分工，致使宣傳部署與總結等工作未得到妥善安排，宣傳效果不盡人意。加之傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理一貫提倡保密思想，致使新形勢下企業(yè)檔案宣傳工作始終無法打開局面。

（二）經(jīng)費與資金投入不足。現(xiàn)代企業(yè)在投入的同時追求高回報率，而檔案工作不能給企業(yè)帶來顯性的、直接性的經(jīng)濟效益，因此企業(yè)將大部分資金用到項目經(jīng)營與技術研發(fā)上，對檔案工作的投入經(jīng)費甚少，檔案部門儼然成了企業(yè)的“清水衙門”。而在資金局限的背景下，企業(yè)檔案部門勢必會將有限的經(jīng)費用到檔案管理與保護等基礎業(yè)務工作上，宣傳工作能分到的資金微乎其微。企業(yè)對檔案的重視程度可見一斑，受局勢所迫，企業(yè)檔案工作人員對宣傳工作的態(tài)度不緊不慢，認為興師動眾動用大量人力、財力、物力開展檔案宣傳工作得不償失，其實際產(chǎn)生的間接效益可能遠不如預期，甚至部分檔案人員將其視為一種額外的工作負擔。

（三）宣傳方式單一陳舊。檔案是企業(yè)不可忽視的重要資源儲備，但企業(yè)管理者往往忽略檔案的重要性，宣傳手段陳舊老套，相關內(nèi)容僅僅見諸于企業(yè)期刊、內(nèi)部OA網(wǎng)等，且未拓展對外傳播渠道。這種單向宣傳的手段使得平臺瀏覽量甚少，根本無法起到宣傳效果。無論是海報宣傳、還是網(wǎng)站宣傳，企業(yè)在檔案宣傳上流于形式、內(nèi)容粗糙，更沒有做好用戶意見收集與反饋，最終導致檔案宣傳長期處于封閉狀態(tài)。在移動互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達的新形勢下，我國國有企業(yè)僅側重于對企業(yè)行政事務類宣傳，檔案部門未結合企業(yè)發(fā)展。企業(yè)檔案宣傳工作想要尋求突破，首先要打破館藏單一局面，做好檔案基礎工作，使宣傳內(nèi)容能夠面面俱到，加大力度深挖開發(fā)已有館藏檔案信息資源，做出迎合現(xiàn)代受眾口味的內(nèi)容。

（四）宣傳工作缺乏針對性。我國企業(yè)特別是國有企業(yè)檔案工作帶有濃重的行政色彩，這為檔案工作環(huán)境的創(chuàng)設帶來了一定的保障。但由于檔案中存在許多敏感性因素，這也為檔案宣傳帶來了一定的困難。縱觀企業(yè)檔案宣傳現(xiàn)狀，普遍存在權責不分，主體不明的問題。與此同時，出于對行政因素的考量，國有企業(yè)檔案宣傳往往局限于向上迎合管理層布置的任務，對基層員工實際檔案需求置之不理，致使宣傳效果不理想。現(xiàn)代企業(yè)的規(guī)模、性質(zhì)不同，檔案管理的內(nèi)容也不盡相同，而我國各區(qū)域間檔案管理存在不均衡問題。檔案宣傳需結合本企業(yè)實際情況展開，然而工作人員卻過分尋求“求同存異”的理念，大小事宜均向大型國有企業(yè)看齊，致使宣傳內(nèi)容與實際情況不符，帶有夸大成分，無法滿足企業(yè)發(fā)展需求。

三、新形勢下加強企業(yè)檔案宣傳工作的有效策略

（一）采取有效手段，不斷擴大檔案影響力。為了快速擺脫枯燥的檔案宣傳局面，可借鑒國內(nèi)外企業(yè)的成功宣傳案例，運用現(xiàn)代多樣化傳媒優(yōu)勢，對宣傳形式加以豐富。在吸收與借鑒好的經(jīng)驗做法的同時，注意做到立足本單位實際，逐步發(fā)展形成本企業(yè)特色的檔案宣傳體系。例如，可利用國際檔案日契機，開展檔案基礎知識和檔案法律法規(guī)普及，通過海報展板、OA辦公系統(tǒng)、企業(yè)微信公眾號、電子顯示屏等渠道廣泛傳播，亦可開展檔案知識競賽、檔案標語征集、檔案業(yè)務知識培訓、專題宣講等形式多樣的活動。通過企業(yè)檔案宣傳體系的建立，一方面能加快員工對企業(yè)檔案和檔案工作的認識，另一方面能夠更好地利用宣傳工作發(fā)揮好檔案的文化休閑功能，擴大檔案影響力。

（二）引進多元化人才，提升檔案宣傳水平。企業(yè)檔案部門應將提升檔案宣傳工作的專業(yè)素養(yǎng)提到日程上來，從崗位應聘階段起，注重具有計算機、多媒體宣傳、文案策劃等學習背景人才的引進。對于已在崗人員，應定期開展提升檔案宣傳能力的培訓計劃，邀請優(yōu)秀人才來單位開設講座，鼓勵員工外出學習。采取有效的考核制度，將宣傳工作納入績效管理范疇，提升檔案工作人員的重視力度，創(chuàng)設積極的工作環(huán)境。與企業(yè)黨群宣傳部門積極合作，將公司網(wǎng)站宣傳融入檔案元素，使檔案宣傳能夠真正發(fā)揮效果。

（三）普及檔案編研成果，加大員工關注力度。檔案部門要不斷挖掘、開發(fā)館藏檔案資源，通過宣傳普及，體現(xiàn)檔案價值。檔案的根本作用歸根到底在于利用，通過檔案工作人員不斷挖掘、開發(fā)檔案資源，利用多種宣傳媒介、平臺將匯編成果廣泛地推送給企業(yè)廣大員工，從而引起他們對檔案和檔案工作的關注力度。筆者所在單位曾通過對單位館藏檔案資源實施篩選、挖掘和開發(fā)，注重選取公司成立及發(fā)展過程中重要節(jié)點歷程資料，編撰形成內(nèi)容翔實、豐富的效果實例、專題匯編等檔案編研成果向企業(yè)員工作宣傳，讓他們更好地了解企業(yè)發(fā)展歷程，樹立企業(yè)情懷，提升凝聚力，更好地服務企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營與管理。

（四）運用多媒體信息技術，開設檔案宣傳板塊。信息化時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)對人類工作與學習的滲透，企業(yè)檔案部門想要不斷提升競爭力，就應當積極學習最新信息技術，通過互聯(lián)網(wǎng)不斷擴大自身影響力。一方面，企業(yè)應當建立起獨立的檔案管理系統(tǒng)，定期做好系統(tǒng)檢查，確保企業(yè)各類檔案能夠得到完整有效的積累，為宣傳工作奠定資源基礎;另一方面，宣傳工作應當貫穿于檔案工作的始末，檔案工作人員需對新增的檔案資源進行歸納，并公布于公司內(nèi)網(wǎng)，做到實時更新，引導各部門更多地關注檔案工作。定期對檔案檢索功能進行升級，完善檔案業(yè)務體系，為用戶提供更周到的服務，從而為自身設立良好的口碑。此外，檔案工作應當抓住年度國際檔案日、企業(yè)司慶、最新檔案法規(guī)發(fā)布等重要時間節(jié)點，加大檔案宣傳力度，使檔案工作環(huán)境更加開放，擺脫當前尷尬的宣傳局面。

（五）針對不同主體，有計劃地實施檔案宣傳。檔案工作人員應當發(fā)揮好主人翁的作用，在工作中做到身體力行，結合不同主體特征，選擇不同的檔案宣傳方式。企業(yè)檔案涉及財務、人事、經(jīng)營、技術等方方面面，而檔案本身也發(fā)揮著文化建設與品牌功能。企業(yè)檔案部門應積極聯(lián)合黨群宣傳部門，將檔案與企業(yè)文化宣傳相結合，結合企業(yè)的發(fā)展歷史，創(chuàng)設出有特色、有溫度的檔案宣傳體系。針對基層員工，應重點突出檔案的功能性;針對管理層，應突出檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性，從而使檔案宣傳的作用得到更好的發(fā)揮。

四、結語

檔案宣傳與企業(yè)的發(fā)展有著密切的聯(lián)系，為了更好地迎合時代發(fā)展，企業(yè)必須不斷完善自身機制，加大對檔案宣傳的重視力度，從實際情況出發(fā)，找到宣傳環(huán)節(jié)存在的問題，并采取對癥下藥的方式，不斷豐富宣傳手段，提升宣傳技能，擴大宣傳渠道，確保員工真正意識到檔案管理的重要性，從而使檔案工作在企業(yè)中能夠真正發(fā)揮效力，為企業(yè)的長遠發(fā)展奠定良好基礎。

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