精細化管理在檔案管理中的實踐應用

曾令兵

【摘要】精細化管理是一種精益求精的精神態(tài)度的表現(xiàn)，目前我國行政單位在飛速改革和發(fā)展，因此，把精細化管理運用到行政單位檔案管理中，有非同凡響的意義。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;精細化;收集;歸檔;信息化

一、檔案精細化管理概述

行政單位檔案管理指的是管理各項工作中產(chǎn)生的視頻、文字以及圖片等相關(guān)資料，屬于行政單位落實好各項工作的基礎(chǔ)與過程記錄。精細化管理不只是一種理念，也屬于一種文化，起源于日本企業(yè)，服務對象為檔案利用者，管理對象則為檔案，實質(zhì)為整理、收集以及統(tǒng)計生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類文件資料，實現(xiàn)系統(tǒng)與集中，以便于落實標準化與有序化管理要求。

二、新時期檔案精細化管理影響因素

（一）人員——影響檔案精細化管理水平。檔案管理的環(huán)節(jié)眾多，參與的人員也較為復雜。從檔案資料形成之初到后期的檔案資料查詢利用，需要各個部門共同參與。此外，全過程檔案管理，從檔案資料形成、入卷歸檔，到后期的查詢利用等，周期性長。此外，檔案管理人員的流動性大，機關(guān)部門常將更多的人力、物力和財力投入業(yè)務工作中，對于檔案精細化管理的意識不強，影響了檔案資料收集的完整性、歸檔的及時性和整理的規(guī)范性。

（二）體制——影響檔案精細化管理效率。我國在檔案領(lǐng)域陸續(xù)出臺了《檔案法》《保密法》《歸檔文件整理規(guī)則》《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》等，為檔案管理提供了較為完善的法律法規(guī)和技術(shù)標準，但與精細化管理所需的完備的體制機制相比，還存在一定差距。以項目檔案管理為例，全過程管理的精細化檔案管理應從項目之初的立項、審批，以及后期的設(shè)計，包括后期的項目審計等，每個階段都應將精細化管理理念融入檔案管理之中。但從現(xiàn)實來看，由于缺少精細化的檔案管理體制機制，導致檔案管理存在部門職責不清，人員責任不明確，影響了全過程檔案精細化管理目標的實現(xiàn)。

（三）內(nèi)容——影響檔案精細化管理質(zhì)量。文件資料從成文、移交、收集、整理、歸檔以及查詢利用等，具有全過程周期長、流程環(huán)節(jié)多、涉及的部門及人員復雜等，增加了檔案資料收集、管理的難度。尤其是工程類項目檔案，以及一些特色類檔案資料，需要檔案資料從形成之初就注重其質(zhì)量管理，與項目開展同步協(xié)調(diào)推進。但由于精細化管理意識薄弱、重要技術(shù)資料處置不及時，使得內(nèi)容資料缺失甚至是損壞，重要圖紙被隨意涂改，有的不是原件也被作為檔案資料收入歸檔，這些檔案內(nèi)容上的缺陷和不足，大大降低了檔案資料的精細化管理質(zhì)量。

（四）經(jīng)費——影響檔案精細化管理根基。信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，使得檔案精細化管理從館舍建設(shè)、隊伍培育、信息化投入、辦公設(shè)備采購以及儀器設(shè)備維護和安全系統(tǒng)保障等等方面都需要大量的經(jīng)費保障和投入。全過程控制下的檔案精細化管理離不開相應的軟硬件基礎(chǔ)條件作為支持和保障，如全過程的相應檔案管理所需的制度，檔案精細化管理所需的裝訂機、先進的高速檔案掃描儀、性能卓著的恒溫恒濕機。此外，還需要結(jié)合檔案管理實際開發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)庫或檔案管理軟件，擁有一定數(shù)量的、高素質(zhì)的專職檔案管理人員隊伍，以及先進的檔案管理方法和管理模式等等。

三、檔案精細化管理在檔案管理中的實踐應用

（一）加強檔案精細化管理的組織管理。提高行政單位的檔案管理水平，就必須加強檔案精細化管理的組織管理工作，進一步明確檔案管理工作的權(quán)屬，成立專門的檔案管理小組，為工程檔案的精細化管理奠定基礎(chǔ)。在行政單位內(nèi)部建立起專門檔案管理考核機制，將精細化檔案管理工作歸入評價考核機制中，將其作為年終考核指標之一，以此來規(guī)范行政單位內(nèi)部的檔案收集、整理以及交接、保管等各項工作，讓行政單位內(nèi)部工作人員對檔案的精細化管理真正重視起來，形成各科室、各部門都重視檔案、愛護檔案的良好氛圍，讓檔案的精細化管理變成每天工作的常態(tài)。

（二）加大收集，豐富檔案類別。首先，行政單位檔案管理涵蓋內(nèi)容較多，因此需對檔案管理人員綜合管理能力進行培養(yǎng)，對不同類型的檔案進行分開管理，采取劃分層次結(jié)構(gòu)、建立層次管理體系的方式，推動基層檔案管理工作實現(xiàn)精細化的目的。其次，要想進一步增強行政單位檔案管理效率，有關(guān)部門領(lǐng)導需建立專門的檔案室，以此來協(xié)調(diào)各部門對檔案信息進行規(guī)劃，詳細劃分檔案類別，設(shè)置專門人員對檔案進行收集、整理以及移交等相關(guān)工作，同時也只有增強收集力度，對現(xiàn)有館藏類別進行完善，才可以實現(xiàn)行政單位檔案的精細化管理，促進檔案管理效率的提升，防止產(chǎn)生檔案管理分類不明確以及管理制度不清晰等狀況，由此可見，增強收集力度、將檔案管理進行細致劃分是非常有必要的。

（三）歸檔工作質(zhì)量精細化。檔案精細化關(guān)鍵環(huán)節(jié)在于文件資料移交至檔案管理部門后的歸檔管理。首先，要注重人員專業(yè)素質(zhì)能力培訓。從文件資料的收集、分類、組卷，以至頁碼編寫、編目著錄、報表擺放順序、保管期限劃分都應熟練掌握，以過硬專業(yè)素質(zhì)保障歸檔資料整理質(zhì)量。其次，明確檔案業(yè)務規(guī)范。根據(jù)制定的檔案管理制度，從收集、整理、保管、移交、存檔以及查詢利用等全過程執(zhí)行精細化檔案管理工序流程。再次，嚴把歸檔質(zhì)量。要確保歸檔資料的完整性、準確性、成套性等。以完整性為例，既要保障資料內(nèi)容實體的準確，也要確保資料形式上的準確。

（四）檔案保管服務精細化。檔案資料收進館（室）后，并不意味著檔案工作的結(jié)束，從全過程控制理論分析，還需要做好后期館藏檔案資源的安全保管和編研服務等工作。首先，要嚴格按照“十防”標準，確保檔案保管環(huán)境的安全。其次，要做好數(shù)字檔案安全，注重館藏檔案資源的數(shù)字化，加強館藏檔案數(shù)據(jù)資源備份，安裝正版檔案管理軟件，配備系統(tǒng)高級的殺毒軟件，防止失泄密情況發(fā)生，確保檔案的實體安全和信息安全。

（五）精細化檔案信息系統(tǒng)平臺。精細化管理如果沒有好的信息化系統(tǒng)作為支撐，應用效果會大打折扣。通過專門的檔案信息系統(tǒng)，可實現(xiàn)檔案精細化歸檔文件動態(tài)監(jiān)控，檔案移交留痕追溯等效果，對提升檔案管理效率非常有效。1.歸檔文件動態(tài)監(jiān)控。檔案信息系統(tǒng)平臺上有文件監(jiān)控功能，在每個文件清單旁都有狀態(tài)燈顯示不同的文件收集狀態(tài)，紅燈代表沒有文件，綠燈代表已有文件。狀態(tài)燈的加入，讓文件收集工作有了非常具體的監(jiān)控指標，讓操作性的文件整理平臺變成了工作監(jiān)控的平臺。通過狀態(tài)監(jiān)控，讓檔案檢查更精準、更有效、更高效，能對線網(wǎng)檔案整理狀況進行更好地掌握。2.歸檔文件移交留痕。移交審核，是檔案信息系統(tǒng)平臺的重要功能之一，通過把移交過程全留痕，實現(xiàn)責任追溯，加強檔案工作管控。一是在線移交。平臺上的歸檔電子文件全部在線移交，各單位各負其責，層層把關(guān)，審核通過后才推送到業(yè)務部門，業(yè)務部門對移交檔案進行審核后，推送到檔案管理部門。二是精準審批。平臺中可對每一個案卷、每一個卷內(nèi)條碼獨立填寫審核意見，移交人員可直觀地根據(jù)審核意見進行修改，審核通過的案卷鎖定不能修改，不會在修改過程中引起誤操作。審核意見準確定位。

（六）提升檔案管理人員技能。針對檔案管理人員，需要加強培訓，養(yǎng)成使用現(xiàn)代化手段進行檔案管理的意識，保障企業(yè)檔案精細化管理要求有效落實。對此，可以通過專職培訓的方式，明確檔案管理人員的工作能力和技術(shù)掌握情況，包括檔案收集分類整理能力、信息化軟件的學習能力和操作能力、網(wǎng)絡(luò)安全管理能力、硬件檢查與維護能力等，再有針對性地對職業(yè)技能深入培訓，不斷提檔案管理人員的業(yè)務能力。

四、結(jié)語

綜上，檔案工作和行政單位的發(fā)展緊密相關(guān)，檔案精細化管理可以為行政單位檔案管理提供有效保障。對此，需重視對行政單位檔案管理人員的技能培訓，推動檔案管理工作水平的提高。

【參考文獻】

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