檔案管理存在的問題及對策研究

李振利

【摘要】檔案管理工作在當前社會中已成為各個信息行業應用和探究的關鍵，更是國家文獻信息系統的重要組成部分，在構建和諧社會發展中有著不可替代的作用，本文通過研究，指出在檔案管理工作中存在的問題，并提出了解決的策略，對于提升檔案管理工作的質量和效率具有積極的意義。

【關鍵詞】檔案管理;問題;對策重要性

檔案管理是事業單位管理的一項重要基礎性工作之一，是事業單位具有保存價值的各種文字、圖表，聲像等不同形式的歷史記錄。相關單位和領導應高度重視檔案管理工作，并能夠認真分析檔案管理工作中存在的問題，通過有效途徑解決問題。提高檔案管理工作的效率和質量，使檔案管理工作在服務單位各項事業發展中發揮應有價值。

一、檔案工作的構成

（一）檔案事業管理。包括對檔案事業進行統籌規劃、組織協調、業務指導、監督、培訓、宣傳等工作。

（二）檔案實體管理。包括對檔案實體進行整理、歸檔、鑒定、保管、統計、提供利用等工作。

（三）檔案信息管理。對檔案內容信息進行分析、檢索、編研、編目、數字化儲存、提供咨詢服務等。

二、檔案管理的重要性

檔案真實地記錄了事業單位的文化以及發展過程中的點點滴滴。事業單位的發展文化從單位創建就開始產生，一直隨著單位的發展壯大在延續。檔案管理工作就像高樓大廈里的每一根鋼筋、每一個螺釘，每一道焊縫，從外面輕易不會被看到，但他卻滲透到了大廈的每一個角落、關節和著力點，是大廈的中流砥柱，承載著大廈最為關鍵的負荷。

檔案管理已經成為事業單位管理工作現范性的基礎與前提。單位的管理者，必須充分認識到檔案管理工作在事業單位生存發展中具有的基礎性作用和保護事業單位知識產權的重要作用。

三、檔案管理工作中存在的問題分析

（一）檔案管理缺乏系統的管理，并且對管理人員不夠重視。在檔案管理系統當中缺乏對管理方式的系統化，使得在檔案管理中數量與質量上的區分差別大，集中統一將國家全部檔案分別設立的各級各類保管機構，分級分類進行統一的集中保存，并制定統一的管理制度進行管理。

（二）管理人員的素質較低，導致管理力量薄弱。在檔案管理中不光要制定適用于單位檔案管理系統和健全的管理制度，還要對各級各類管理人員工作培訓進行管理，但涉及一般事業單位檔案管理的制度相對較少，沒有相關的管理制度和檢查、考核方案，檔案管理人員在檔案管理工作中的失誤較多。

（三）檔案管理中配套設施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞、盡量延長檔案的壽命和保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，這是檔案管理的重中之重。因此，應配備配套的檔案保管設施設備，確保檔案的絕對安全。

四、解決檔案管理中存在問題的策略

（一）單位加強對檔案管理人員的綜合素質的培養。要提高檔案管理工作的質量和效率，就要通過有效手段提升檔案管理人員的綜合素養。單位領導要重視檔案管理人員的隊建設、能夠把一些政治素養高、信念堅定、作風正派、有責任心的人員挑選出來從事檔案管理工作。要注重對檔案管理人員的繼續教育和培養，關心他們的工作、生活，提供足夠的職業提升空間。如此，可以有效調動他們的主動性、創造性。

（二）做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平。檔案管理人員要樹立工作就是服務的觀念，增強服務意識，將主動服務作為工作的出發點和歸宿點。

（三）加強檔案管理制度建設。1.規章制度的建立要遵循合理性和科學性的原則。相關單位要認真研究本單位的特點，研究本單位檔案管理的實際情況，在此基礎上建立科學完善的檔案管理制度。2.檔案管理制度要簡明而實用。檔案管理制度的建立要具有可操作性，能夠以方便實用為原則，有效提高制度的可操作性，不至于成為一紙空文。這樣，才能發揮制度的指導意義、規范作用，才能促進檔案管理工作的有效開展。3.保證制度的約束力和嚴肅性。檔案管理制度要發揮重要的作用、就必須具有約束力，這種約束力既是對領導而言，也是對員工而言。只有領導認真執行規章制度，認真按照制度辦事，才能促使其他員工遵守制度。因此，領導要認真按制度辦事，做制度的制定者和執行者，又要作制度的被約束者。這樣，才能保證制度的約束力。另外，要想使有關的檔案管理制度發揮作用、還必須保證制度的嚴肅性。相關部門要保證在規章制度的執行過程中，能夠做到有功必賞，有過必罰，要尊重制度的權威，保證制度執行的力度。

（四）檔案管理人員要不斷提升信息化現代化管理水平。作為檔案管理者要能夠掌握科學化、規范化、現代化的管理技能，尤其是掌握檔案管理的數字化、信息化應用技術，這應該成為檔案管理工作者的重點研究對象。檔案管理者要明白，檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一篇文稿的起草、修改、到打印、登記、匯集、統計等，各個環節的工作都離不開辦公自動化。作為檔案工作人員，只有掌握了這一現代技術，才能適應現代檔案管理工作的需要，才能有效提高自己的檔案管理工作的效率和質量。因此，檔案管理者認真學習現代技術手段進行檔案管理是必備素質之一。

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