新形勢背景下檔案管理現代化的有效途徑

劉紅紅

【摘要】為了提高新形勢下的檔案管理工作效率，必須積極推動檔案管理現代化。文章首先對新形勢下的檔案管理現代化發展趨勢進行介紹，分析其中存在的問題。在此基礎上，研究加快檔案管理現代化發展的有效途徑，以期提高檔案資源利用價值，確保檔案管理工作高效開展。

【關鍵詞】新形勢;檔案管理;現代化

檔案資源屬于社會知識資源的一部分，在新的社會經濟發展形勢下，公眾對檔案資源的利用需求顯著提升，只有堅持檔案管理現代化發展，才能滿足實際利用需求。但是從現代化技術在檔案管理過程中的應用情況來看，還存在許多不足，需要盡快加以改進。

一、新形勢下檔案管理現代化發展趨勢

在新形勢下，檔案管理的內涵不斷豐富，除了要做好檔案歸檔、整理、分類和調用等方面的基本工作外，還要實現資源化管理和規范化管理，在保證檔案信息安全的前提下，提高檔案利用效率。傳統紙質檔案以及人工管理方式已經無法滿足新形勢下的檔案管理需求，在此情況下，各檔案管理部門積極開展現代化建設工作，利用先進的網絡信息技術手段，對檔案管理模式進行創新。從現階段的工作成果來看，已經基本實現了紙質檔案向電子檔案的轉化，可以依靠各類檔案信息管理系統，代替大部分人工操作，完成檔案管理的基本工作。從目前檔案管理現代化發展趨勢來看，研究方向主要集中于如何深入挖掘檔案資源利用價值，為相關領域的創新發展提供推動力。但是從實際情況來看，由于各單位檔案管理現代化發展水平不同，缺乏現代化檔案管理人才，在檔案管理現代化的創新發展過程中，進程較為緩慢。需要深入分析其中的問題，把握好檔案管理現代化發展趨勢，真正發揮現代化技術的應用價值。

二、新形勢下檔案管理現代化存在的問題

新形勢下的檔案管理現代化發展主要面臨以下幾方面的問題：1.檔案管理技術條件落后。雖然大多數檔案管理部門已經建立了檔案管理信息系統，但功能不夠完善。在多個系統的利用過程中，由于接口標準不統一，信息交換效率較低。此外也有一些部門因資金不足，使用的硬件設備較為落后，容易因硬件故障導致檔案資料丟失。2.未建立現代化檔案管理體系。在日常工作的開展過程中，仍以傳統人工管理方式為主，對信息管理系統的應用有限。或因信息管理系統與實際管理工作不配套，影響了實際工作開展效率。3.目前對檔案信息數據的利用率較低。缺乏檔案利用意識。由于信息管理系統的連通性較差。存在信息孤島，難以發揮檔案資源對于輔助決策等方面的作用。4.缺乏檔案管理服務化理念。在面向社會提供檔案管理服務的過程中，設置了過多的流程，沒有主動為檔案使用者提供服務，難以發揮檔案資源的利用價值。5.缺乏現代化檔案管理人才。各檔案管理部門的檔案管理人員年齡偏高，對現代化技術的接受能力較差。而且許多人員非檔案管理專業人員，難以將現代化技術與檔案管理工作有效結合起來，也在一定程度上阻礙了檔案管理的現代化發展進程。

三、加快檔案管理現代化發展的有效途徑

（一）改善檔案管理軟硬件條件。為了適應新形勢下的檔案管理工作開展要求，在檔案管理創新過程中，應積極改善軟硬件基礎條件，為現代化檔案管理工作的開展奠定基礎。在此方面，檔案管理部門應根據工作創新發展需求，合理制定財務規劃，加強軟硬件設施的投入。同時也需要利用先進的技術手段，節省基礎設施建設成本。比如在檔案管理信息平臺的搭建過程中，可以將服務器部署在云端，包括數據庫服務器和應用服務器。這樣可以顯著降低硬件方面的資源投入成本，同時利用云計算的技術優勢，提高檔案管理存儲安全性以及相關統計計算工作效率。在應用軟件的開發過程中，應利用好現有資源，在已有信息管理系統的基礎上進行二次開發，通過統一設計接口標準，滿足系統間的交互性需求，減少不必要的重復性建設工作。另外，需要對檔案信息管理系統功能作出進一步完善，除了傳統檔案歸檔、分類等基本功能外，還要應用大數據和數據挖掘技術，對檔案信息資源進行深入挖掘，獲取更多有利用價值的信息，然后以可視化的形式進行展示，最大化滿足檔案利用需求。

（二）構建現代化檔案管理體系。在檔案信息管理的技術創新過程中，需要對檔案管理體系作出相應的調整和改進，構建基于檔案信息管理云平臺的高效工作流程，確保各項檔案管理工作有序開展。以檔案歸檔工作為例，在傳統技術條件的限制下，由于部門之間的信息管理系統無法順利對接，仍需要采取人工方式完成檔案收集和歸檔工作。在統一的云管理系統支持下，檔案歸檔工作可以直接在網絡環境下完成，應減少不必要的人工操作步驟。同時利用信息管理系統，對檔案歸檔工作流程進行記錄，包括操作人員信息以及歸檔的時間節點等，確保檔案管理工作流程的可塑性。在此基礎上，落實檔案管理工作責任，通過開展相關監督檢查工作，確保檔案歸檔的及時性和準確性。此外，如果涉及多部門間的檔案管理工作，為避免出現職責交叉和沖突的情況，可以直接通過網絡渠道開展溝通，提高各部門之間的工作協調性。

（三）提高檔案信息數據利用率。在傳統的檔案管理工作模式下，檔案信息數據的利用率較低。根據我國《檔案法》及相關政策的規定，只有科學、經濟、文化、技術類型的檔案可以隨時向社會進行公開，其他檔案無論是否涉及到保密問題，都需要在歸檔后進行申請復核，增加了公眾利用檔案的難度。針對這種情況，首先應基于現代化檔案管理的特點，在保障檔案信息安全性的基礎上，對相關制度和政策進行改進，除了涉及國家機密、商業機密和個人隱私等檔案資料外，應站在提高檔案信息利用率的角度，簡化中間過程，依靠先進的信息化管理技術手段，為檔案安全性提供保障。同時應深入挖掘檔案信息利用價值，實現檔案管理信息系統與部門管理系統、風險管理系統等的對接，發揮檔案資料的輔助決策功能，促進各單位管理水平和內部運轉效率的提升。

（四）樹立檔案管理服務化理念。在現階段的檔案管理工作創新過程中，應樹立檔案管理服務化理念，將依托于云平臺的檔案管理部門看作檔案服務平臺，主動開展相關服務性工作。首先，應通過做好檔案利用宣傳工作，提高公眾的檔案利用意識，幫助更多的人認識到檔案資源價值。其次，應利用大數據分析手段，開展檔案信息推送工作，主動為檔案使用者提供服務，幫助其更加高效地獲取所需的檔案資源。最后，檔案部門需要對檔案管理服務工作的開展情況進行考核評價，定期統計檔案資源利用率的變化趨勢，總結檔案服務工作經驗，從而不斷改進工作成效，讓檔案資源為社會經濟發展服務。

（五）培養現代化檔案管理人才。在檔案管理現代化發展過程中，各檔案管理部門應積極培養現代化的檔案管理人才，對現有隊伍結構進行調整，從而真正提高檔案管理工作效率，實現對現代化技術的有效利用。在此方面，檔案管理部門應對內部人員組成情況以及工作素質水平進行摸底調查。了解檔案管理隊伍的年齡結構組成、學歷結構組成等情況。根據現階段的檔案管理改革要求，明確隊伍建設目標。然后通過開展人才招聘與內部培訓工作，提升隊伍整體素質水平，確保能夠適應現代化模式的檔案管理工作環境。在人才引進方面，應明確招聘標準，對應聘者各項能力進行綜合考核，補充同時具備檔案專業管理能力以及信息化操作能力的復合型人才。在此基礎上，通過建立長效化人員培訓機制，定期開展相關培訓工作，促進檔案管理隊伍整體素質水平逐步提升。對于長期無法完成培訓任務的人員，則應采取末位淘汰制，確保隊伍結構的合理性，為實際工作的開展提供支持。

四、結束語

綜上所述，為了加快檔案管理現代化的發展，檔案管理部門應積極改善檔案管理的軟硬件技術水平，通過引入先進的技術手段，提高日常工作效率，滿足檔案分析挖掘和輔助決策等方面的利用需求。在此情況下，可以充分發揮檔案的自身價值，推動我國社會經濟發展，提高各行各業的創新能力。

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