醫院辦公室檔案管理工作的優化路徑

商良

【摘要】醫院的發展離不開辦公室工作，辦公室檔案管理作為辦公室工作重要內容之一，加強檔案優化管理至關重要?，F代科學技術發展要求醫院辦公室檔案管理工作能夠與之融合。如何開展有效的檔案管理工作，為本文著力研究的方向，希望通過本次研究對未來加強醫院辦公室檔案管理工作效率提供借鑒。

【關鍵詞】醫院;辦公室;檔案管理;優化

醫療事業發展要求醫院能夠提高自身管理水平，為此應當加強檔案管理工作。當前醫院辦公室檔案管理工作中表現出諸多問題，辦公室人員對檔案管理工作重視度不足，實際工作有失誤，存在檔案損毀、遺失情況，這些管理問題的暴露要求加強檔案管理工作質量。通過借助有效管理辦法，提高信息化管理水平，可以改善當前檔案管理現狀。進一步改善醫院經濟效益以及社會效益。

一、醫院辦公室檔案管理問題

醫療改革深化要求提高行政管理能力。醫院辦公室為銜接各部門關系的重要環節，其中檔案管理作為醫院辦公室的重要組成部分，提高其管理效能至關重要。但是，當前檔案管理工作存在諸多問題：

（一）檔案管理認知水平相對不足。我國醫療衛生事業的主體是醫院，醫院具體承擔保障我國居民生命健康安全的職責，因此地位凸顯，意義重大。醫院服務內容具體包括提供各類型醫療服務，提高居民健康水平。為此，醫院行政管理人員多將工作的注意力放在醫療服務方面，缺少對檔案管理工作的認知，從而忽視了檔案管理，令此類機制建設相對缺乏，人員素質較差，疏于管理進而造成檔案建設存在諸多漏洞。具體表現為檔案遺失、損毀等問題。除此之外，由于管理層疏于認真對待，造成醫療實踐經驗無法被充分有效地整合，導致檔案管理工作的開展缺少連續性，對醫療研究實踐發展產生阻礙性作用，從長遠看不利于我國醫療衛生事業的長久發展。檔案管理工作未能充分刺激相關人員的工作熱情，造成我國檔案管理行業整體實力欠缺，問題表現十分嚴重。

（二）基礎建設相對欠缺。當前階段，不少醫院軟硬件基礎設備設施相對欠缺，這與醫院行政管理投入比重不足有關。首先，一部分醫院的檔案管理采用傳統的紙質檔案和病例管理，不能將檔案信息及時上傳到計算機，實現現代化檔案管理，這對檔案的安全和私密性存在極大隱患。其次，部分醫院由于缺乏對檔案管理的重視，甚至沒有檔案管理的獨立辦公室，醫療檔案與患者檔案混放在普通辦公室，并且沒有專業檔案管理人員，檔案管理處于松散混亂的情況。最后，部分醫院雖然設有專門的檔案管理辦公室，但對檔案管理辦公室疏于管理，房間安保設施不強，除了人為因素外，一些自然因素也對檔案管理辦公室存在威脅，尤其是一些基層醫院，其本身的硬件設施不甚完善，加上缺乏足夠重視，對醫院檔案管理造成很大隱患。

（三）人員專業能力有限。醫院辦公室檔案管理人員專業素質欠缺，具體表現在幾個方面：第一，不少醫院忽視檔案管理的重要性，認為檔案管理為辦公室附屬工作中的次要內容，甚至不應當被列入醫院管理工作序列之中。檔案管理工作不被重視，也導致對相關工作人員的忽視。部分醫院甚至采取返聘基層管理人員重回檔案管理崗位。檔案管理成為“打更”崗位，而相關專業素質更加無法保障。第二，檔案管理人員專業能力存在嚴重欠缺。醫院由于缺少對崗位工作的重視，崗位人員的專業技術要求相對較低，部分檔案管理人員甚至并不具備檔案管理技術。第三，醫院辦公室檔案管理工作體量龐大，并非個人可以完成，需要建立專門部門，通過組織團隊方式形成科學管理。然而當前醫院認識不足，因此檔案管理崗位人員數量有限，無法滿足實際工作需要。

二、醫院辦公室檔案管理工作優化路徑

（一）提高檔案管理工作的認知水平。醫療衛生事業改革與發展需要構建具有更高水平的醫院管理模式，除了對醫療專業技術的改革之外，也需要加強對醫院行政管理方面的建設。醫院的進步與發展需要“兩條腿”走路，只有這樣才是真正適應時代發展，真正為人民群眾生命健康負責。為此，需要從幾個方面形成認知：第一，提高檔案管理認知水平。真正了解醫院檔案管理工作的本質，其應當為醫院管理工作之中的重要方面，屬于醫療學科研究技術提升的前提和基本保障。第二，領導提高醫院辦檔案管理重視度。將檔案管理視為醫院辦管理工作的主要內容，通過內部宣傳教育令各級領導能夠認識到檔案管理功能與價值。第三，加強檔案管理安全性認知。以此可以強化檔案管理具體輔助人員的責任意識，落實現代化管理理念，為現代化醫院管理服務提供幫助。

（二）軟硬件投入進一步擴大，創新現代檔案管理模式?，F代社會發展中，醫院檔案管理工作需要借助一定的科技手段開展具體落實管理行為。醫院檔案管理工作的開展離不開強大的軟硬件基礎條件，為此，應當加強對軟硬件設備的投入，只有這樣才能夠更好地創新管理模式。第一，明確軟硬基礎設備的投資比重，并設立專門檔案管理辦公室，通過專人負責的方式，對醫院檔案實施管理。同時，引入先進軟件，提高醫院檔案管理效能。第二，創新檔案管理模式;轉變傳統管理方式，利用先進技術對醫院檔案進行管理。實現無紙化辦公方式，利用計算機后臺對數據進行整合和管理。這樣能夠更好地提升醫院檔案管理效能，降低人工成本，從而實現醫院檔案管理的現代化與信息化。

（三）提高培訓力度，優化管理水平。人才的培養直接關系社會長久安定發展，醫院作為科學密集型產業，發展的關鍵是人才。為此應當建立完善的醫療專業人才培養機制和模式，這是我國醫療衛生事業水平提升的關鍵。醫院檔案管理的水平提升同樣離不開專門人才，因此，應當著力培養專業人員。醫院方面同樣需加強技術培訓，組織學習，為檔案管理人員提供必要的平臺。加強資源和資金投入，使醫院檔案管理能夠保持可持續發展。打造專門的檔案管理隊伍，對存在特殊性的檔案可以采取外包管理形式。人員管理則可以通過管理團隊方式完成，這樣有助于成本節約，并能夠精簡醫院管理結構，實現產業的優化升級。對我國醫療衛生事件發展和進步產生積極影響。我國醫療衛生事業的改革始終在進行，社會各領域均在不斷發展。醫療改革的同時，更應強化內部管理，檔案管理作為其中的重要部分，有效提升管理效率，可以改善行政管理能力。本研究提出合理化意見，目的是促進我國醫院辦公室檔案管理水平，提高醫療衛生事業發展。

三、結束語

綜上所述，進一步優化醫院辦公室檔案管理質量，提出針對性建議是適應當前社會發展需要的表現。醫院辦公室檔案管理建設需要更加具有信息化特征，內容也應當不斷完善。綜上所述，醫院辦公室檔案價值能夠在管理過程中發揮更大價值，因此，檔案管理工作應當從細節著手，只有這樣，才能夠確保醫院長久發展，為醫院經濟效益以及社會效益提升提供保障。

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