辦公室檔案管理工作規范化思考

蒙天池

【摘要】事業單位必須充分引入先進的信息技術，重視加強檔案信息化建設，推動檔案工作規范化管理，轉變傳統管理模式，組建完善的檔案信息化平臺，對各種檔案文件進行分類存儲以方便后期查詢、調閱與更新。本文在簡述檔案工作規范化管理問題的基礎上綜合探討如何發揮檔案信息化建設對檔案工作規范化管理的促進作用，希望能為檔案管理工作提供借鑒。

【關鍵詞】規范管理;檔案管理;辦公室

一、辦公室檔案規范化管理的重要性

（一）單位整體工作效率明顯提升。對企業而言，辦公室檔案管理工作對于企業的工作開展有著良好的促進作用，也是企業日常工作當中最重要的環節，因企業的工作性質以及崗位的特殊性，工作量是非常復雜且繁重的，經常會投入大量的財力以及物力，但是往往未達到理想的效果，因此，辦公室檔案管理規范化是極其必要的，在對其進行科學有效的改進工作之后，會為原來復雜的工作流程省去不少麻煩，且極大減少了許多不必要的消耗，對于檔案管理工作人員而言，減輕了繁瑣的工作內容，效率得到了相應的保障，同時，還促進了企業管理效率以及工作進度的提升，使公司的管理水平以及發展穩步提高。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質。檔案管理規范化工作在不斷落實過程中，企業也應當重視對于人才的培養，投入精力到人才的培養當中，加強工作人員對于檔案管理工作的認識，同時提升工作人員各方面的能力，實現檔案管理工作規范化。人才的能力和工作效率是成正比的，且兩者之間相互促進，相輔相成，而檔案工作的逐漸改變也會影響管理人員的工作方式以及效率，與之前傳統的人工操作管理模式不同的是，檔案管理規范化之后采用最新的互聯網技術，多數情況下，基本上已被電子計算機逐漸代替操作。隨著工作模式發生改變，新的工作環境當中，管理人員必須具備熟練的電腦操作技能，并應熟悉相關檔案管理軟件。管理人員的綜合素質以及能力也因為工作模式的改變而逐漸提高，而管理人員在工作能力提升的同時，個人價值也將有所體現。

（三）規范化管理方式的改變。隨著科技的不斷發展與進步，人們的生活發生了巨大的變化，信息社會的到來使得數據井噴式爆發與融合，且信息量日益龐大，因此傳統的管理模式顯然不適用于現代企業檔案管理工作，在科技逐漸普及的現代社會，企業應當順應時代潮流，借助目前高效的軟件對數據以及信息進行處理和儲存，將這些復雜的工作內容進行簡化。因此，計算機的相關軟件應用已經逐步走進辦公室日常檔案管理工作當中，管理人員可以充分利用計算機帶來的便捷，對檔案信息進行系統性的分類，再進行存儲和高效管理，在高科技應用的基礎上，極大豐富了企業的管理模式。

二、加強事業單位文書檔案規范化管理的策略

（一）加強檔案管理制度建設，明確檔案人員的職責。事業單位日常工作中各部門的職責繁多，涉及面較廣，事業單位檔案涵蓋了文書檔案、人事檔案、財務檔案、電子聲像檔案以及實物等各類檔案，其中還有設備檔案、科研檔案、基建檔案等。事業單位做好辦公室檔案管理工作需要嚴格執行檔案管理制度，使檔案管理能夠有據可行，有章可依，在制度上保證事業單位檔案工作程序化、規范化。在檔案的保管中，管理人員要保證檔案資源的安全性和完整性，使檔案資源發揮其應有的價值。

（二）強化辦公室檔案管理的保密工作。檔案管理人員在對辦公室文書檔案進行存儲以及保存的同時，務必按照我國相關的檔案管理制度規定，對事業單位重要文書檔案進行嚴格保密，管理人員不得私自進行復制、抄錄以及拍攝。檔案管理人員在確定檔案保密級別的同時，需要根據檔案文書的具體利用對象，對文書檔案的實際保密時間和保密范圍進行規范，與此同時，管理人員需要根據文書檔案的不同保密級別依次分類處理，這樣有助于確保檔案的安全。

（三）提高辦公室文書檔案管理信息化技術水平。運用信息技術是提高檔案管理水平和工作質量的主要途徑，信息技術的應用為檔案管理人員提供便利，文書整理、檔案管理等可以借助相應的輔助設備通過文字圖像等方式錄入存儲，使文書檔案更具有規范性，并且信息技術的應用也符合當前時代的發展，辦公室檔案管理信息化發展是事業單位進行改革提升的一個支點，良好的文書檔案服務于檔案資源的利用是一個重要的前提。另外，二維碼技術在檔案數字化、規范化管理中具有重要的作用，二維碼存儲的信息量大、成本低、容易制作，運用二維碼對檔案進行管理，可以使檔案以信息化的形式進行保存。二維碼運用于檔案管理中，只需要運用手機進行掃描，就可以讀出檔案所在的位置，方便對檔案資料的查閱。運用二維碼技術可以大大提高檔案管理的效率，有利于實現實體檔案的長期保存，從而提高檔案管理的水平。二維碼的運用打破了字符數的限制，可以運用二維碼記錄相關的摘要和目錄信息，還可以對檔案所在的排架位置進行定位，有助于節約檔案管理時間，便于查找相關的信息。

（四）提升檔案信息真實可靠性。在檔案管理工作規范化過程中，既要保障工作的效率，同時也要對檔案材料的真實性進行核查。規范化檔案管理并不是一味提升工作速度，而是提升整體的工作效率，從質量上發生改變。隨著信息時代的不斷發展，我們所接觸的數據越來越廣泛，且數量呈爆炸式增長，網絡上的許多信息存在一定的不確定性，因此，在檔案整理中，需要不斷降低檔案整理過程中的錯誤率。此外，企業應當進一步引導檔案管理人員建立良好的工作作風，增強工作的主動性，激勵工作人員以飽滿的熱情投入到工作當中，并且盡量與其他各個部門加強聯系，這樣做有利于第一時間掌握相關數據以及材料，并且大大提升了數據的真實性和可靠性。提高工作人員的責任感，對于工作應當做到一絲不茍，良好積極的心態對于有效開展工作至關重要。

三、總結

為了提升文書檔案工作水平，事業單位應對當前的檔案設備進行全面檢查，對一些陳舊的設備進行更換，并且注意計算機系統的實時更新，確保設備能夠滿足辦公室檔案管理的日常需要。同時調用監督能力較強的工作人員對辦公檔案管理工作以及日常財務檔案、檔案整理進行必要的監督和檢查。

【參考文獻】

[1]佚名.淺談辦公室檔案工作的規范化管理[J].農家參謀，2018，592（16）：237.

[2]李紅宙.辦公室檔案管理的規范化建設研究[J].辦公室業務，2016（11）：106.

[3]陳華瑜.新時期辦公室檔案管理規范化淺述[J].環球市場，2017（2）：26.