信息時(shí)代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新研究

姜霽純

【摘要】當(dāng)今信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作一定要本著創(chuàng)新的精神，結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)開(kāi)展研究。本文針對(duì)信息時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的問(wèn)題，提出順應(yīng)時(shí)代特點(diǎn)、更新檔案工作理念、創(chuàng)新工作方式、提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和提高從業(yè)人員素養(yǎng)等方面見(jiàn)解和實(shí)施策略，以求對(duì)檔案創(chuàng)新管理創(chuàng)新進(jìn)行有益的探討。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;檔案管理;辦公室檔案;工作創(chuàng)新

當(dāng)今信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的辦公室檔案工作顯然已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，改善檔案管理的方式方法、優(yōu)化檔案管理流程是每個(gè)政府機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位不可或缺的任務(wù)，檔案管理是否完善，在很大程度上決定了單位其他工作能否正常進(jìn)行。目前的檔案工作，難以與國(guó)家機(jī)關(guān)單位或企業(yè)高度智能化的辦公條件相匹配，所以，檔案管理工作中，一定要本著創(chuàng)新的精神，結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)大力開(kāi)展研究。針對(duì)信息時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的問(wèn)題，檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代特點(diǎn)，更新檔案工作理念、創(chuàng)新工作方式、提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和提高從業(yè)人員素養(yǎng)，以求對(duì)檔案創(chuàng)新管理做有益的探討，打開(kāi)辦公室檔案管理工作的新局面。

一、信息時(shí)代辦公室檔案管理工作亟待轉(zhuǎn)變

互聯(lián)網(wǎng)的普及，猶如一股勢(shì)不可擋的浪潮，推動(dòng)數(shù)字化和現(xiàn)代化的管理工作，檔案管理工作在信息時(shí)代的大潮中產(chǎn)生了許多變化。但是，各政府部門(mén)或企業(yè)單位的辦公檔案管理受自身工作條件和工作方向的限制，各種智能化的信息技術(shù)仍然難以有效地服務(wù)于本單位的工作，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作難以適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的需求，從而給本單位其他工作帶來(lái)不良影響。

（一）檔案管理信息建設(shè)不足。由于很多部門(mén)和單位對(duì)辦公檔案信息管理的重要性小認(rèn)識(shí)不足，檔案管理信息化技術(shù)的運(yùn)用沒(méi)能在更寬更深的層次得以推進(jìn)。一些地方雖然已開(kāi)始使用信息化的檔案管理，但管理設(shè)施仍是傳統(tǒng)的，檔案管理的信息化建設(shè)，往往存在空間不足、資金難以到位、難以統(tǒng)一規(guī)范和管理權(quán)限的問(wèn)題。這樣，一些部門(mén)和單位在信息建設(shè)領(lǐng)域方面的缺失司空見(jiàn)慣，信息技術(shù)無(wú)法在檔案管理工作中得到有效而全面的運(yùn)用。信息化技術(shù)的大背景之下，辦公室檔案管理難以制定統(tǒng)一的規(guī)劃，因此，信息智能化條件下的一體化管理成為奢望。

（二）傳統(tǒng)的工作方式無(wú)法滿足信息化時(shí)代的要求。傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)中，檔案管理往往只是對(duì)檔案材料的收集、分類和收藏，但檔案不是文物，顯然還有它的實(shí)用功能。工作人員在信息化檔案管理中，應(yīng)該適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思路，讓檔案資源服務(wù)于本單位，服務(wù)于大眾。

（三）信息化管理技術(shù)的落后。在辦公室檔案管理工作中，信息存檔和檔案管理仍然依靠工作人員進(jìn)行人工錄入、編輯，管理技術(shù)落后導(dǎo)致無(wú)法對(duì)檔案資料進(jìn)行高效的整理和歸檔，信息化管理的資料檢索功能更是無(wú)法發(fā)揮，信息化社會(huì)所要求的檔案服務(wù)功能無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)。

（四）信息化檔案管理人員素質(zhì)亟待提高。在傳統(tǒng)的思想觀念中，機(jī)關(guān)單位或企業(yè)的檔案管理工作是技術(shù)含量低的工作，往往由一些非骨干人員去完成，他們沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的檔案管理和信息技術(shù)培訓(xùn)，只限于運(yùn)用一些簡(jiǎn)單的軟件，一般也難以有進(jìn)修的機(jī)會(huì)。顯然，管理人員對(duì)檔案的處理能力不足。信息化檔案管理不是會(huì)錄入和保存文檔就能勝任的，還需要管理人員熟練使用專業(yè)的檔案管理軟件。

二、創(chuàng)新信息時(shí)代辦公室檔案管理的有效策略

（一）創(chuàng)新檔案管理工作的觀念。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化程度的加深，一方面，辦公室檔案管理人員應(yīng)適應(yīng)時(shí)代變化，敢于走出傳統(tǒng)的思想束縛，轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，增強(qiáng)職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，靈活多樣地開(kāi)展工作，打開(kāi)檔案管理工作的新局面;另一方面，單位主管部門(mén)也應(yīng)改變對(duì)檔案管理人員的偏見(jiàn)，充分重視檔案管理工作的價(jià)值，從源頭上引進(jìn)新型檔案管理人才，對(duì)已有的檔案管理人員，定期定量開(kāi)展職業(yè)培訓(xùn)和針對(duì)檔案管理的信息化技術(shù)培訓(xùn)。這樣，上下齊心，雙管齊下，信息化技術(shù)的有利因素才能真正推動(dòng)辦公室檔案工作走向新時(shí)代。

（二）創(chuàng)新檔案管理的工作方式。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在不科學(xué)、不合理的地方，比如，檔案排列的雜亂、缺乏條理，檔案丟失，這些都會(huì)嚴(yán)重地影響檔案信息的使用價(jià)值，甚至給部門(mén)帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。再如，工作人員對(duì)檔案沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范的登記，檔案后續(xù)的查找和使用效率將大受影響，管理工作常常處于被動(dòng)的狀態(tài)，不利于工作的開(kāi)展。在檔案管理過(guò)程中，工作人員要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，善于學(xué)習(xí)科學(xué)的檔案管理知識(shí)，研究解決問(wèn)題的新方法，有力地提高檔案管理工作效率。1.采用科學(xué)的方法，構(gòu)建檔案分類系統(tǒng)。面對(duì)資料的繁多和雜亂，管理人員歸類資料時(shí)，可以進(jìn)行大致分類，構(gòu)建出檔案總系統(tǒng)，總系統(tǒng)再分門(mén)別類，建構(gòu)一個(gè)個(gè)檔案子系統(tǒng)，這樣分類歸置，條目清晰，層次分明，利于管理。另外，也需要對(duì)檔案進(jìn)行備份處理，以防檔案丟失，給管理工作帶來(lái)負(fù)面影響，給部門(mén)的信譽(yù)或經(jīng)濟(jì)造成不必要的損失。2.強(qiáng)化管理秩序，構(gòu)建檔案登記系統(tǒng)。做好檔案的登記工作，是對(duì)檔案進(jìn)行管理的開(kāi)始。檔案管理人員應(yīng)該對(duì)接收的每一個(gè)檔案信息進(jìn)行仔細(xì)登記，構(gòu)建起檔案登記系統(tǒng)。一方面，便于接通查找系統(tǒng)，在實(shí)際運(yùn)作過(guò)程中，便于查找、調(diào)閱檔案，檔案管理工作的效率將大為提升;另一方面，強(qiáng)化管理秩序，減少不必要的重復(fù)工作，有效解決傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，以科學(xué)嚴(yán)密的邏輯系統(tǒng)來(lái)管理檔案，整個(gè)檔案管理工作將有條不紊、有效展開(kāi)。

（三）增強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。1.增強(qiáng)檔案管理工作服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。傳統(tǒng)的手工錄入和編輯資料的工作方式，工作效率低下，早已難以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代發(fā)展的需要。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)縱深化發(fā)展的今天，機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理工作服務(wù)意識(shí)，把信息化的技術(shù)服務(wù)于辦公室檔案管理工作，整合檔案資源，創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的創(chuàng)建，開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，能夠不受時(shí)空限制，高效地查找或調(diào)取有效信息，讓信息技術(shù)帶動(dòng)檔案管理工作飛速前進(jìn)。當(dāng)然，檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的創(chuàng)建和有效使用需要各單位和政府的共同努力，各單位和政府要建構(gòu)好自動(dòng)化辦公的大環(huán)境，推進(jìn)智能化網(wǎng)絡(luò)辦公方式，推動(dòng)辦公室檔案管理工作在信息化辦公的時(shí)代浪潮中前進(jìn)。2.循序漸進(jìn)，提高信息化檔案管理水平。檔案管理工作的信息化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不可操之過(guò)急。對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的整理，讓科學(xué)技術(shù)這只有力的“手”參與到檔案管理工作中來(lái)，為檔案管理工作打開(kāi)一片廣闊的天空。一方面，從檔案管理的實(shí)際出發(fā)，建立系統(tǒng)化的檔案資料庫(kù)，不斷優(yōu)化信息化檔案管理平臺(tái)，提高信息化檔案管理的水平;另一方面，在網(wǎng)絡(luò)化資源共享的時(shí)代背景之下，各類信息快速更新，但是，辦公室檔案管理人員無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)收集檔案信息，這時(shí)候，可以與其他部門(mén)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，建立檔案的共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)價(jià)值的最大化。當(dāng)然，檔案共享平臺(tái)的建立，也應(yīng)該重視服務(wù)受眾的反饋，讓信息鏈上下聯(lián)通，讓大眾反饋檔案管理工作問(wèn)題，監(jiān)督檔案管理工作有序展開(kāi)。3.保障檔案資料的信息安全。信息化的技術(shù)運(yùn)用確實(shí)極大推動(dòng)了檔案管理工作的開(kāi)展，打破了傳統(tǒng)檔案管理工作中諸多客觀條件的限制，極大提高了檔案管理工作的效率，但同時(shí)無(wú)可否認(rèn)，網(wǎng)絡(luò)信息化背景下的檔案資料管理，也面臨信息安全的風(fēng)險(xiǎn)。在網(wǎng)絡(luò)虛擬的空間中，各類檔案資料的泄露和遺失都存在風(fēng)險(xiǎn)。如果安全事故發(fā)生，檔案管理將陷入艱難境地，也會(huì)給相關(guān)的人員或部門(mén)造成各方面損失，所以，這是要極力避免的。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位在網(wǎng)絡(luò)化的辦公室檔案管理工作中要強(qiáng)化管理機(jī)制。一方面，保障檔案資料信息安全，避免檔案信息在網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程中受到侵犯，遭到泄漏，被不法分子所利用;另一方面，辦公室檔案管理部門(mén)在信息化的浪潮中開(kāi)展檔案管理工作要制定應(yīng)急預(yù)案，積極有效地應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。

（四）提高管理人員素養(yǎng)。1.提升職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的好壞直接影響工作質(zhì)量。因此，在信息化時(shí)代背景下，提高檔案管理人員素養(yǎng)是提高檔案管理工作的有效手段。因?yàn)橐磺袆?chuàng)新，需要通過(guò)人員去落實(shí)。主管部門(mén)需要定期檢驗(yàn)人員信息化管理技術(shù)。信息化的檔案管理工作無(wú)疑需要從業(yè)人員掌握計(jì)算機(jī)軟件的操作，從業(yè)人員要有時(shí)代的危機(jī)感，不能僅滿足于掌握簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作，而是結(jié)合自身工作的實(shí)際，跟上時(shí)代的步伐，積極主動(dòng)參與學(xué)習(xí)，提升自身職業(yè)素養(yǎng)。2.更新知識(shí)，轉(zhuǎn)變員工的管理觀念。信息化時(shí)代行業(yè)分工細(xì)化，辦公室檔案管理作為一項(xiàng)特殊的專業(yè)，肯定需要專業(yè)化的知識(shí)體系。所以，從業(yè)人員應(yīng)該通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，掌握信息化時(shí)代檔案管理的理論知識(shí)，并且運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理工作中。通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，員工熟練地掌握信息化的檔案管理技術(shù)，這在無(wú)形中提高了檔案管理的工作效率，而知識(shí)的更新和管理觀念的轉(zhuǎn)變更助推了從業(yè)人員專業(yè)化的成長(zhǎng)，兩相結(jié)合，一支良好的檔案管理工作隊(duì)伍將給整個(gè)檔案管理行業(yè)帶來(lái)美好愿景。

三、結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給辦公室檔案管理帶來(lái)前所未有的大好前景。各部門(mén)抓住時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理觀念，改善工作方式，有序地把科技應(yīng)用于辦公室檔案管理工作中，保障檔案資料的安全，提升從業(yè)隊(duì)伍的技術(shù)水平和專業(yè)素養(yǎng)，真正實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化和智能化，讓信息時(shí)代的檔案管理工作煥發(fā)勃勃生機(jī)，真正服務(wù)于部門(mén)，服務(wù)于大眾，服務(wù)于社會(huì)。

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