互聯網背景下高校秘書工作探析

謝蓮

【摘要】互聯網對社會的各行各業提供著更深層次、更便捷的發展，作為高校秘書工作者，應緊跟時代發展，不斷學習提高與互聯網相關的職業能力，才能使秘書工作呈現出效率高、節奏快、“零失誤”的新局面。

【關鍵詞】高校秘書;互聯網背景

伴隨著互聯網的誕生，“互聯網+”的各種衍生名詞也逐漸出現，許多職業與工作都需要依托于互聯網提供的平臺，而拘泥于傳統工作模式則有被取代的危機。諾基亞前任CEO約瑪·奧利拉在被微軟收購時說：我們并沒有做錯什么，但不知為什么，我們輸了。事實證明，要適應互聯網發展，才不會被時代淘汰。

一、互聯網背景下高校秘書工作的新方式

（一）互聯網使傳統辦公的模式發生了改變，辦公效率得到提高。傳統辦公模式中，公文流轉、傳遞方面全靠人力或借助傳統運輸工具;在公文保存、存檔等方面占據大量辦公空間。傳統的辦公方式使得秘書工作者辦公空間狹小、辦公環境混亂，忙于奔波于繁瑣的事務中，占用了較多的學習工作時間，無法釋放個人的創造力。同時，公文周轉過程中流程多、時間長，容易耽誤工作進度，辦公效率無法得到提升。而互聯網帶來的信息時代改變了傳統的文字處理技術，利用學校OA系統、辦公平臺、QQ、微信等新媒體平臺實現了公文快速、無損耗的流轉，可以在較短時間內將文件傳遞給相關單位及人員，方便了高校秘書工作，提高了辦文效率。

（二）互聯網對高校秘書工作提出了新要求，業務素養需要提升。高校秘書工作者需要對自身角色認知與工作方式有所改變，要及時調整自己的辦公模式以適應新技術的發展，要學習并具備熟練運用現代化辦公設備及互聯網技術的能力與素質。在熟練操作和使用電腦、智能手機、平板電腦、復印“一體機”等設備的同時，要借助于這些現代化辦公設備提升自身互聯網技術的應用能力，養成利用互聯網工作的方式。可以通過網絡設備開視頻會議，解決領導或部門人員在異地無法參會的情況;可以通過網絡云盤存儲資料，隨時通過互聯網調取查看相關內容;可以通過網絡軟件進行約車購票，節約時間成本方便快速出行。如果高校秘書工作者能夠合理使用互聯網，可以大量節約人力與時間，提高辦文辦會效率。

（三）互聯網為查閱獲取信息提供了新渠道，信息獲取方式更多樣。互聯網帶來的最大變化是信息，包括信息的流動和對信息的分析。以往采集的學校信息需要走訪學校相關部門及院系，工作量繁瑣復雜。現在借助互聯網可以搜集整理學校信息，要與其他單位建立一個信息工作體系，為領導提供預測性、時效性的信息，便于領導作出決策。比如校長辦公室聯系相關職能部門及院系的文秘成立學校信息工作小組，完善信息報送制度及信息工作評價機制，要求各單位建立自有的信息工作隊伍，并指定專人負責信息報送。同時，在海量閱讀已經不能適應工作任務繁重、工作節奏加快的形勢下，借助于互聯網可以幫助文秘工作者快速在網上查找信息。在大數據、云計算的背景下，只需要在搜索欄中輸入關鍵詞，互聯網就會通過計算篩選后，優先出現最匹配的內容。這需要高校文秘工作者保持在挖掘信息中的敏感性及洞察力，以便快速整理、提取有用信息。

（四）互聯網的豐富資源為寫作提供了新思維，公文成稿更容易。互聯網為資料搜集和檢索過程提供了極大便利，文件的創作、修改等方面由完全依靠秘書個人寫作能力轉變為電子化、信息化，極大節省了成稿時間。網絡上不乏公文寫作網站、公眾號等，這些平臺將發文范文、文稿架構、寫作素材、PPT模板進行分類整合。這些網絡資源無疑為我們開拓思維、完善知識結構、補充寫作素材，給我們謀篇布局提供了參考借鑒，進而為高效完成稿件提供了有利條件。在新時代高效率的文字要求和高強度的辦公要求下，互聯網使文字處理更加靈活，打破了以往空間地域的限制，也適度將秘書從辦公室解放出來，利用網絡隨時可以更改、修訂、補充內容，隨時隨地完成領導交辦的緊急任務。

二、互聯網背景下高校秘書工作的新問題

現在互聯網處于高速發展的時代，但正是由于它的高效便捷，往往會出現過度使用和過度依賴的情況。一方面，在寫材料時成為“天下文章一大抄”的“筆桿子”，在接到寫作任務后，就按照“關鍵詞搜索、相關語句下載、碎片化材料整合、適當改寫、調整公文格式、審閱校稿打印”流水線作業，往往這樣攢出來的稿件缺乏針對性與適用性，沒有新意與亮點，造成文章沒內涵、領導不滿意、受眾不愛看的尷尬局面;另一方面，由于互聯網具有資源豐富、需要的素材可以隨時查找的便利條件，有些秘書便不注重日常積累，一旦寫一些題材新穎、針對性和時效性強的稿件時，辦文工作難以繼續進行，形成“巧婦難為無米之炊”的窘態。

一些不法分子通常利用人們依賴互聯網的現狀，通過網絡散播病毒。2017年5月全球大范圍爆發的勒索病毒，導致30多萬名用戶電腦的幾乎所有文件被鎖定。若高校文秘的文件備份工作不及時或保密工作不到位，極易造成文件泄露、損壞、丟失的情況，這將嚴重影響學校工作的開展。

三、互聯網背景下高校秘書工作的新策略

（一）增強政治素養。在習近平新時代中國特色社會主義思想的引領下，高校秘書工作者要加強政治理論學習，時刻與黨中央保持高度一致，要增強政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識，要堅定理想信念，堅持用科學理論武裝頭腦、指導實踐、推進工作。高校中文秘工作者主體為“80后”“90后”，學歷層次高、思想觀念活、眼界視野廣，但同時在人生閱歷、實踐經驗、政治訓練方面相對不足，當面臨一些重大決策、重大考驗或寫一些高屋建瓴的稿件時，這個短板尤為凸顯。在新的歷史條件下，加強高校秘書工作者的政治理論學習更有現實針對性和緊迫性。高校秘書應主動了解國家和地方在高等教育建設和發展中的新方向、新舉措，站在學校全局的角度上分析問題、研究對策、提出建議。

（二）強化業務能力。高校秘書需要在傳統學習模式的基礎上，借助互聯網提升文秘工作者個人工作能力，做到業務精通，善于學習。公文寫作是高校秘書的看家本領，學會利用碎片化的時間閱讀，古人有三法，即馬上、枕上、廁上，在工作之余，高校文秘可以借助于微信、網絡、書籍、報紙、期刊等多種形式，每天都擠出時間學習。尤其是對于高校秘書工作者，可以借助學習強國、微信公眾號等平臺，學習國家的戰略部署、上級部門的文件要求、領導的決策指示。通過OA系統、校園網站等平臺了解本校情況和動態。同時在注重個人業務能力提升的同時，也要注重綜合素質的培養。紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行，在實踐中積累經驗，全面提升個人文字綜合能力和業務水平。還要處理好碎片化的知識積累與系統化的整合運用之間的關系，定期歸納整理總結還是很有必要的。

（三）發揮參謀助手作用。辦公室還有一個重要工作是發揮參謀作用，及時提出決策建議，并能把領導的決策化為具體意見。如果我們辦公室能夠綜合四面八方的情況，并進行分析，像國外“智囊團”那樣，經常提出一些重大的決策建議，就能為領導迅捷進行決策選擇提供便利。信息工作是領導決策的重要依據，信息如同領導的“耳目”。對內服務決策、指導基層;對外反映情況、樹立形象。要發揮好參謀助手作用，辦公室秘書必須發揮好“信息庫”的作用。高校文秘要具有信息獲取能力，保證有暢通快速的信息獲取媒介，并通過正確的信息獲取渠道豐富所需要的信息;要具有識別篩選能力，能夠過濾出有效信息，并通過理性思考對其進行深入分析;要具有信息組織與聯通的能力，須快速將無規律的信息整合或分組;要具有信息創造能力，在多種信息交互作用的基礎上，產生新信息的生長點，得出新的結論，從而創造新信息，達到收集信息的終極目的。高校文秘需要充分享用互聯網資源，為領導決策提供信息支持。要擅長收集并提煉有效信息，認真思考，總結觀點。謀領導之所謀，想領導之所想，為領導及時準確地提供切實可靠、具有可行性和可操作性的建議。

【參考文獻】

[1]李海艦，田躍新，李文杰.互聯網思維與傳統企業再造[J].中國工業經濟，2014（10）：135-146.