基于事業單位檔案信息化建設工作的分析

楊銘文

【摘要】事業單位的檔案管理人員首先需要具備信息化思維，以信息化建設作為檔案管理工作的載體，結合當前事業單位自身發展現狀，遵循發展規律，將信息化的實際作用充分發揮，以強化事業單位的檔案管理工作。同時事業單位檔案管理工作應不斷挖掘信息化的實際價值，不斷契合社會對事業單位的實際需要，做好事業單位檔案管理工作，進而促進事業單位的長遠發展。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;信息化;建設工作;分析

隨著我國經濟的不斷發展，信息技術的應用逐漸涉及各個行業，信息化建設應用到事業單位檔案管理中，使檔案管理更為智能化，由傳統的人工操作檔案管理模式轉變為如今的信息化檔案管理模式，加快了事業單位檔案管理的發展進程，使我國的事業單位檔案管理工作邁入嶄新的發展階段。因此，要將信息化建設充分應用到檔案管理中，發揮信息化建設的優勢，并將信息化建設的優勢合理應用，以提高檔案的收集與整理，方便了日后需要時開發與利用，將事業單位檔案管理的效能充分發揮，切實體現事業單位檔案管理的價值，使事業單位檔案管理變得更為高效，進而更好地推動事業單位檔案管理的信息化建設，使其發揮應有的效能。

一、信息化建設在事業單位檔案管理中的優勢

在當前時代，檔案管理工作作為事業單位綜合管理工作的重要組成部分，對于助力事業單位綜合發展起到至關重要的作用。因此，合理發揮檔案資源的重要作用，能為事業單位管理決策的制定提供有效的支持。當今時代，傳統檔案管理工作已經無法滿足事業單位檔案管理的發展需求，因此需要將信息技術的應用與事業單位檔案管理進行有效結合，進而推進檔案信息化建設，使事業單位檔案管理能符合當前時代的發展需求，為事業單位的可持續發展提供推動力。

（一）檔案更方便儲存。事業單位的檔案管理從傳統的人工管理，過渡到如今的信息化管理，檔案管理更加方便快捷。信息化建設使事業單位檔案載體發生了改變，將傳統的紙質檔案過渡到了如今的電子檔案，使檔案進入了全新的階段。當前情況下的檔案管理模式對比傳統的檔案管理模式，儲存更為方便，而且不會因為外在因素造成檔案的損壞或者丟失，傳統的檔案管理需占據大量的空間，而電子檔案則不需要占用較多的空間，可利用數據云進行檔案管理，進而使檔案更方便儲存，檔案保管方面更有優勢。

（二）檔案更方便利用。比較傳統的檔案利用方式，紙質檔案利用手續相對復雜，且查詢相對麻煩，檔案不集中，難以對檔案進行詳細劃分，因此在檔案利用時，很難第一時間找到需要利用的全部檔案，紙質檔案信息存在不精確的問題，難以一次充分發揮其真正的價值。而信息化檔案管理可以對檔案進行詳細劃分，信息精確、分類完整，查詢十分方便，在利用時只需在檔案庫中通過搜索關鍵詞就可以調取檔案，獲得檔案中需要的全部信息，使提取利用流程更為方便，解決了傳統檔案利用中的不足。

二、事業單位檔案信息化建設中存在的問題

（一）缺乏檔案管理意識。當前，管`理人員認為檔案管理是單純的資料保管工作，操作單一，沒有過多的技術性要求，檔案管理意識受到了嚴重的阻礙，使事業單位檔案管理缺乏足夠的資源支撐，嚴重影響了事業單位檔案管理的發展進程。

（二）檔案管理工作人員素質問題。部分事業單位檔案管理工作人員素質存在問題，且缺乏專業的信息技術，將自身的工作僅僅定義為檔案錄入與檔案保管，缺乏對檔案管理工作的深刻認知，在對檔案進行管理時無法掌握信息化管理方法，導致檔案管理技術相對匱乏，這樣的問題不利于檔案管理信息化的應用與未來發展。

（三）檔案管理中缺乏信息化基礎。在當前事業單位信息化檔案管理中必須要以相應的軟件設備與硬件設備作為支撐，當前部分事業單位仍然受諸多條件的限制，導致信息化檔案管理受到一定的影響，信息化檔案管理基礎不足，難以實現檔案信息化管理的確切落實，也使信息化檔案管理無法準確實施。

三、事業單位檔案管理信息化建設的具體應用

（一）重視檔案管理信息化建設。我國當前的發展離不開信息化建設，因此事業單位的管理人員應將信息化建設充分重視，將檔案管理信息化建設作為事業單位的重點工作，并將其列入事業單位當前的建設規劃中，將檔案管理信息化建設列為核心管理工作之一，完善檔案信息化管理意識，提高檔案管理信息化的應用。同時事業單位也應該加強對檔案管理信息化建設的投入，在資源方面給予支持，積極引進先進的技術與設備，建立良好的管理平臺，進而實現檔案信息化建設的有效管理。除此之外，在建設檔案管理信息化時要仔細檢查應用軟件設備與硬件設備的安全性和穩定性，確保檔案不會丟失，建立檔案信息化管理防衛工作平臺，使網絡應用更為安全。

（二）提升素質完善檔案管理信息化建設。由于事業單位的信息化管理建設是一項長期工作，是事業單位中的系統工程，也因此對事業單位檔案管理人員提出更高的要求和標準。事業單位應加強對檔案管理人員的培訓，并開展相關培訓課程，定期對相關工作人員培訓信息化知識，使檔案管理相關工作人員可以熟練掌握當前先進的信息化技術，豐富信息化知識，使自身素質能力更為全面，同時事業單位還應定期對檔案管理相關人員進行考核，全面評估檔案管理人員的綜合素質。

（三）以信息技術的應用提高服務意識。在當前事業單位檔案管理工作中，應結合信息時代基層事業單位發展過程中對檔案資源的利用提出新的要求，并將被動管理理念徹底轉變，借助對信息技術的應用將被動管理服務轉變為主動的檔案信息推送服務，進而將檔案管理人員服務的主動意識加強，使檔案管理人員能夠主動對各部分工作情況進行了解和分析，進而對檔案資源進行優化處理。同時，建立相應的檔案查詢平臺，并通過嚴格管理檔案資源的查詢和借閱，促進工作的順利開展，以此保證事業單位檔案的實際應用效果。此外，為了能夠提高主動服務意識，也可以針對檔案管理人員實施相應的職業道德教育和培訓，提高檔案管理人員的責任意識和主動服務意識，優化檔案管理信息化建設效果。

（四）檔案信息化建設基礎設施與管理標準完善。當前，事業單位檔案管理信息化建設離不開基礎設施。因此，為更好地推動事業單位檔案管理信息化建設，事業單位應加強基礎設施方面的建設，積極引進先進的信息化設備，將陳舊的設備淘汰，進而使檔案管理更符合事業單位自身需求。與此同時，檔案管理標準應與信息化結合，完善當前的管理標準，使檔案管理更有針對性，使其與當前時代統一，并建立相關的規章制度，嚴密監管檔案的保密性，確保檔案信息化建設的安全性與合理性，進而推動事業單位檔案信息化建設的發展。

四、結束語

隨著我國科技的日益進步，事業單位檔案管理也應與當前的趨勢同步。事業單位相關管理人員應重視檔案信息化建設，以更專業的模式完善當前事業單位檔案管理中的不足，規范當前檔案管理制度，使制度具有針對性，進而促進事業單位檔案管理效率提高。

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