提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

孫迎夏

【摘要】在新形勢下，事業單位充分利用信息技術開展檔案工作，可以全面提升檔案管理信息化水平，促使人工勞動強度減低，促使檔案管理質量和效率全面提升，為事業單位的科學決策和管理提供強有力的依據。特別是信息技術日新月異的發展下，衍生出各種先進檔案管理軟件，極大沖擊了事業單位傳統檔案管理模式，促使檔案管理朝著技術化、信息化方向發展。受多種因素的影響，當前的事業單位檔案管理信息化建設存在諸多問題。阻礙了事業單位檔案管理信息化建設的步伐。本文重點分析了事業單位檔案管理信息化管理存在的問題，并提出提升事業單位檔案管理信息化建設的方法。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;信息化

檔案作為人員信息和各種實踐活動的真實記錄，歷史性和真實性是檔案最顯著的特征，對于事業單位而言，檔案可以直接反映單位的發展歷程，同時在檔案中還蘊含自身發展過程中的經濟和社會發展情況。另外，檔案信息是社會的映射，同時也是一個單位和政府政策的參考依據。作為社會服務組織，事業單位檔案管理是至關重要的，在社會高速發展的同時，事業單位檔案管理壓力也在增加。現階段信息化是社會發展的大趨勢，事業單位為了管理好檔案資料，要堅持與時俱進，借助各種先進的信息化技術，實現檔案管理的信息化、數字化，助推事業單位穩健長遠發展。

一、當前事業單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理重視力度不足。眾所周知，在事業單位檔案管理中，檔案管理各項工作是否能夠有序開展，關鍵在于領導干部的重視程度。現階段，很大一部分事業單位領導干部沒有從思想意識上認識到檔案管理的重要性，缺乏完善健全的檔案管理制度。事業單位更多的是將人才培養作為工作的重點，忽視了檔案管理。檔案管理與事業單位職工的利益是息息相關的，檔案管理直接關系到整個單位的穩健長遠發展。因此，事業單位領導干部要從思想意識上重視檔案管理，做好檔案管理工作，為事業單位的可持續發展提供有效支持。

（二）缺乏專業檔案管理人員。檔案管理工作的質量和成效直接受檔案管理人員專業能力和綜合素養的影響，在當前事業單位中，由于不重視對檔案管理人員的培訓教育，加之在崗檔案管理人員通常是40-50歲之間，他們沒有接受過系統化、專業化的訓練，自然無法滿足信息時代檔案管理信息化建設的需要。另外，部分檔案管理人員在具體的檔案管理工作中，工作態度不認真，無法嚴格根據相關規章制度來開展工作，這樣檔案管理工作就缺乏規范性，存在諸多的不足和缺陷問題，導致檔案管理工作效率和質量受到嚴重影響，無法發揮應有的作用，無法為事業單位科學決策和管理提供強有力的依據。

（三）信息化建設缺乏規范。隨著信息化的深入推進，雖然有部分領導認識到了信息化建設的重要性，并投入了一定的人力和物力，但在具體建設過程中，檔案管理系統無法對其他部分的管理系統進行有效統一，適應性和系統兼容性比較差，無法實現檔案管理系統的統一，無法實現多種檔案信息的查詢和檢索。另外，由于事業檔案管理內容繁雜，工作流程較多，這樣一來，導致事業單位檔案管理信息建設存在規范統一的問題，導致事業單位檔案信息化、電子化、數字化進程受到制約，無法實現檔案資源的共享，同時也無法發揮檔案的利用價值。

（四）信息化水平有待提升。當前我們正處在信息時代，網絡已經普及到社會大眾的工作、學習以及生活中，檔案管理信息化水平得到進一步提升。但是縱觀整個事業單位檔案管理工作，還沒有實現全面信息化，在事業單位內部，部分重要檔案還是采用紙質管理方式來保管的，一旦檔案丟失或是損壞，將帶來無法估量的損失。此外，部分領導干部擔心單位重要檔案數據信息被不法分子和黑客攻擊，他們更加傾向于紙質檔案保管，阻礙了檔案管理的信息化進程。

二、新形勢下提升檔案管理信息化建設的方法

（一）重視檔案信息化建設，加大資金投入力度。事業單位檔案管理的有效性更多的在于領導干部的重視程度，為改變當前領導干部不重視的現象，在新形勢下，我們必須要提高領導干部對檔案管理的重視程度，將檔案管理工作作為重要工作內容來進行，特別是全面提升事業檔案管理內容的保密性問題。在檔案室內選擇適合的位置存放檔案，為確保檔案管理的全面性，還要做好檔案室門窗加固工作，最大化保障檔案信息安全。另外，還要購入各種先進的信息化設備，比如，計算機、掃描儀等，配置專業人員負責管理工作，做好登記工作，禁止外人的進入，同時定期加強對檔案管理人員的培養，促使檔案管理人員責任意識和專業能力提升。

（二）重視信息化人才培養，構建復合型的團隊。事業單位檔案信息化建設要求管理人員必須要具備檔案管理知識和服務等方面的知識，唯有如此，才能做好檔案管理工作，助推檔案管理信息化建設有序開展。基于此，事業單位一定要加強檔案管理人員的培訓力度和教育，積極引入檔案管理方面的專業人才，全面提升檔案管理隊伍專業水平。現階段，有部分檔案管理人員對計算機和其他檔案管理設備的應用不夠熟練，因此，事業單位必須要重點加強檔案管理人員計算機操作技能方面的培訓，幫助他們提高檔案管理信息化能力。

（三）規范檔案管理制度，提高檔案管理效率。當前，我們正處在信息化時代，檔案管理模式逐漸從傳統保護管理模式，轉變為檔案數據信息共享和全面利用方向。我們要想進一步發揮檔案信息數據的作用和效率，則需要立足于實際，構建科學完善的檔案管理制度，并且不能隨意修改，檔案管理人員在將信息錄入檔案時，一定要嚴格國家所制定的著錄原則、文字標識、方法以及格式等方面的要求來開展工作，如果檔案管理人員無法實現著錄的統一，則在后續的檔案檢索過程極易出現錯誤，導致檔案信息數據準確性使用和提取受到影響。管理人員在對檔案信息數據進行歸檔處理時，還必須要使用統一規范的數據庫軟件和硬件，同時還必須要對紙質檔案進行統一歸檔，從而更好地為事業單位內部檔案信息資源的共享提供便利，真正意義上實現檔案管理信息化。

（四）完善基礎設施建設，整合檔案信息資源。在新形勢下，要想全面推動檔案信息化建設，最關鍵的就是要進一步完善相關基礎設施，內部構建一支數字化檔案管理部門，在數字化，信息化檔案管理建設過中，配置專業檔案管理人員，進一步豐富檔案資源，充分利用各種先進檢索工具，全面提升事業檔案資源的利用率，促使檔案信息化水平全面提升。另外，事業單位檔案管理部門，還必須要立足于實際，選擇科學合理的方式來管理電子檔案。與此同時，事業單位還要投入大量的人力物力，進一步完善軟件和硬件設備，通過這樣的舉措，不斷完善和更新檔案管理系統，構建具有較強操作性的實施平臺。針對紙質檔案資料，可以通過電子化有效錄入電子系統，從而達到電子檔案資源和紙質檔案資料并存的目的，全面整合事業單位檔案信息資源，在此過程中，還要加強安全防護，定期殺毒，防止黑客的入侵，保障檔案的安全，通過上述這些舉措，全面助推檔案管理信息化建設，促使事業檔案管理質量和效率全面提升。

三、結語

總之，在新形勢下，事業單位檔案管理信息化建設是勢在必行的，因此，我們要認真分析事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題，針對性加強事業單位檔案管理信息化建設工作，助推事業單位的穩健長遠發展。

【參考文獻】

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