加強行政權力運行檔案管理的思考

孫朝霞

【摘要】行政權力運行檔案是國家檔案資源中的重要組成部分，是打造陽光政府的重要依據，同時在黨風廉政建設中也有著突出的作用。為此，需要強化對行政權力運行檔案的管理。文中，分析了行政權力運行檔案的價值，以及檔案管理中存在的問題，并探討了進一步強化管理的措施，為強化行政權力運行檔案管理提供借鑒。

【關鍵詞】行政權力運行檔案;檔案管理;檔案意識

2018年，在國務院第一次廉政工作會議上，李克強總理強調，要以廉政建設促進經濟社會持續健康發展，讓權力在陽光下運行，讓所有行政行為源頭可溯，過程可查，效果可評，責任可追。行政權力運行檔案真實、完整、準確地記錄了行政權力運行的全過程，是監督行政權力運行、實現行政權力運行全過程溯源的真實依據。因此，加強行政權力運行檔案管理就是加強對權力的監控，是防腐拒變、提升政府公信力的有力保證。

一、行政權力運行檔案的價值

行政權力運行檔案是指國家行政機關、法律法規授權的組織及依法受委托的組織在依法行使國家行政權力、服務與管理國家和社會事務過程中形成的有保存價值的歷史記錄。它是國家檔案資源的重要組成部分，是規范權力運行、提高行政效能、建設陽光政府的重要依據，在黨風廉政建設和反腐敗斗爭中有著極其重要的作用。

（一）行政權力運行檔案是行政權力規范運行的必要條件。行政權力運行檔案真實地記錄了行政機關行政權力的行使依據、行使權限、行使范圍，記錄了行政人員的職責分工、工作紀律、工作流程，公開透明、科學實用。完整、準確的行政權力運行檔案既有利于當前規范行政權力運行，約束行政人員的行為，也為日后依法追究提供了查考依據和憑證。對杜絕行政權力持有人濫用權力，避免權力“尋租”現象的發生起到了積極的作用。

（二）行政權力運行檔案是維護公民合法權益的關鍵。行政權力運行檔案可以回溯行政權力運行全過程，對行政權力持有人在執行工作程序、遵守工作流程等方面進行監管。利用行政權力運行檔案，可以對行政權力運行全過程進行細致篩查，找出腐敗風險點，發現出現問題的環節或部位，及時中止或處理侵權事件的發生，全面維護公民的合法權益。

（三）行政權力運行檔案是反腐倡廉建設的基礎。權力往往因為缺乏監督而被濫用，因沒有制約而走向腐敗。行政權力運行檔案對行政權力運行過程中每個程序、每個步驟加以記錄，留憑存證，能夠做到全程可回溯，全程有據可查，對行政權力起到制約和監督的作用，并為事后開展問責、懲處違法違規行為提供真實、準確的依據。對于形成不敢腐的懲戒機制、不能腐的防范機制、不易腐的保障機制具有重要意義，是反腐倡廉建設的基礎。

二、行政權力運行檔案管理存在的問題

（一）行政權力持有人檔案意識薄弱。行政權力運行檔案的形成者是行政權力持有人，行政權力運行檔案的齊全完整取決于行政權力持有人的檔案意識和責任心。而這兩項，正是目前部分行政權力持有人所缺乏的。重工作過程不重材料積累，重工作結果不重材料整理的現象普遍存在。檔案意識的薄弱，導致行政權力行使過程中應留存的文件材料極易散亂缺失。

（二）檔案缺乏集中統一管理。行政權力運行檔案缺乏集中統一管理的表現：一是個別行政權力持有人為了工作方便，不按時移交應歸檔的文件材料，致使行政權力運行檔案歸檔不及時、不齊全、不完整。二是有的單位把行政權力運行檔案分散到各個職能科室保管，造成誰形成誰單獨管理誰獨自利用的結果，沒有實行集中統一管理，違背了檔案管理的基本原則。

（三）檔案干部業務素質不高。近年來，雖然檔案從業人員的整體學歷水平有所提高，但仍是非檔案專業人員居多，檔案干部專業水平和業務能力達不到規范管理檔案的要求。比如在制定本單位《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的時候，無法準確把握行政權力運行檔案的歸檔范圍，不能準確界定應歸檔的行政權力運行檔案的保管期限。對行政權力運行檔案的歸檔時間、歸檔手續不清楚，收集和移交過于隨意，無法保證行政權力運行檔案的歸檔率和歸檔質量。更有一部分檔案人員，新知識的接受能力有限，對新形勢下檔案工作的新做法、新思路不能全盤接受，學習能力跟不上檔案事業發展的速度。

三、加強行政權力運行檔案管理的思路

（一）提高全員檔案意識，為行政權力運行檔案管理營造氛圍。一是要加強宣傳。規范行政權力運行檔案管理對規范行政權力運行、降低行政風險有著不可替代的作用，它既能保護人民群眾利益，也能保護機關工作人員的安全，一舉兩得。以此為切入點開展宣傳教育，增強機關全體工作人員做好行政權力運行檔案管理工作的自覺性、主動性和緊迫性。二是要推廣先進經驗。把行政權力運行檔案工作開展好、利用效果明顯的單位樹為典型向全社會推廣，把行政權力運行檔案管理工作中好的經驗做法總結出來向全機關推廣，以點帶面，點面結合，示范帶動，整體推進。三是要強化利用。加強行政權力運行檔案的利用工作，實現行政權力運行檔案價值的最大化，使其在經濟社會發揮更大的作用。并通過行政權力運行檔案作用的發揮，讓全社會更深刻地認識到加強行政權力運行檔案管理的意義，從而使行政權力運行檔案工作全面發展，取得明顯成效。

（二）建立健全制度機制，為行政權力運行檔案管理保駕護航。行政權力運行檔案管理是一項具有長期性、復雜性和艱巨性的工作，制度建設是重中之重，完善的制度體系是規范行政權力運行檔案管理的必要手段。一要調查研究，摸清底數。各單位要對本單位行政權力運行過程中產生的文件材料做到心中有數，按照國家檔案行政管理部門的相關要求界定本部門形成的檔案種類、內容和數量。二要完善制度，規范程序。完善各項規章制度，做到歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規定、保密有措施、管理有職責，使行政權力運行檔案管理的每個環節都有嚴格的程序規定，每個崗位都有具體的職責要求，實現檔案工作全面覆蓋，全程控制。三要監督考核，強化問責。實行檔案管理目標績效考核，將行政權力運行檔案管理納入行政權力運行制度建設考核體系中，作為評定工作績效的一項重要內容。對行政權力運行檔案管理不力的單位，要對其負有責任的領導人和直接責任人員進行問責。對有檔案管理違紀違法行為的個人要一查到底，決不姑息，并按照《檔案管理違紀違法行為處分規定》進行查處。打造長效管理機制，推動行政權力運行檔案管理水平不斷提升。

（三）創新思維轉變方式，促行政權力運行檔案管理取得實效。規范行政權力運行檔案管理最根本、最穩定、最有效的措施是常抓不懈，形成既管當前、又管長遠的長效機制。一要以執法檢查為手段，將行政權力運行檔案管理列為重要內容，深入開展檔案行政執法檢查，加大對檔案違法行為的查處力度，認真履行法律賦予檔案行政管理部門的職責，對存在問題的單位下發整改意見書，使違法違規行為得到及時糾正。二要以優質服務為保障，耐心指導，根據行政權力運行制度建設的需要調整工作重點和方向，用出色的服務為行政權力運行檔案管理工作的開展打好基礎、創造條件，為行政權力運行制度建設作貢獻。三要以高素質的人才隊伍為支撐，開展教育培訓，下大力氣抓好檔案隊伍建設，提高專兼職檔案人員工作能力和水平，拓展服務領域，全面提升服務能力，為行政權力運行檔案管理規范化、標準化、現代化做好人才儲備，更好地適應和服務于行政權力運行制度建設。