淺談科研院所辦公室服務水平

戴芳 湯洋 合思琦 郭映秋

【摘要】辦公室作為一個單位的窗口部門和樞紐部門，承擔著聯系各級部門，協助領導處理行政事務，協調整個單位之間的關系，保證各部門靈活、高效運作的重要任務，是單位的關鍵科室。本文以科研院所辦公室為研究對象，通過分析科研院所辦公室服務水平現狀及存在問題，針對問題提出提升辦公室服務水平現狀的高效方法和途徑，以期為促進科研院所高水平服務提供建議。

【關鍵詞】科研院所;辦公室;服務水平

一、科研院所辦公室服務水平

科研院所辦公室要參與政務、管理事務、搞好服務，有時事務纏身，經常性事務多，突擊性任務重，要做好辦公室工作，必須有較強的綜合素質，較高的服務水平。

習近平總書記到中辦視察工作時提出“五個堅持”的要求，即堅持絕對忠誠的政治品格、堅持高度自覺的大局意識、堅持極端負責的工作作風、堅持無怨無悔的奉獻精神、堅持廉潔自律的道德操守。他要求辦公室要不斷提升“三服務”水平：一要特別講忠誠;二要特別顧大局;三要特別敢擔當;四要特別能奉獻;五要特別守紀律。科研院所辦公室承擔著上情下達、下情上報、對內協調和對外交往的任務，是科研院所的重要樞紐，也是科研院所整個工作運行的重要組成部分。新形勢下，隨著信息技術和科技水平的提高，對科研院所辦公室工作的要求越來越嚴格，提高辦公室服務水平勢在必行。

二、科研院所辦公室服務現狀

科研院所是我國科研體系的重要組成部分，科研院所辦公室是科研院所的核心服務機構，新時期、新形勢對辦公室服務水平提出更高要求。但是，目前科研院所辦公室服務水平現狀并不樂觀，辦事積極性不夠高，缺乏過硬的業務能力，管理精細化程度不夠，面臨科技發展的形勢需要，科研院所辦公室存在諸多問題和不足。

（一）缺乏辦事的主動性。新形勢下，科研院所辦公室工作涉及范圍越來越廣，包含信息傳送、政務公開、檔案管理、協調綜合、協調把關等工作職能。作為綜合部門，平時事務繁雜，突發事件也較多，有時應接不暇，辦公室人員面對眼前事務容易按部就班、被動等待，對于領導未安排部署的工作缺乏主動思考，對工作滯后反映得多，預見性和前瞻性不強，參謀作用沒有充分發揮。

（二）缺乏過硬的業務能力。科研院所辦公室要參與政務、管理事務和搞好服務，做好辦公室工作需要較強的綜合素質：站起能說、坐下能寫、出去能干、進來能謀。但在辦公室的日常業務中，具備辦公室綜合業務能力的工作人員并不多。平時由于工作繁忙，瑣事較多，科研院所辦公室人員疲于處理繁雜事務，對各方面綜合能力的學習和提升不夠。此外，由于辦公室人員流動性較大，新員工往往缺乏工作經驗，業務技術不熟練，整體素質有待提升。

（三）管理精細化程度不夠。科研院所辦公室人員相對較少，工作人員通常兼職多項具體工作，要使每項工作都突出存在一定的困難。尤其在各行部辦公室更加明顯，各行部辦公室承擔職責較多、人手更為缺乏，很難將辦公室的“辦文”“辦事”有效結合起來。

（四）人員結構老齡化。科研院所屬于事業單位，行政管理部門的在編人員年齡老化、結構失衡。受編制等因素影響，單位為避免超編，消化超編的人員，多年未進入新的年輕員工，造成人員老齡化的情況。編制的剛性管理與經濟社會發展的現實需求已經不相適應，老齡化的人員結構也不適應新形勢下科研院所辦公室的管理需求。

（五）缺乏創新精神。科研工作需要創新，科研院所辦公室工作同樣需要注入活力，但目前的辦公室工作創新意識并不足，主要表現為缺乏有效的管理手段，對工作按部就班，多數時候為被動接受工作，滿足于完成任務，創新活力不足，缺乏創新意識，敢闖、敢拼的意識遠遠不夠。

三、改善科研院所辦公室服務水平的措施

（一）增強五個意識。1.增強大局意識。科研院所辦公室為所領導班子服務，無論是出謀劃策、貢獻智慧，還是報送信息、反映情況，無論是督查督辦、推動落實，還是統籌協調、搞好保障，都要以大局為先、以大局為重，緊緊圍繞大局、時時聚焦大局、處處服務大局，找準位置，發揮作用，確保為所領導科學決策、指導工作提供優質服務。2.增強發展意識。隨著科技和信息的不斷進步，科研院所應根據當前發展形勢做好信息儲備工作，圍繞所內不同的工作重點，提出新觀點、新思路、新辦法和新舉措，達到協助領導班子為所內發展和整體推進建言獻策的目的。3.增強協調意識。辦公室處于科研院所的中心樞紐位置，經常扮演統籌協調的關鍵角色。科研院所辦公室人員需要樹立協調意識，提高溝通協調能力，對內做好統籌安排工作，既能分工協作，又能總體一致;對外要當好關鍵位置的黏合劑，促進科室與科室之間的協調和聯絡，爭取各方面的支持和配合，確保任務圓滿完成。4.保密意識。科研院所辦公室處于單位的核心部門，也是信息的集中地，很多所內的一手信息都能匯集到辦公室，其中很多信息可能涉及所內機密或決策層尚未決定公開的信息，辦公室工作人員在為領導當參謀，提供決策信息的同時，需要具備嚴謹的保密意識。5.奉獻意識。甘于奉獻是共產黨人的崇高品質。當前，是深化體制改革的關鍵時期，科研院所辦公室各方面工作任務十分繁重，更需要發揚為黨為人民矢志不渝的奉獻精神，要把工作當成是一種修行，不斷提升內在驅動力，為院所發展貢獻自己的力量。

（二）提升業務能力。科研院所辦公室人員需要有較強的寫作能力，熟練掌握日常應用文體的寫作技巧，對辦公室日常收發文進行修改和把關;口頭表達能力和文字表達能力。是辦公人員必備的重要能力之一，辦公室人員需要有較強的表達能力，開口能總結自己的工作，出筆能寫出令人滿意的文章，具備較強的綜合業務能力。

（三）加強精細化管理。辦公室工作常常被形容為上面千條線，下面一根針。作為穿針引線的關鍵部門，相比其他部門，科研院所辦公室人員的工作量較大，任務較為繁雜和繁重，要做好辦公室工作，更需要加強辦公室精細化管理，把辦公室工作效能化、條理化，確保辦公室工作有序、高效進行。從完善工作制度、優化工作流程、明確崗位職責等方面抓起，轉變觀念，精益求精，進一步提高辦公室服務水平。辦公室工作沒有最好，只有更好。從事辦公室工作，要始終將精益求精、規范高效作為追求的目標，努力讓每件事體現出優質高效。

（四）加強人才隊伍建設。科研院所辦公室對人員素質的要求較高，全面的知識和熟練的業務能力是做好辦公室工作的前提和基礎，在用人方面不論資排輩，因人設崗，人盡其才。提高辦公室年輕化程度，培養辦公室精英成員，建立辦公室精英團隊，辦公室工作才能越來越出色，辦公室工作才能得到領導和廣大職工的認同。同時，堅持“以人為本”，激發辦公室員工活力，形成一股強大的凝聚力。

（五）加大工作創新力度。時代在進步，技術在更新。辦公室涉及的業務范圍較為廣泛，只有不斷學習新技術，更新新知識，才能跟上時代的步伐，勝任眼前的工作。辦公室工作必須與時俱進、開拓創新，在不同的時期要根據不同的情況，提出解決問題的不同辦法。如果我們單憑老方式、老辦法想問題、做工作，就參不到點子上，謀不到要害處，辦公室的工作就成了“馬后炮”。

四、結語

辦公室是科研院所的形象窗口，是承上啟下的樞紐橋梁。新形勢下的辦公室工作應該樹立開放的、創新的思維模式，全方位、多角度思考和解決問題，形成新的工作思路和工作方法。面對新形勢，立足崗位，有所作為，使辦公室工作保持較高的服務水平，始終充滿生機和活力。

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