高校檔案現代化管理中的問題及對策研究

李歡

摘 要：高校檔案，是高校發展過程中的教學、科研、人事、行政、財務和服務社會等社會實踐活動的一種記錄，是高校自身發展中的一種真實的記錄。隨著時代的發展，高校的檔案工作也向著檔案現代化的方向改變，比如加強檔案管理觀念的現代化、加強檔案管理設備的現代化、加強檔案管理人員素質的專業化、加強檔案管理工作的法制化、加強檔案管理方法的科學化等等。

關鍵詞：高校檔案;檔案管理;現代化;對策研究

1 引言

高校檔案，是高校發展過程中的教學、科研、人事、行政、財務和服務社會等社會實踐活動的一種記錄，是高校自身發展中的一種真實的記錄。隨著時代的發展，高校的檔案工作也向著檔案現代化的方向改變，具體表現為：新的檔案模式和新的檔案形成者不斷產生;電子檔案越來越多且形式多變;傳統的紙質檔案管理模式或者單機靜態檔案管理信息系統已不能滿足新形勢下的高校檔案的管理需要。目前我國高等教育事業快速發展，高等學校的辦學規模也在不斷擴大，從而高校檔案的館藏數量也在急劇增長，這為檔案管理工作帶來了很大的挑戰，所以要盡快實現高校檔案現代化管理，但在實現過程中不免出現一些問題，以下就高校檔案現代化管理過程中出現的問題做一些對策分析。

2 高校檔案現代化管理中存在的問題

1）檔案管理的現代化意識不強。檔案管理現代化運用了現代科學技術的方法以及原理，根據檔案工作在具體實施過程中的客觀規律，通過計劃、組織、協調、指揮、控制等具體的操作手段，科學、合理的規劃好檔案系統的物力資源、財力資源、人力資源等，實現高校檔案現代化管理的最小投入最大服務化。觀察實際情況，高校檔案現代化管理工作中，現代化意識不強，很多高校的檔案管理意識十分薄弱，對檔案管理工作認識不足，檔案資源的接收方式依舊停留在“被動接收”的觀念中，歸檔部門“交什么就保管什么、交多少就保管多少”，并且在管理方法上沿用以前傳統的紙質檔案管理模式。

2）檔案管理現代化人才不足。高校檔案管理現代化的實施是需要依賴具有現代化檔案管理專業知識的專業人才。觀察當前高校的檔案管理人員，有很多檔案管理人員缺乏現代化檔案管理的基本知識，并且年齡結構也欠合理性，導致高校的檔案管理工作依舊存在建檔、管檔、看檔的基礎工作之上。過去檔案的管理模式基本不變，高校檔案往往是“重藏輕用”，所以一直未出現過什么大的紕漏，這也導致檔案管理人員滿足于現狀，不愿意接受新鮮事物，導致了檔案現代化水平滯后、檔案管理現代化人才不足。

3）檔案管理設備和技術程度不高。高校檔案管理現代化需要運用很多現代化技術，包括安全與保密技術以及信息網絡技術，但是，很多高校在檔案管理工作中沒有很好的運用現代化技術。高校檔案館建立的檔案數據庫缺乏全面性、整體性、系統性，檔案管理的標準化程度低，檔案管理范圍規模小，檔案管理類型單一，無法滿足高校師生對于檔案的多種需求。高校的檔案信息無法實現資源共享，而且高校建成的檔案數據庫很少考慮檔案的信息安全，沒有采取有效的檔案保密措施以及檔案數據庫的信息安全管理措施，在與外界網站聯網時很有可能會遭受到安全事故發生[1]。究其原因，是高校的檔案管理意識不夠，導致高校檔案管理工作的資金投入不到位，相關管理部門缺少資金購買一些必須的現代化設備，加劇了現代化檔案管理專業知識系統的專業人才的引進困難現象，甚至導致專業人才流失。

4）高校檔案現代化管理基礎工作不完善。高校的檔案管理現代化的實現的前提需要，就是高校檔案現代化管理基礎工作的標準化、規范化。當前很多高校的大量檔案案卷的質量不合格，缺乏系統的檢索工具，許多相關部門的立卷、檢索、編目等，沒有按照國家檔案局制定的規范操作以及相關標準[2]，也沒有制定一系列管理檔案的規章制度。

3 加快高校檔案現代化管理的基本對策

1）加強檔案管理觀念的現代化。高校檔案管理現代化實現的前提，就是高校相關檔案管理人才的檔案管理觀念現代化。高校相關檔案管理人才需要迎合新時期的現代化管理模式，從傳統的檔案管理觀念中走出來，將高校檔案管理工作更融洽地融入學校的未來發展計劃中。促進檔案管理人才向現代化觀念的轉變，進一步提升檔案管理人才的綜合素質水平，加深其對檔案管理信息以及檔案管理知識的理解轉變，建立新時期現代化的檔案管理意識高校檔案。

2）加強檔案管理設備的現代化。加強檔案管理設備的現代化，需要從實現技術和設備的現代化下手，即實現檔案管理技術的自動化、檔案工作的網絡化、檔案信息的數字化[3]。檔案管理技術的自動化是高校檔案管理工作的重要關鍵，實現高校檔案管理技術的自動化，需要各個相關部門結合自身的實際檔案管理情況，從功能需求以及信息需求等多角度、多方面制定一套系統、全面、科學、合理的實施方案，選擇可操作性強的高校檔案管理系統，實現檔案管理技術的自動化。檔案工作的網絡化需要高校相關檔案管理人才依據國家相關的政策法規行事，落實好檔案資源的開發利用和共享工作的同時，做好高校檔案信息的保密工作。檔案信息的數字化是借助先進的科學技術，將以紙質為載體形式的傳統檔案信息以及以光盤、磁盤為載體的信息存儲淘汰，轉換為新型的機讀檔案以及檔案信息數字化，促進檔案管理設備的現代化。

3）加強檔案管理人員素質的專業化。在高校檔案現代化管理發展過程中，需要具有專業知識的檔案管理人員去實行。在檔案管理工作中，加強檔案管理人員素質的專業化十分重要，相關管理人員需要有針對性的培養出懂信息技術、懂專業知識、具有綜合工作能力的新型的高層次管理人才以及信息專業人才，為高校檔案現代化管理傳輸新鮮血液。檔案管理人員需要提高自身的專業素質水平，熟練掌握檔案管理的專業知識體系、檔案管理現代化的前沿知識以及計算機信息處理的各項技能。

4）加強檔案管理工作的法制化。建立健全高校檔案管理工作的法制管理系統，根據國家相關的《檔案法實施辦法》以及《中華人民共和國檔案法》中的相關規定，嚴格規范高校檔案管理的行為，保證高校檔案的保密性，按照審批權限進行[4]。提高高校檔案管理人員的法律意識，加強其對于相關的法規知識的學習，加大高校檔案管理的行政執法力度，健全的檔案管理的法制制度，落實獎罰分明的法制管理工作。

5）加強檔案管理方法的科學化。加強檔案管理方法的科學化有三個有效途徑：實行目標管理、建立明確的崗位責任制以及實行檔案工作標準化[5]。實行目標管理是根據高校檔案管理工作的總目標要求，制定不同部門的具體目標，并且在一定時間內達到定量要求。按照科學、系統、合理的原則，實行目標歸類管理，提高高校檔案管理工作效率。建立明確的崗位責任制，需要高校檔案管理現代化完善管理過程中需要的相關制度和規范，明確每個職位的責任范圍，落實每個工作人員的應盡義務，讓每一位檔案管理人員承擔自己工作責任。實行檔案工作標準化，深入研究國家出臺的《中華人民共和國檔案行業標準——檔案著錄規則》《電子文件歸檔及管理規范》等相關規定和要求，結合自身高校檔案管理工作的實際情況，制定適合高校的一系列工作標準。嚴格按照標準完善檔案管理工作，提高高校檔案管理工作的質量和效率，促進加強檔案管理方法的科學化。

4 總結

在實現高校檔案管理現代化的過程中，需要高校領導的重視和檔案管理工作人員的全力配合，結合自身高校檔案管理工作的實際情況，努力汲取優秀的高校檔案管理現代化觀念、技術、設備，重視傳統高校檔案管理工作的研究和改造。為了避免高校檔案管理工作出現低效、混亂的現象，高校檔案管理現代化還需要實施檔案管理方法的科學化與檔案管理工作的法制化，扎實做好高校檔案管理的基礎工作，為高校檔案管理現代化工作的開展提供有利條件。

參考文獻

[1]趙攀橋.高校檔案現代化管理中的問題及對策[J].西部素質教育，2017，3（15）：112.

[2]陳艷.高校檔案現代化管理中的問題與對策[J].科技創新導報，2011（36）：206-207.

[3]藺芳.淺析科技檔案現代化管理中存在的問題及對策[J].黑龍江史志，2011（07）：20-21.

[4]曹磊.檔案現代化管理中存在的問題與對策[J].黑河學刊，2006（04）：106-107.

[5]張凱茹，張學先.高校檔案管理現代化建設初探[J].科技情報開發與經濟，2010，20（05）：178-179.