新時期民政局如何更好地開展檔案管理工作

王曉燕

摘 要：民政局一直以來都是十分重要的政府機構，近年來，我國各類民政事務更加頻繁，對于民政局檔案管理工作的要求也越來越高。在新時期背景下，如果不能有效的開展民政局檔案工作，我們的服務質量就會大打折扣，工作效率也會越來越低。如何通過創新民政局檔案管理工作，進而提升整個民政局的工作質量，成為我們每一個人都要思考的問題。

關鍵詞：新時期;民政局;檔案管理工作

我們只有與時俱進，不斷的根據時代特色創造出和當今社會相匹配的民政局檔案管理方案，才能更好的執行各類政府職能。現階段，民政局檔案管理工作存在著一定的問題，例如：未建立一套完整的民政局檔案管理制度;相關民政局工作人員專業素質不高;民政局檔案管理設備落后等等問題。在筆者看來，相關民政局檔案管理負責人可以通過以下方式來提升我國民政局檔案管理工作的效率和質量，例如：建立和完善一套完整合理的民政局檔案管理制度;提升民政局工作人員專業素質;引進先進的民政局檔案管理設備等等方式。原有的制度與設備已經不能很好的滿足現階段我國社會發展對于檔案信息管理和保護的需求，我們只有與時俱進，根據實際情況完善已有的制度，才能更好的改善檔案信息管理系統。

1 民政局檔案管理工作現階段存在著的問題

各地民政局對于檔案管理工作的重視程度，可以極大的影響這一地區民政局對于檔案管理工作的順利開展。對于相關檔案管理的制度，專業人員的工作能力以及檔案管理設備的數量和性能，都會在很大程度上決定一個地區民政局檔案管理工作的質量和效率。

1.1 未建立一套完整的民政局檔案管理制度

如果不能建立起一套完整且有效的民政局檔案管理制度，相關的管理人員在開展檔案管理工作時就只能憑借自己的經驗和想法，這樣很容易造成每個地區民政局檔案管理工作質量的不均衡，也會在工作人員交班或者換屆時造成不必要的錯誤。檔案信息一直都是一個十分私密的信息文件，尤其是民政局的檔案信息，幾乎涉及每一位百姓的個人信息內容，一個完善的民政局檔案管理制度，可以更好地規范工作人員的管理操作，彌補制度漏洞，讓每一位工作人員都能夠各司其職。另一方面，有效的監督機制的缺乏，也使得一些地區的民政局檔案管理人員在工作時不負責任，不嚴格遵守單位的紀律，不能夠對檔案進行有效的歸納、整理以及保護。更有甚者，一些工作人員利用職務的便利，為了眼前一時的利益對檔案進行隨意的查閱，進而將信息透露給無關人員。

1.2 相關民政局工作人員專業素質不高

有很多民政局檔案管理人員在上崗之前并未進行專業知識的培訓和正規考核，認為檔案管理是一份十分簡單并且不需要任何技術含量的工作，因此，在日常的工作中，相關人員常常產生松懈的態度， 工作的效率也大大的降低。另一方面，如果沒有經過專業知識的培訓，工作人員會很難意識到檔案管理工作的重要性與意義所在。

1.3 民政局檔案管理設備不全和落后

現在很多地區的民政局在管理檔案時，采用的方式和設備依舊十分的老舊，這樣一來，就使得檔案的歸納整理工作十分的冗雜，大量的檔案數據的歸納與總結也會很容易出現錯誤。而且，在其他政府部門想要查閱相關的檔案時，需要花費很多的時間才能從大量的檔案中找到，延緩了政府部門辦事的效率。

2 民政局檔案管理工作改進策略

在意識到現階段我國民政局檔案管理工作中存在的不足之后，我們需要更加積極的建立和完善相應的民政局檔案管理制度，定期培訓和考核相關的專業人才，讓工作人員具備更多的檔案安全管理技能和意識，完善相應的技術設備數量，引進合適的現代化先進設備，讓民政局檔案管理工作更加的與時俱進。

2.1 建立和完善一套完整合理的民政局檔案管理制度

我們需要根據各個地區實際情況完善和建立相應的民政局檔案保護與管理制度，讓各個工作人員能夠在工作時真正做到有章可循，減少以往根據經驗和個人想法辦事的局面，減少民政局檔案管理工作的錯誤，提升該地區民政局檔案管理工作的質量，更好的為該地區人民服務。另一方面，民政局管理部門相關的監督機制也一定不能缺少，對相關工作人員的工作進行定期的檢查，對于那些認真整理、歸納、保護檔案信息的工作人員進行適當的表揚和鼓勵，對于那些不認真工作、不遵守檔案管理制度的工作人員給予及時的批評，讓他們能夠盡快的改正自身的問題。在過去的檔案管理工作中，很多流程都是僅僅流于形式，并未真正能夠將檔案管理工作落到實處。

2.2 提升民政局檔案管理工作人員專業素質

民政局在招聘相關的檔案管理人才之前，一定要對這些人才進行相關思想道德品質與檔案安全管理意識的考核，確保他們是真的能夠認真對待檔案管理這份看似簡單實則要求大量精力的工作。如果想要勝任民政局檔案管理這份工作，不僅需要工作人員具備扎實的基礎知識儲備，還需要有很強的動手實踐能力與足夠的耐心，能夠在大量的檔案中進行認真分辨、歸納與整理。與此同時，一定要加強對于檔案管理人員定期的工作考核，及時地發現他們工作中存在的不足之處，或者是之前并未發現的紕漏，盡快的解決和改善，既能防止更大錯誤的發生，也可以讓相關的工作人員樹立更多的憂患意識，在工作崗位上更加的認真負責。只有在平時把這些風險盡可能的規避掉，才不會造成更大的失誤。如果民政局檔案管理工作崗位上的工作人員不具備專業的素質，那么在后期的工作中就很不容易規避掉這些風險，在更新一些管理機制或者是設備時，也會需要更多的時間和精力來進行適應。

2.3 引進先進的民政局檔案管理設備

近年來，各行各業都在不斷的引進最先進的技術設備，以此來提升自身的工作效率，創造出更多的收益。民政局檔案系統也可以根據實際需求，在市場上尋找最合適的民政局檔案管理設備，通過電子信息化設備對檔案系統進行更好的收集、歸納以及整理。電子化先進設備的引入，不僅可以減少紙質檔案對于紙張的浪費，還可以更加快速準確的幫助工作人員查找相應的檔案信息，節省大量的時間。另一方面，電子信息化設備和民政局檔案管理系統的有機結合，也在很大程度上提高了檔案系統的信息安全性，更好的保障檔案信息內容。

3 結束語

簡而言之，如果民政局檔案信息管理系統想要更好的提升自身的工作效率，減少不必要錯誤的出現，相關負責人就需要盡快建立與完善相應的民政局檔案管理機制，提升在崗人員的工作勝任力，以及引入更加先進的檔案信息管理設備，讓整個檔案管理系統的運行更加的高效與流暢，進而提升我國各個地區民政局有關部門的辦事效率與服務質量。

參考文獻

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