新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革探討

劉慶平

摘 要：檔案作為事業(yè)單位日常工作的重要依據(jù)，其管理工作也是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。新形勢下，為滿足國家社會經(jīng)濟發(fā)展對事業(yè)單位工作日益提高的要求，需要事業(yè)單位不斷實現(xiàn)檔案管理工作模式的優(yōu)化與創(chuàng)新。本文首先分析了事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，之后闡述了新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的有效策略，發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用，提高事業(yè)單位管理工作的整體水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理;管理創(chuàng)新;服務(wù)模式改革

事業(yè)單位的檔案記載著單位成立以來的各種事項的開展過程，在事業(yè)單位各項工作的決策中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。新形勢下，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理人才能力不足、管理體制缺失以及管理模式相對單一和落后，已經(jīng)無法適應(yīng)時代和社會發(fā)展的需要。因此，事業(yè)單位需要全面落實檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的創(chuàng)新與改革，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能，有效提高事業(yè)單位內(nèi)部的工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)單位的健康發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1）缺乏對檔案管理工作的重視程度。長時間以來，事業(yè)單位始終將發(fā)展業(yè)務(wù)和服務(wù)工作作為單位工作的重點，認(rèn)為檔案管理工作并不能為單位直接創(chuàng)造經(jīng)濟與社會效益，因而缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識與重視程度。這種錯誤的觀念導(dǎo)致事業(yè)單位在檔案管理工作上的資金、人力和物力資源投入不足，造成檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以提升的局面。同時，單位內(nèi)部缺乏有效的檔案管理制度，并未明確規(guī)定檔案管理人員的崗位職責(zé)，導(dǎo)致檔案管理工作環(huán)節(jié)和流程缺乏合理性，極大降低了檔案管理服務(wù)工作的水平。

2）檔案管理人員的能力和素質(zhì)普遍偏低。事業(yè)單位內(nèi)部的檔案資料種類與數(shù)量較為繁雜，因此，單位的檔案管理工作具有較強的系統(tǒng)性和專業(yè)性，對于管理人員的能力提出了更高的要求。但根據(jù)對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作情況的調(diào)查結(jié)果來看，大部分單位的檔案管理人員年齡普遍較大，他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)知識與能力，且對待工作的態(tài)度與行為舉止散漫，缺乏責(zé)任心，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量較低。同時，檔案管理人員通常由其他崗位人員兼職完成，極大增加了人員的工作量，且這些兼職人員通常缺乏對檔案管理基本操作流程的了解，導(dǎo)致檔案的分類、整理與保存工作缺乏規(guī)范性與合理性。

3）檔案管理方式手段單一。受傳統(tǒng)管理思維的影響，當(dāng)前大部分事業(yè)單位的檔案管理工作仍然采用紙質(zhì)檔案管理方式，造成檔案資料經(jīng)常性的缺失，對事業(yè)單位的發(fā)展造成不利影響。事業(yè)單位在檔案管理工作上的投入不足，將現(xiàn)代化信息技術(shù)手段應(yīng)用在其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域，導(dǎo)致檔案管理的數(shù)字化程度較低，且缺乏專業(yè)的檔案管理硬件與軟件設(shè)施，不利于檔案管理服務(wù)水平的提升。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的有效策略

1）采用信息化手段豐富檔案服務(wù)內(nèi)容。隨著國家科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用給事業(yè)單位的各項管理工作提供了諸多便利。為實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新與升級，需要單位依據(jù)現(xiàn)代化信息時代發(fā)展的需求，采用現(xiàn)代信息化手段不斷豐富檔案服務(wù)的內(nèi)容，擴大檔案服務(wù)范疇。首先，管理人員需要依據(jù)事業(yè)單位發(fā)展的實際情況，制定完善的檔案管理工作計劃，明確各項環(huán)節(jié)具體采取的服務(wù)模式類型，并制定出服務(wù)模式實施的詳細(xì)計劃，保證檔案管理工作按照計劃全面落實。其次，管理人員需要建立專門的檔案管理服務(wù)工作網(wǎng)站和平臺，有效提高檔案管理服務(wù)工作的效率和質(zhì)量。該網(wǎng)站與平臺采用開放的形式為單位員工提供更加便利的服務(wù)，保證各階層員工能夠全面細(xì)致的查詢到所需要的檔案資料，提高檔案資料的利用率。此外，通過建立電子檔案管理體系，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行加工處理，能夠及時將新增的檔案信息進(jìn)行收集與整理，并利用互聯(lián)網(wǎng)的強大存儲能力，實現(xiàn)檔案資料的儲存與共享，提高檔案管理服務(wù)工作的數(shù)字化水平。

2）提高檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作作為事業(yè)單位內(nèi)部的基礎(chǔ)性管理工作，對于單位整體的管理水平具有至關(guān)重要的意義。管理人員的工作能力與職業(yè)素養(yǎng)對于檔案管理工作的效率和質(zhì)量產(chǎn)生著直接影響，因此，事業(yè)單位需要提高對管理人員的教育培訓(xùn)力度，全面提高檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。首先，單位需要設(shè)立專門的檔案管理工作部門，負(fù)責(zé)對單位所有檔案資料的收集、歸檔與整理工作，為單位其他工作人員對檔案資料的查詢與利用工作提供更大的便利。事業(yè)單位需要招聘更多專業(yè)的檔案管理人才，要求應(yīng)聘者不僅需要熟練掌握檔案管理專業(yè)理論知識和技能，還需要其具備較強的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作與運用能力，組建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊。同時，定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)教育培訓(xùn)工作，既要強化對檔案管理專業(yè)知識的學(xué)習(xí)力度，還要加強對管理人員的思想政治教育，提高他們的思想覺悟，引導(dǎo)其樹立正確的工作態(tài)度，明確自身的管理職責(zé)，保證檔案管理工作得到全面有效的實施。單位需要建立檔案管理的崗位制度，提高檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度，將檔案管理工作與員工的績效考核標(biāo)準(zhǔn)相掛鉤，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和主動性，對自身的行為進(jìn)行有效約束與管理，鼓勵員工不斷提高自身的學(xué)習(xí)能力，吸收與借鑒更多優(yōu)秀單位檔案管理工作的實踐經(jīng)驗，并結(jié)合事業(yè)單位工作的特點，有效提升檔案管理工作的合理性和有效性。

3）制定健全的檔案管理方法。傳統(tǒng)檔案管理方法與模式的單一在很大程度上降低了檔案資料的利用率，不利于檔案管理水平的提升，進(jìn)而制約了事業(yè)單位健康良性的發(fā)展。因此，單位一方面要制定健全的檔案管理方法，另一方面要不但強化檔案管理工作的執(zhí)行力度，以嚴(yán)格的規(guī)章制度約束管理人員的行為，有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。單位需要引導(dǎo)檔案管理人員樹立積極正確的檔案服務(wù)理念，以熱情的態(tài)度對待檔案管理工作，并利用現(xiàn)代化信息技術(shù)提高檔案管理工作水平。在此過程中，需要管理人員在日常工作中不斷優(yōu)化與完善檔案管理工作的流程，并按照人員、財務(wù)、經(jīng)營、活動、發(fā)展等方面內(nèi)容對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行分類，進(jìn)而有效提高檔案內(nèi)容的專業(yè)化程度，提高檔案管理的專業(yè)水準(zhǔn)。

4）完善檔案管理機制，提高檔案資料的利用率。事業(yè)單位通過建立完善的檔案管理機制，能夠有效提高檔案資料的利用率，同時保證檔案的安全性與完整性。由于事業(yè)單位采用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺運行的過程中，容易遭受惡意病毒軟件和不法分子的入侵，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料丟失問題。因此，單位需要不斷完善檔案管理機制，建立功能全面的檔案管理自動化系統(tǒng)，并提高系統(tǒng)對風(fēng)險的防御能力，避免檔案信息被竊取問題的發(fā)生。同時，不斷強化軟件的兼容性與系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性，確保檔案管理各環(huán)節(jié)工作順利開展。實現(xiàn)檔案管理自動化系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)功能的對接，擴大電子文件的檢索范圍，有效簡化了檔案檢索與借閱的流程，為事業(yè)單位工作效率的提升提供了有力的技術(shù)支持。

3 結(jié)語

檔案管理工作在提高事業(yè)單位整體的管理水平中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。當(dāng)前階段，由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)管理人員缺乏對檔案管理工作的重視程度，導(dǎo)致檔案管理人員的能力和素質(zhì)偏低，且管理方法和模式相對單一和落后。因此，新形勢下，事業(yè)單位需要不斷優(yōu)化與改進(jìn)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)的模式，提高管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，以制度為依據(jù)有效提高檔案管理工作的規(guī)范化程度，進(jìn)而有效促進(jìn)事業(yè)單位的繁榮發(fā)展。

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