加強和改進機關檔案收集工作的思考

肖靜

【摘要】機關檔案收集工作是檔案工作的起點，高質(zhì)量的機關檔案收集工作對檔案工作起著至關重要的作用。本文在對檔案收集工作的重要意義和現(xiàn)狀、原因進行分析研究的基礎上，提出加強和改進機關檔案收集工作的對策和建議，以期提升檔案收集的效果，增強檔案管理工作質(zhì)量。

【關鍵詞】檔案;收集;歸檔

檔案工作是維護歷史真實面貌、服務經(jīng)濟社會發(fā)展的一項重要事業(yè)。廣義的檔案工作包含著檔案事業(yè)管理和檔案資源管理這兩個職能不同而又密切相關的工作。檔案事業(yè)管理包括檔案管理以及檔案科研、教育、宣傳、法制、外事等工作。檔案資源管理是對各種形態(tài)的檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等。狹義的檔案工作主要指檔案資源管理。本文中所指的檔案工作是指狹義上的檔案工作。

一、檔案收集工作的概念

檔案收集工作就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關、部門、個人手中和散失在社會上的檔案，集中到各級各類檔案保管機構(gòu)進行科學管理。機關檔案收集工作，就是遵照歸檔制度，督促、指導機關各部門按照規(guī)范要求整理歸檔，把分散在機關各部門和個人手中的檔案集中到機關檔案部門統(tǒng)一保管。對于機關檔案部門工作人員來說，這項工作稱為檔案收集;對于機關其他部門工作人員來說，這項工作就是檔案歸檔。

二、做好檔案收集工作的重要意義

（一）檔案收集工作是整個檔案工作的基礎。檔案工作的具體內(nèi)容主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用和編研等。從檔案工作包含的內(nèi)容可以看出，檔案收集工作處于檔案工作的起點，如果沒有檔案收集，那么一切后續(xù)工作將無從談起，檔案工作將成為無本之木、無源之水。因此，檔案收集工作是整個檔案工作的基礎。

（二）檔案收集工作在整個檔案工作中發(fā)揮著深遠影響。檔案收集完成只是說明檔案工作的開展有了“物”的條件和基礎，但是，檔案收集工作的質(zhì)量，卻因為種種原因參差不齊。檔案收集工作質(zhì)量的高低，將在效率和質(zhì)量上直接影響檔案整體工作開展。檔案收集的齊全與否，最終將直接影響社會各方面對檔案的有效利用，對整個檔案工作將發(fā)揮深遠的影響。

（三）檔案收集工作是提升檔案工作質(zhì)量的重要抓手。檔案收集工作的質(zhì)量，很大程度上取決于各業(yè)務部門歸檔的質(zhì)量。檔案收集的過程，也是檔案工作部門宣傳檔案意識、普及檔案知識的重要契機。檔案部門工作人員可以通過有效利用檔案收集工作這一抓手，推動檔案工作整體質(zhì)量提升。

三、檔案收集工作存在的問題

近年來，隨著全社會檔案意識的不斷增強，在檔案部門工作人員的不懈努力下，檔案收集工作的質(zhì)量不斷提升，取得了長足進展，為檔案工作的開展乃至最終有效利用打下了堅實的基礎。但是，在實際工作中，檔案收集工作仍然存在一些問題，離檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的要求還有一定距離。

（一）業(yè)務部門歸檔問題。1.歸檔缺乏主動性。各業(yè)務部門普遍歸檔意識不強，把歸檔看作是檔案部門的硬性任務，沒有把“要我歸檔”變?yōu)椤拔乙獨w檔”。這樣容易導致部分部門該歸檔的文件、資料等久拖不歸，也可能造成一些零散文件、“賬外”文件、專門文件、重大活動文件等不能按規(guī)定及時歸檔，使歸檔文件不齊全、不完整。2.歸檔存在突擊性。在日常工作中，許多部門都把歸檔當作一時、一陣的事，存在應付心理，沒有養(yǎng)成平時收集的習慣，只在每年要求集中歸檔時，突擊性地搜集各種歸檔文件、資料等，容易造成錯漏。比如一些重大活動完成后不及時裝訂檔案資料，而是等到要歸檔時“臨時抱佛腳”，既影響歸檔效率又影響歸檔質(zhì)量。3.歸檔具有隨意性。歸檔的隨意性大，一些該歸檔的沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔了。對保管期限的把握不嚴謹，沒有經(jīng)過認真權衡把握檔案價值就確定保管期限。只注重文書檔案歸檔，而對音像檔案、實物檔案等其他形態(tài)的檔案則歸檔較少。

（二）檔案工作部門問題。1.檔案管理制度不完善。很多單位或部門雖然建立了相應的檔案管理制度，但并不健全。針對文書檔案提的要求多，對科技檔案、專門檔案相對忽視，尤其是音像檔案、電子檔案的收集歸檔沒有得到有效重視。對于哪些該歸檔、哪些不在歸檔范圍，操作性還有待增強。針對檔案工作的考核細則較少，甚至有的單位沒有將檔案工作納入年度績效考核內(nèi)容。2.檔案工作人員主觀能動性不強。檔案工作人員認為自己所從事的工作不被單位領導重視，在工作中處于消極態(tài)度，采取“坐、等、靠”的方式，日常工作、活動中產(chǎn)生的資料形成“你交我收、坐等上門”的封閉工作狀態(tài)，對其他部門主動跟蹤指導不多，常使一些有價值的資料失去收集的機會。

四、產(chǎn)生檔案收集問題的原因

（一）對檔案工作重要性認識不足。檔案工作與其他的業(yè)務工作不同，不顯山漏水，沒有轟轟烈烈的業(yè)績，只有默默無聞的工作。許多人沒有充分認識到檔案工作在服務單位和經(jīng)濟社會發(fā)展中發(fā)揮的重要作用，認為檔案工作沒做好也不會影響業(yè)績，做好了也不能出成績，尤其是一些業(yè)務工作任務比較重的部門，更是認為檔案工作會耽誤業(yè)務工作。因此，普遍存在重業(yè)務工作、輕檔案工作。? ? ? ? ? ? ? （下轉(zhuǎn)第117頁）（上接第115頁）

（二）檔案知識缺乏。沒有深入了解黨和國家關于檔案工作的有關規(guī)定，沒有精準把握《檔案法》的相關要求，認為檔案工作做得好與不好都是單位內(nèi)部的問題，可以協(xié)調(diào)一下，緩一緩、拖一拖不要緊，應付一下也沒什么問題。認為檔案工作是個簡單的工作，不需要學習太多的專業(yè)知識和技能，放松了檔案專業(yè)知識學習，致使工作能力不強。

（三）檔案工作責任落實不到位。許多單位沒有建立完善的檔案工作網(wǎng)絡，部門負責人沒有切實擔負起部門歸檔工作第一責任人職責，極少過問本部門歸檔工作，更談不上指導，歸檔工作幾乎就是部門檔案工作聯(lián)絡員一個人的事。

五、加強和改進機關檔案收集工作的對策

（一）加強宣傳，強化歸檔意識。思想是行動的先導。要做好機關檔案收集工作，首先要各業(yè)務部門牢固樹立強烈的歸檔意識。歸檔意識的提高，很大程度上要靠檔案宣傳工作來推動。要通過大力宣傳檔案在服務歷史、服務社會、服務經(jīng)濟、服務民生等方面的新經(jīng)驗、新舉措、新成績，以及宣傳《檔案法》及其他檔案規(guī)定規(guī)范，形成人人重視檔案工作的良好氛圍，提升檔案工作影響力。

（二）健全制度，全面壓實檔案收集工作責任。完善檔案收集工作考核細則，強化歸檔工作領導，明確歸檔工作責任，督促歸檔工作第一責任人和相關責任人認真履行職責。將檔案收集工作納入年終績效考核內(nèi)容。不斷總結(jié)檔案收集工作中出現(xiàn)的新問題，繼續(xù)完善檔案收集相關制度規(guī)范，增強制度的指導性和可操作性。

（三）加強隊伍建設，提高檔案收集工作技能和水平。一方面，針對檔案的歸檔、分類、檔案接收等工作規(guī)范以及實物檔案、照片檔案、檔案數(shù)字化工作的相關要求開展業(yè)務知識培訓，并組織學習《檔案法》及國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限歸檔》等有關檔案管理的法律法規(guī)，從源頭切實提高各部門檔案管理人員綜合素養(yǎng)，提升業(yè)務能力和專業(yè)水平;另一方面，提升檔案工作人員的職業(yè)自信，增強檔案工作人員的光榮感、責任感、使命感和成就感，鼓勵檔案工作人員參加各種專業(yè)知識培訓，深化檔案專業(yè)知識，提升檔案工作能力。

（四）創(chuàng)新收集方法，提高收集效果。改變被動式收集辦法，綜合采取日常收集、專題收集、集中收集、跟蹤收集等辦法。面對檔案管理信息化的新趨勢、新要求，不斷研究、探索建立信息化收集渠道，在確保檔案信息安全的前提下，使檔案收集更趨于便捷、高效、及時。

【參考文獻】

[1]黃志康.新編文書與檔案管理教程[M].湖南科學技術出版社，2007.

[2]劉莉.當前檔案收集工作存在的不足及對策研究[J].辦公室業(yè)務，2016.