高校檔案信息化服務(wù)探索

張麗平　張保芳

【摘要】在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化作為強(qiáng)大的引擎，在這一背景下，高校實(shí)施檔案工作，需要滿足檔案信息化建設(shè)的要求，而實(shí)施高校檔案信息化管理，還需要與教育發(fā)展水平實(shí)現(xiàn)共振。所以，本文就高校檔案信息化服務(wù)進(jìn)行探討，希望對(duì)今后高校檔案信息化建設(shè)有一定的借鑒價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案;信息化

高校檔案，作為學(xué)校歷史記錄與傳承的主要載體，其包含了教學(xué)、教研與管理等一系列的檔案資源，其本身也是對(duì)學(xué)校歷史沿革、文化傳承等方面的集中表現(xiàn)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代下，如何實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)，實(shí)施更好的信息化服務(wù)，成為當(dāng)前值得探討的一個(gè)課題。

一、高校檔案信息化建設(shè)的新變化

針對(duì)檔案信息化建設(shè)的分析，要求檔案能夠利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行管理，通過(guò)信息技術(shù)的合理利用，這樣就可以滿足現(xiàn)代化水平的全面提高，并且重新去思考檔案管理的有效方式，明確網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理與檔案服務(wù)對(duì)應(yīng)的方法與框架，這樣才能夠滿足檔案信息的社會(huì)化服務(wù)要求。作為高校檔案管理系統(tǒng)，還需要與教師管理系統(tǒng)、行政0A系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)相互的銜接，這樣才可以提供管理的數(shù)據(jù)參考。如：高校教師在評(píng)定職稱(chēng)、開(kāi)展教學(xué)和質(zhì)量評(píng)估、財(cái)務(wù)審計(jì)、學(xué)生評(píng)優(yōu)等環(huán)節(jié)，都可以提供大量的數(shù)據(jù)參考。所以高校的檔案信息高頻調(diào)閱，就可以滿足檔案信息的實(shí)際利用率。此外，通過(guò)教育部的評(píng)估，完善的高校檔案資料是開(kāi)展高校評(píng)估的基礎(chǔ)與支撐。評(píng)估專(zhuān)家針對(duì)高校評(píng)估主要是利用現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查、民主測(cè)評(píng)、訪談等進(jìn)行主觀的評(píng)估，但是其屬于表象與短暫的，很容易受到主觀影響以及時(shí)間方面的限制。另外，按照評(píng)估要求來(lái)準(zhǔn)備對(duì)應(yīng)的評(píng)估材料，而其需要檔案機(jī)構(gòu)的信息材料的整理與匯集，這一部分信息材料，相對(duì)于主觀評(píng)估，顯得更加客觀與全面。

二、高校檔案信息化建設(shè)的策略

在當(dāng)前的高校檔案信息化建設(shè)中，還需要落實(shí)下述幾個(gè)方面的建設(shè)策略要求，這樣才可以推動(dòng)高校檔案管理與信息化相互結(jié)合。具體而言，就是需要從宣傳、先進(jìn)技術(shù)使用、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、建章立制以及完善數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)幾個(gè)方面入手，最終滿足信息化建設(shè)需求。

（一）注重信息化建設(shè)宣傳工作。在高校檔案信息化建設(shè)中，高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工都應(yīng)該關(guān)注檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)器可以有序地開(kāi)展下去。實(shí)際上，針對(duì)高校檔案信息化建設(shè)，還需要從原本的手工作業(yè)逐漸朝著信息化管理的方向轉(zhuǎn)變，但是這不是一蹴而就的。作為高校，還需要做好信息化建設(shè)的宣傳，能夠引導(dǎo)教職工積極轉(zhuǎn)變自身對(duì)于檔案管理的理念，能夠基于開(kāi)放的形態(tài)來(lái)應(yīng)對(duì)檔案管理與信息化技術(shù)的相互融合。同時(shí)，高校領(lǐng)導(dǎo)也需要為高校的檔案信息化建設(shè)提供技術(shù)、人力與財(cái)力方面的支持，確保檔案信息化建設(shè)擁有足夠的資源支持，最終奠定良好的信息化建設(shè)基礎(chǔ)。在這一過(guò)程中，高校領(lǐng)導(dǎo)層需要基于頂層設(shè)計(jì)來(lái)完善對(duì)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，并且給予充分的指導(dǎo)，最終推動(dòng)檔案信息化的建設(shè)。

（二）善用先進(jìn)的檔案信息管理技術(shù)。經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，使得信息化管理技術(shù)得到持續(xù)提升，每一個(gè)行業(yè)都應(yīng)該在自身的發(fā)展之中融入先進(jìn)的科技發(fā)展成果。同時(shí)，針對(duì)高校檔案管理而言，還需要通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)的使用，確保其能夠融入高校的檔案管理中去，進(jìn)而推動(dòng)高校檔案信息化管理能夠結(jié)合工作的實(shí)際需求，緊跟時(shí)代發(fā)展，吸收先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)和模式，積極改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不合理之處，創(chuàng)建帶有高校特征，又能夠滿足社會(huì)發(fā)展的檔案信息化管理模式。高校檔案管理部門(mén)也需要注重人力、物力與財(cái)力方面的投入，能夠從根本上保障信息化管理。其中，對(duì)于高校實(shí)施檔案信息化慣例而言，還需要注重其監(jiān)控和權(quán)限管理。高校檔案信息化管理，對(duì)于信息資料本身的安全性要求較高，不能像圖書(shū)館一樣，能夠自由出入與訪問(wèn)。檔案管理系統(tǒng)還需要做好訪問(wèn)人員身份的驗(yàn)證，避免無(wú)關(guān)人員的訪問(wèn)。同時(shí)，建立防火墻，做好非法訪問(wèn)的防范，這樣有利于檔案信息系統(tǒng)資料隱私性和安全性的全面提高。

（三）落實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在高校檔案信息化建設(shè)中，完善基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)，能夠?yàn)闄n案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供充足的資金支持，這樣才能夠?yàn)榍捌诠ぷ骱秃罄m(xù)維護(hù)提供保障。與時(shí)俱進(jìn)，高校還需要推動(dòng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與檔案信息化管理的有效對(duì)接，在前期需求調(diào)研完善的基礎(chǔ)上，針對(duì)需求調(diào)研結(jié)構(gòu)來(lái)做好功能設(shè)計(jì)和模塊設(shè)計(jì)，這樣不僅可以確保高校基礎(chǔ)設(shè)施能夠滿足檔案信息化管理的需求，同時(shí)也可以避免過(guò)度投入、重復(fù)建設(shè)等傾向，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工程成本的有效控制。此外，針對(duì)檔案信息化管理還需要做好后期的維護(hù)，高校通過(guò)人才的培養(yǎng)與培訓(xùn)，再結(jié)合相關(guān)信息化設(shè)備管理專(zhuān)業(yè)工作人員的招聘來(lái)負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)的維護(hù)與管理，這樣就能夠?yàn)闄n案信息化管理提供正常的保障措施。

（四）建章立制，織密安全防控網(wǎng)絡(luò)。針對(duì)高校信息化檔案，其存儲(chǔ)介質(zhì)的脆弱性以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)潛在威脅是無(wú)法規(guī)避的問(wèn)題，還需要制定嚴(yán)格的規(guī)定，能夠針對(duì)儲(chǔ)存檔案信息的計(jì)算機(jī)除開(kāi)鏡像備份，還需要利用磁盤(pán)、光盤(pán)等工具來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存，確保檔案信息的安全性。努力提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，經(jīng)常性地開(kāi)展教育，讓其能夠了解檔案流失與泄密的嚴(yán)重后果。另外，在網(wǎng)絡(luò)流通中，也需要通過(guò)技術(shù)來(lái)增強(qiáng)檔案信息安全的保密處理，尤其是針對(duì)檔案管理人員，還需要做好計(jì)算機(jī)知識(shí)和設(shè)備維護(hù)知識(shí)的普及，如：定期查殺、更新防火墻，規(guī)避病毒的攻擊。高校檔案管理部門(mén)也需要結(jié)合對(duì)應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理制度和對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的完善處理，這樣才可以從最初的采集開(kāi)始，一直到傳輸?shù)娜^(guò)程都實(shí)現(xiàn)有章可循，最終為檔案信息化工作奠定科學(xué)、安全的基礎(chǔ)條件。

（五）合作共贏，完善數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)。數(shù)據(jù)庫(kù)作為網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的基礎(chǔ)，在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校檔案管理部門(mén)還需要通過(guò)檔案信息平臺(tái)的利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與各個(gè)高校內(nèi)部部門(mén)之間的相互連接，并且積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)與信息，最終實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的對(duì)應(yīng)檢索，不斷擴(kuò)大利用范圍和檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)個(gè)體服務(wù)朝著群體服務(wù)的有效轉(zhuǎn)化。另外，在高校之間，也應(yīng)該將各自為政的做法打破，本著“共同發(fā)展、資源共享”的基本原則，通過(guò)合作共贏的模式，最終來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息庫(kù)的建立健全，通過(guò)較少的人力與物力，推動(dòng)檔案信息朝著信息資源網(wǎng)絡(luò)化方向的發(fā)展，最終滿足高校檔案信息資源的合理傳遞、共享與交流處理，最終將檔案信息資源的價(jià)值完全發(fā)揮出來(lái)。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域與方面，信息技術(shù)都得到廣泛的應(yīng)用，并且經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，使得人們的生產(chǎn)與生活也受到較大的影響，這樣對(duì)于高校檔案管理帶來(lái)促進(jìn)作用的同時(shí)，難免會(huì)存在安全性的問(wèn)題。所以，高校檔案管理部門(mén)需要積極配合高校檔案信息化建設(shè)，能夠通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，最終建立完善的高校檔案管理制度，從而將高校檔案信息化管理水平提高，最終為學(xué)校的師生提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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