事業單位人事檔案管理信息化建設研究

劉紅春

【摘要】隨著事業單位的改革深入，事業單位逐步面臨著更大的壓力，在事業單位的改革過程中，人事檔案工作作為事業單位的基礎性工作，也迎來了較大的變革，因此，事業單位人事檔案管理逐步趨向信息化。本文主要探討了事業單位人事檔案管理工作的難題，并且對其信息化建設策略進行了分析。

【關鍵詞】事業單位;人事檔案管理;信息化建設

隨著信息技術的快速發展，社會各領域的工作中都逐步引入了信息技術，在事業單位的人事檔案管理工作中，通過引入信息化技術逐步實現了人事檔案管理的信息化建設，并且在為人事檔案管理工作帶來方便的同時，也帶來了巨大的挑戰，因此在人事檔案管理工作中，需要進一步推進其信息化建設，逐步克服信息化建設中存在的各種問題。

一、事業單位人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理工作是人事管理制度的重要基礎，事業單位的人事管理工作需要根據人事檔案開展，同時，人事檔案管理也是檔案管理工作的重要組成部分，相較于其他檔案管理工作，人事檔案工作負責組織內部成員的履歷、自傳、鑒定考核、政治面貌、入團入黨以及其他有關獎懲方面的內容，因此，儲備了組織內成員的個人信息，同時，在事業單位內部開展人事檔案管理工作可以有效督促事業單位員工加強自身的思想建設，同時激勵員工不斷加強自身的學習。此外，人事檔案內還錄入了員工的家庭情況、學歷、專業等基本履歷，同時，人事檔案與員工自身的福利待遇、工資待遇以及組織關系等各方面均有一定影響，對于員工的個人發展具有重要的影響。

二、事業單位人事檔案管理工作現存問題分析

（一）觀念及制度落后。對于事業單位而言，單位內部的檔案管理工作相對簡單，但是工作強度大，因此工作的重復性高，同時也導致檔案管理人員形成偏差認知，沒有認識到人事檔案管理工作對于事業單位員工的激勵作用，并且由于管理觀念落后，導致管理人員在管理的過程中已經形成了固有的管理模式而難以進行改變。在人事檔案管理工作的過程中，部分事業單位內部并沒有形成關于人事檔案管理的基礎場所，由于場所和基礎設施方面的不健全，導致人事檔案管理工作存在漏洞，尤其對于時間較長的人事檔案，由于早先沒有完善的人事檔案管理制度及其基礎設施，導致管理過程中遺留下了很多歷史問題。此外，部分事業單位內部存在辦公場所緊張的問題，因此，缺少保存人事檔案的場所，在人事檔案保存的過程中可能出現檔案資料損壞的情況，并且由于早先的人事檔案大多是紙質版檔案，需要人事檔案室滿足防火、防潮、防高溫、防蟲、防腐蝕要求，給人事檔案管理工作帶來一定難度。

（二）管理方式及管理體系建設落后。在當前的人事檔案管理工作中，大多數事業單位依舊采取傳統的管理方法，不但管理工作量大，同時導致管理效率低下。在傳統的管理方式中，管理工作主要是由“人”管而非由“技術”管，人事檔案管理工作無法實現現代化、信息化和動態化，而在實際的人事檔案管理工作中，人事檔案管理是持續性的、動態化的，每年都會面臨著新增內容和新增人員，而傳統的由“人”管的方式致使人事檔案更新效率極低，并且無法有效處理大量的人事檔案管理工作。此外，紙質化的人事檔案在管理過程中，也面臨著調取難、磨損高的問題，并不利于長期保存。在人事檔案管理工作中，部分事業單位內部并未形成完善的人事檔案管理體系，缺乏高素質的管理人員，在開展人事檔案管理工作的過程中，管理人員不僅僅需要進行一般的人事檔案管理，還需要具備相應的計算機技術和網絡技術，同時還需要具備相應的基本業務能力和基本政治素養，但是大多數事業單位普遍缺乏合適的人事檔案管理人員，便調用其他崗位上的工作人員從事檔案管理工作。此外，在事業單位內部沒有形成有關人事檔案管理工作的相關責任制度，導致一旦出現人事檔案管理問題，無法將責任落實到具體責任人身上。

三、事業單位人事檔案管理信息化建設的策略

（一）加強管理工作基礎設施建設。在人事檔案管理信息化建設過程中，必須建立現代化的管理設施，首先是人事檔案室的建設，人事檔案室必須達到國家的建設標準，同時注意

“九防”建設，同時引入現代化科學技術，利用高性能計算機，實現對人事檔案的科學化管理。在管理過程中，需要不斷提高管理工作的一體化和智能化水平，同時在人事檔案室內部建設相應的防火、防潮、防蟲、防腐蝕設施，從而為人事檔案的儲存與管理提供合適的環境，并且實現高效化的人事檔案管理。此外，在基礎設施建設的過程中，事業單位需要注意監控系統的建設，對人事檔案室實現全天候監控，從而確保人事檔案管理不受其他因素的影響。

（二）實現紙質材料信息化錄入。在人事檔案管理工作中，由于部分人事檔案的年份較早，因此這類人事檔案屬于紙質化檔案，在人事檔案管理中存在較大的難度，有必要對此類檔案進行信息化錄入處理。事業單位的人事檔案是單位內部重要的人事信息資源之一，因此，針對紙質化檔案，需要及早錄入信息系統，從而實現人事檔案的更新，并且有效提高人事檔案管理效率。在錄入過程中，部分檔案年代較早，因此錄入人員需要對相應的信息進行核準，確保人事檔案中的信息準確無誤，同時針對一些已經變更的人事信息進行修改，確保人事檔案的準確性。實現紙質化檔案的信息化錄入工作，可以形成電子檔案，并且方便存儲和調用，避免了重復查找的繁瑣工作。此外，信息化的電子檔案利于保存，并且可以進行相應的備份，既減少了紙張的使用，又避免了人事檔案的磨損，從而提高了人事檔案的保存期限。

（三）加強人事檔案管理制度建設。針對當前事業單位內部存在的人事檔案管理問題，事業單位需要加強人事檔案管理制度建設，首先需要變革人事檔案管理觀念，從觀念上認識到人事檔案管理的重要性，同時認識到人事檔案對于事業單位及單位員工成長的重要性。人事檔案管理人員必須適應現代化的檔案管理工作，不斷學習相應的信息技術應用能力，并且將其應用到人事檔案管理工作中。與此同時，事業單位在加強人事檔案管理制度建設的過程中，需要對人事檔案管理人員進行培訓和教育，使其掌握專業的信息技術，同時具備高度的責任心，能夠全身心投入到人事檔案管理工作中，認真履行人事檔案管理的相應職責，并且嚴格按照管理標準進行人事檔案管理工作的信息化建設。與此同時，事業單位需要建立健全有關人事檔案管理工作的權責機制，將人事檔案管理工作的責任落實到具體責任人身上，督促管理人員認真履責。

（四）加強信息安全建設。在信息時代推動人事檔案管理工作信息化建設的過程中，事業單位需要額外重視自身的信息安全建設，由于事業單位的人事檔案具有一定的機密性，并且部分事業單位內部的人事檔案還關系到國家安全，因此，事業單位在進行人事檔案管理信息化建設的過程中，必須將檔案信息安全放在首要位置，加強單位自身的網絡建設，在確保檔案信息真實性與有效性的基礎上，確保檔案信息的安全性。事業單位可以對機密性較高的檔案信息進行加密處理，并且設立專業的人事檔案信息化安全管理工作小組，負責人事檔案管理的安全工作，并且加強網絡技術的研發和應用，利用先進的技術手段提高人事檔案的保密性和安全性，做好相應的防火墻建設，從而推動人事檔案管理的信息化建設。

四、結語

隨著計算機網絡的發展，事業單位內部的人事檔案管理工作也逐步趨向信息化管理，因此，在管理過程中，必須確保人事檔案信息的有效性、真實性與安全性，認識到人事檔案管理工作的重要性，采取相應措施推動人事檔案管理工作的信息化建設。

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