檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策

李娜

【摘要】隨著社會的不斷發(fā)展，目前信息技術(shù)手段取得了較大的進步，在檔案管理工作中運用信息技術(shù)，能提升檔案管理工作的效率。現(xiàn)階段，雖然在檔案信息化建設(shè)過程中取得了一定的成效，但仍然存在著部分問題，本文針對這些問題提出相關(guān)的解決策略，從而保證檔案信息化建設(shè)獲得進一步發(fā)展，提高檔案信息管理的效率，保證檔案信息管理質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】檔案;信息化;問題;對策;探索

在信息化時代，我們必須要注重信息技術(shù)手段在檔案管理中的有效運用，改進當(dāng)前檔案管理中存在的各項問題，從而提高檔案管理效率，節(jié)約檔案管理的時間成本，這對于實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化來講至關(guān)重要。我們必須要了解檔案信息化建設(shè)的主要意義，立足于我國的信息化建設(shè)當(dāng)中存在的問題，從而針對性地提出相關(guān)的建議，提高我國檔案信息化建設(shè)水平。

一、檔案信息化建設(shè)的主要意義

檔案信息化建設(shè)是開展檔案工作的必然趨勢，有利于提高檔案管理效率，目前我國在進行檔案管理工作過程中，由于檔案管理效率極其低下，這對于我國檔案工作開展來講影響較大，因此我們必須要不斷改進檔案管理工作中存在的問題，強化檔案信息管理化水平，從而提高檔案管理效率。

（一）信息化建設(shè)有利于提高檔案工作的精確性。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是通過人力的方式來開展相關(guān)工作，但是由于檔案管理工作的內(nèi)容相對復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理水平較為低下，因此通過檔案信息化建設(shè)，一方面能夠簡化檔案管理工作的流程;另一方面能夠保證檔案管理工作的精確性和安全性，且有利于降低檔案管理工作人員的壓力，從而利于人們及時地尋找檔案中的信息。

（二）適合信息時代發(fā)展的需要。在信息化大背景下，我們必須要意識到信息技術(shù)的有效應(yīng)用能夠促進我國檔案信息管理的進一步發(fā)展，在新時代，檔案管理工作必須要注重信息技術(shù)手段的有效應(yīng)用，通過檔案信息化建設(shè)能夠滿足當(dāng)前我國信息化時代的發(fā)展要求，有利于進一步體現(xiàn)信息技術(shù)所發(fā)揮的重要作用，這對于提高我國檔案管理水平來講至關(guān)重要。

（三）整理電子文件的關(guān)鍵措施。在經(jīng)濟化發(fā)展的大背景下，當(dāng)前人們工作中出現(xiàn)的電子文件數(shù)量逐步增多，我們必須要通過電子文件來記錄相關(guān)的生產(chǎn)活動或社會活動，然而沿用傳統(tǒng)的人力資源管理模式不能達到預(yù)期的目標(biāo)，必須要注重檔案信息化建設(shè)，從而保證檔案信息管理的有效性。

（四）充分發(fā)揮檔案資源的作用。隨著社會的不斷發(fā)展，信息是社會運行的關(guān)鍵資源之一，重視檔案信息資源的有效利用，能夠推動國家的進一步發(fā)展。通過檔案信息化建設(shè)不僅能夠提高檔案管理工作的效率，也能夠保證檔案管理質(zhì)量，促進檔案資源作用的有效發(fā)揮。

二、我國檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案信息規(guī)劃并不健全。隨著對檔案信息化建設(shè)工作的不斷推動，現(xiàn)階段已經(jīng)取得了一定的成效，但是結(jié)合實踐發(fā)現(xiàn)，我國檔案信息化建設(shè)當(dāng)中仍然存在著部分弊端。例如，檔案信息規(guī)劃不健全，主要表現(xiàn)在對我國檔案信息化建設(shè)的過程中，各部門各自為政且分散，不能對檔案信息建設(shè)工作進行統(tǒng)一安排，無法提出檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵目標(biāo)。在遇到檔案信息建設(shè)問題時，只是隨機處理信息，并不能夠利用統(tǒng)一的管理準(zhǔn)則，這對推進檔案信息化建設(shè)來講具有較大的阻礙作用，導(dǎo)致我國信息化建設(shè)水平相對落后。

（二）對于檔案信息化建設(shè)資金投入相對不足。在信息化進行建設(shè)的過程中，常常通過檔案部門來進行撥款，且收入資源非常有限，導(dǎo)致我國的信息化建設(shè)過程中受到限制。因此，我們必須要注重檔案信息化建設(shè)當(dāng)中基礎(chǔ)設(shè)備的投入，在這些設(shè)備投入中需要的資金相對較多，但是我國大部分檔案信息管理部門資金投入相對較少，兩者之間存在不平衡性，使得檔案信息化建設(shè)存在較大的困難。

（三）檔案信息網(wǎng)站設(shè)計與管理相對落后。在開展檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案信息網(wǎng)站是非常關(guān)鍵的一個組成部分，但是由于我們對檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗不足以及重視程度相對較弱，導(dǎo)致在進行檔案信息網(wǎng)站建設(shè)和管理的過程中出現(xiàn)各種各樣的問題。例如，當(dāng)前檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的過程中網(wǎng)站頁面設(shè)計較為簡單，且內(nèi)容極其粗糙，在進行更新的過程中信息出現(xiàn)落后狀況，檔案管理不科學(xué)，人們在檢索相關(guān)信息時無法獲取有效的檔案信息。

（四）檔案基礎(chǔ)設(shè)施不能夠滿足檔案信息化建設(shè)的需要。在檔案信息化建設(shè)的過程中必須要運用較為先進的基礎(chǔ)設(shè)施才能夠保證檔案信息化建設(shè)工作的有序推進，然而結(jié)合目前實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國檔案管理部門的信息化設(shè)備相對來講較為落后，并不能夠滿足實際需要，因此在對檔案部門配置的過程中不符合檔案信息化建設(shè)的實際情況，阻礙了檔案信息化建設(shè)的步伐。

三、優(yōu)化檔案信息化建設(shè)的有效途徑

（一）重視檔案信息化建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃。在檔案信息化建設(shè)的過程中，由于當(dāng)前管理依然存在著各種弊端，因此我們必須要加強檔案信息化建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃，通過制定統(tǒng)一的建設(shè)規(guī)則及制度，從而保證檔案信息化工作建設(shè)的有序推進，相關(guān)部門必須要按照規(guī)范來進行管理，對檔案管理中的各項問題及時的協(xié)調(diào)，從而保證檔案信息工作的有效落實。

（二）重視檔案信息化建設(shè)資金的投入。在檔案信息化建設(shè)的過程中，資金是保障檔案信息化建設(shè)的主要因素之一，因此財政部門必須要重視相關(guān)資金的投入，通過政府之間的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)商，從而保證檔案信息化水平的提高。同時，我們要進一步擴大財政收入，從而在不斷籌集資金的前提下科學(xué)使用資金，減少設(shè)備維修等成本的投入，保證檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

（三）重視檔案信息網(wǎng)站水平的提高。在檔案信息化建設(shè)的過程中，我們必須要不斷地對檔案信息進一步整合，只有在不斷完善檔案信息網(wǎng)站的前提下才能夠保證信息的完整性。而檔案部門也要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重視程度，只有在及時更新網(wǎng)站信息的前提下并且加強與群眾之間生活的緊密連接，才能夠保證檔案網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容的有效推廣，讓群眾了解到檔案信息網(wǎng)站的水平。在網(wǎng)站建設(shè)完成后也要進一步地加強管理，對網(wǎng)站中的各種問題及時更新，做好網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)準(zhǔn)備工作，避免檔案信息丟失，從而提高檔案信息的利用效率。

（四）有效地提高檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的水平。目前，我國大部分檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施相對較為落后，因此我們必須要通過相關(guān)的手段來完善檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施，從而保證基礎(chǔ)設(shè)施發(fā)揮自身的作用，為檔案信息化建設(shè)做出一定的保障，滿足檔案信息化建設(shè)的實際要求，推動檔案信息化建設(shè)工作的有效開展。

四、小結(jié)

綜上所述，在我國社會發(fā)展的過程中，檔案是重要的信息資源，因此，我們必須要重視檔案信息資源所發(fā)揮的重要作用，對檔案信息化建設(shè)過程中存在的各項問題及時進行研究，針對性地提出相關(guān)的解決策略，保證檔案信息化建設(shè)效率的提高，從而為人們獲取大量信息提供方便，保證檔案信息的及時性和有效性，推動檔案管理工作的進一步發(fā)展。

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