檔案信息化建設的重要性及意義

呼艷萍

【摘要】企業(yè)檔案信息化建設是國家檔案信息化建設的重要組成部分。盡管現(xiàn)代信息和Internet技術(shù)給企業(yè)檔案管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，但它們也帶來了無限的機會。怎么樣把挑戰(zhàn)變成機遇，引領(lǐng)檔案事業(yè)走上現(xiàn)代發(fā)展道路，開創(chuàng)檔案信息資源管理新時代，是企業(yè)檔案管理人員面臨的主要問題。因此，對企業(yè)檔案信息化建設的重要性和意義要有必要研究。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;信息化建設;必要性

一、國家檔案信息化建設的重要組成部分

企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新和管理水平的提高是企業(yè)寶貴的信息資源財富。同時，各行各業(yè)的大小企業(yè)作為中國經(jīng)濟運行的基本單位，見證了中國經(jīng)濟的整個歷史過程——轉(zhuǎn)型（圖1）復興和崛起。基于此，企業(yè)檔案也不能排除在外，在中國經(jīng)濟發(fā)展方面，它是原始記錄之一，對國家記憶來說，也是不可或缺的。難能可貴的是，關(guān)于國家項目建設，很多公司積極參與，尤其是重大項目。之所以這樣，是因為在項目完成后，這些企業(yè)要在國家城市建設檔案館進行存檔，是國家檔案館的重要的財富載體，是國家檔案資源不可缺少的一部分。

（一）國家改革開放和現(xiàn)代化建設的客觀要求。人類的生產(chǎn)和生活越來越依賴于計算機和網(wǎng)絡。中國只能堅定不移地走信息力量之路，黨和國家也把信息化確定為國家戰(zhàn)略決策，并將信息化納入國家經(jīng)濟建設中。信息化建設的不斷開展，獲得了某些成果。只有在堅持走信息化的道路基礎(chǔ)之上，不斷地去對檔案資源結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，利用創(chuàng)新的手段，去對檔案信息系統(tǒng)不斷地完善，才能為社會現(xiàn)代化建設提供優(yōu)質(zhì)服務，促進我國的經(jīng)濟健康、快速地發(fā)展。

（二）國家檔案信息化建設的薄弱環(huán)節(jié)。在這一方面政策指導下——國家檔案信息化建設政策，全國各地對信息化方面的工作進行了實施。然而，由于存在著某些差異性，如地區(qū)不同導致全國檔案信息化在發(fā)展方面并不平衡。就從組織方面而言，企業(yè)的信息化方面的工作跟事業(yè)、機關(guān)相比，遠遠比它們落后，尤其是關(guān)于管理制度這一方面，信息化工作可以說是一個空白，因為很多企業(yè)沒有完善的管理制度。究其原因，主要是：1.缺乏資金。要進行檔案信息化建設，就要購買專業(yè)需要的硬件措施、軟件設備，這對企業(yè)無疑是很大的資金支出。特別是在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，檔案管理軟硬件系統(tǒng)的維護和更新是必然的，這就會導致不小的開支。而企業(yè)是以利益為目的的組織，以最小的投入創(chuàng)造最大的財富。正因如此，往往會再把剩余資本進行擴大再生產(chǎn)，旨在創(chuàng)造更多的財富，這就是企業(yè)檔案信息方面建設資金缺乏的原因之一。2.企業(yè)管理者對檔案信息化認識的偏差。在某些文件并存的狀況下——電子、紙質(zhì)，有一些企業(yè)領(lǐng)導就會認為，既然紙質(zhì)文件可以滿足管理的需求，那就沒必要對信息化進行什么建設。特別是當這些人知道關(guān)于這一方面的建設需要花不少錢的時候，他們會毫不猶豫地拒絕。但是他們忽視了在檔案信息化建設完成之后，往往會有無法預測管理方面的節(jié)約，就比如人、物、財力等方面。因此，對于信息化的自身，我們可以說，這就是一種創(chuàng)新工作，只有以高瞻遠矚的眼光看待信息的價值，才能理解和支持電子檔案管理，為檔案信息工作創(chuàng)造必要的條件（圖2）。

二、企業(yè)檔案信息化建設是企業(yè)信息資源規(guī)劃方面的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

信息時代到來，企業(yè)對信息資源的依賴越來越大，對信息資源的利用需求也在不斷擴大和深化。形式和渠道不同的信息資源在企業(yè)中日益形成。然而，如果缺乏某些統(tǒng)一的標準和進行有效的管理，導致這些資源基本上是離散的，使所謂“信息孤島”的形成。這是非常不科學的，對企業(yè)信息資源造成了很大的浪費。現(xiàn)在，有很多企業(yè)對于這個問題已經(jīng)有了新的認識。

（一）信息資源規(guī)劃是整合企業(yè)信息資源的有效途徑。社會在不斷進步，時代也在不斷地深入發(fā)展，人們在信息資源的認識方面，對它的重要性越來越清晰，領(lǐng)導更加重視信息資源規(guī)劃方面。即便是有一些企業(yè)對于這方面的問題都意識到了，但是卻不知道應該怎么樣對這個項目進行比較系統(tǒng)及有效的實施。對于解決這問題，企業(yè)信息資源進行詳細的規(guī)劃，也就是從企業(yè)的實際情況出發(fā)，對于信息需求要仔細進行分析，最大化支持信息技術(shù)對企業(yè)的生產(chǎn)、管理、物流和其他企業(yè)，讓企業(yè)的所有信息資源產(chǎn)生、收集和使用。整個反饋過程就是用于梳理和整合關(guān)于企業(yè)信息交換的橋梁，從而對于中間環(huán)節(jié)，能夠有效減少和縮短，旨在對信息資源的快通和共享得以實現(xiàn)。

（二）企業(yè)信息資源規(guī)劃的基本要求。其實質(zhì)是對當前先進的信息技術(shù)進行利用，能為企業(yè)信息資源搭建起一個統(tǒng)一的平臺，使企業(yè)內(nèi)部人、信息能夠有良好互動。那我們就可以說，信息資源規(guī)劃的基本要求——互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，信息資源規(guī)劃的核心和基礎(chǔ)——機讀信息和數(shù)據(jù)。而企業(yè)檔案作為企業(yè)的核心，所以它就是企業(yè)信息資源規(guī)劃的關(guān)鍵對象之一。為了對企業(yè)信息資源規(guī)劃更好地配合，檔案部門首要工作是對檔案信息化進行工作，數(shù)字化的紙質(zhì)檔案積累手工時代，計算機可讀形式的數(shù)字信息，然后使用強大的應用系統(tǒng)平臺的信息資源規(guī)劃數(shù)字化檔案資源。

（三）企業(yè)檔案信息化建設是最大限度地開發(fā)檔案信息資源的有效途徑。建設最大限度開發(fā)的兩方面是：一是就其管理目的來說，是對企業(yè)的歷史文化進行傳承，并對企業(yè)的發(fā)展進行見證。二是為生產(chǎn)建設、研發(fā)、管理等日常活動提供真實可靠的信息支持就會顯得尤其重要。這也是企業(yè)檔案對其自身價值的實現(xiàn)、完成使命的基本要求。為了提高企業(yè)檔案利用的效率，對于檔案工作人員，必須要對檔案信息資源進行有效的配置，是為了給企業(yè)檔案使用者，能夠提供科學、合理、高效的檔案利用途徑。作為日常工作信息和知識的首選，是吸引企業(yè)用戶將檔案資源以多種方式進行利用，才會給企業(yè)用戶的工作帶來幫助，就比如在設計、研發(fā)、管理等方面，能夠更好地證明企業(yè)檔案管理存在的意義。

三、結(jié)論

總之，在信息時代，信息技術(shù)在各行各業(yè)都得到了發(fā)展。企業(yè)檔案信息化建設和其他組織檔案信息化建設是我國檔案信息化建設的重要組成部分。符合現(xiàn)代用戶獲取更廣泛檔案信息的需要。企業(yè)檔案信息化建設仍將是未來研究的熱點問題。

【參考文獻】

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