智慧城市背景下企業檔案信息服務研究

侯怡夏

【摘要】隨著我國城市建設的不斷發展，“智慧城市”成為當前我國城市建設的目標，本文論述了“智慧城市”的特點和相關信息服務，為提高我國智慧城市的建設和檔案信息服務的優化進程，以智慧城市為基礎，在質量管理、基礎設施和有關人才隊伍組建等方面進行改進，提升檔案信息服務。

【關鍵詞】智慧檔案;智慧城市;檔案服務信息

就我國當前城市化建設的不斷發展來說，城市問題層出不窮，人口密度急劇升高、自然環境污染嚴重、城市交通堵塞等問題亟待解決，應運用當前科學的方法手段使城市綠色健康發展。隨著當前信息技術的不斷發展，因特網、云計算等現代信息技術大大加速智慧城市建設的進程。檔案對信息資源尤為重要，智慧城市的建設發展也需要智慧檔案的建設，良好的檔案信息服務為智慧城市建設中政治、經濟、文化等各個方面的發展提供保障。

一、智慧城市概述

（一）智慧城市概念。智慧城市是隨著城市發展提出的新概念，當前對于智慧城市的定義尚不明確，各個國家仍在不斷探索中。其中在2009年8月，IBM發布的《智慧城市白皮書》中提出的觀點最有代表性。它認為建立一個包含政府、公眾和企業的，以新技術、新工具為基礎的新城市生態系統是智慧城市的核心。歐盟委員會將智慧城市用六個維度進行定義，在

《歐盟智慧城市報告》中，將智慧城市定義為智慧經濟、智慧環境、智慧人群、智慧居住、智慧流動和智慧管理。綜上所述，智慧城市的建設應合理運用信息科技技術，對傳統城市發展方法進行改造優化。為使城市運行更加便捷有效，對城市實施智慧化管理，充分利用有限資源，實現建設綠色可持續發展城市的目標。

（二）智慧城市的內涵及特點。智慧城市的出現是人類發展的必然產物，是人類從農業時代轉為工業時代，最終走向信息智慧時代的標志。從狹義上來講，智慧城市即在城市向信息化發展過程中，社會中各行各業相互協同配合、數據共享，在城市建設中充分運用智能化現代信息技術，使城市高速發展。從廣義上來講，智慧城市是隨著城市建設發展產生的新型理念，是一種利用現代科技發展已有成果促進城市建設發展的新想法，智慧城市理念旨在建設全面協調的可持續發展城市。

二、以智慧城市建設為基礎構建企業檔案信息服務體系的重要性

（一）對轉變檔案信息服務思想具有較大意義。隨著智慧城市建設的不斷發展，企業檔案信息服務體系也在不斷改變。傳統的企業檔案信息服務思想消極刻板，將檔案信息服務作為枯燥的日常業務進行，不利于檔案信息服務體系的持續發展。目前企業檔案管理室應對服務質量和服務水平進行改進優化，滿足企業檔案使用者各方面日益增高的服務需求。因此要求企業檔案信息相關部門轉變傳統檔案信息服務思想，將使用者作為信息服務的核心，為使用者提供良好服務，滿足不同使用者各方面需求。當前智慧城市的不斷建設，為檔案信息服務思想的轉變提供良好基礎，運用云計算、互聯網等方式豐富企業檔案室的檔案信息資源，為檔案信息使用者提供精確答案，和良好服務。

（二）對豐富檔案信息服務內容具有較大意義。當前智慧城市理念廣泛應用，網絡發展十分迅速，快速增長的數據信息對檔案信息服務的改進優化尤為重要，利用豐富的檔案信息資源，將檔案信息服務部門的工作內容充分完善。對于企業檔案管理室的檔案信息資源儲存來說，在原本儲存于企業檔案室內資源的基礎上，與其他檔案室實現檔案資源共享，避免了單獨檔案室資源儲存不足的弊端，便于使用者快速、高效地查詢到所需信息。各個檔案室信息資源的融合為檔案信息服務的改進提供了基礎數據支持，豐富了相關檔案信息服務內容，能夠有效提高使用者滿意度。

（三）對完善檔案信息服務方式具有較大意義。傳統檔案信息服務模式屬于被動服務，服務方式較為簡潔，傳統服務方式多為企業檔案服務工作者根據使用者提出的需求，在檔案中進行查找并提供給用戶。隨著智慧城市的不斷建設，信息檔案服務部門應合理利用當前各類先進電子設備和信息技術，在優化服務質量、提高服務素質的同時，向其他系統更新信息資源，推送信息檔案，實現資源共享，優化服務效率。

三、運用智能城市理念構建企業檔案信息服務體系的具體措施

（一）落實一體化檔案管理。當前智能城市建設飛速發展，以現有數字化檔案管理系統為基礎的傳統企業檔案信息管理應向信息化建設發展。將檔案管理系統與企業信息平臺相銜接，對檔案收發、管理相關流程進行分塊處理，對于多種模塊信息數據的共享程度進一步提高。將不同來源的信息數據以及相關檔案資源利用管理效率大大提升。實行管理軟件對接時，將檔案管理系統進行優化，一體化信息管理平臺也需進一步改造，將有關電子文件管理的要求與辦公系統良好結合，簡化對電子文件完整的保存過程，實現高效率管理。隨著企業的持續運行，根據不同實際情況，應制定相應的企業檔案管理信息化建設規劃，進一步將企業知識管理系統與企業檔案數字庫相融合，在形成企業自身知識管理系統的過程中，對當前管理系統、數字檔案庫、信息反饋系統等進行優化，為企業檔案信息化建設奠定基礎，推動構建企業檔案信息服務體系的建設。

（二）規劃數字檔案資源建設工作。企業的數字檔案資源，對于企業的發展來說尤為重要，企業數字檔案資源在包含完整企業發展歷史數據的同時，也包含企業在整個發展過程中的各種數據信息資源。在對檔案進行數字化建設并向企業整體存量檔案時，應考慮當前企業檔案管理資源的利用狀況，在進行數字化建設時優先應用價值較高的檔案資源。為保障企業檔案信息資源的安全儲存，企業數字化檔案檢查過程應進一步優化，嚴格參照管理標準規范對企業數字化檔案進行檢查。在保障企業檔案信息資源數量的同時，檔案質量也應嚴格控制，企業數字化檔案庫中儲存的資源應具有極高的可利用性和可識別性。

（三）進一步提升檔案信息服務水平。隨著企業檔案信息服務體系的穩步建設，首先應對企業的數字檔案資源進行整合。合理運用當前先進的互聯網技術，整合相同類型或相關性較強的工程項目，并將其數字檔案進行歸類儲存，切實結合不同用戶對數字檔案資源應用的個性化需求，運用當前發達的科學技術對企業檔案數字資源進行深度開發利用，并建立專項檔案資源庫，方便對檔案資源進行高效查找。優化企業檔案信息服務方式對建設企業檔案信息服務體系尤為重要，運用當前發達的網絡信息技術，建設云服務等統一平臺，擺脫時間空間限制，為使用者在檔案資源庫中查詢資源提供極大便利。同時構建可視化平臺，采集工程項目完整階段的信息并進行全方位的展示，其中包括從工程項目立項開始到竣工結束整個過程。

四、結語

隨著當前智慧城市建設的不斷發展，對于文本挖掘技術進行優化，在尋找信息資源時運用智能檢索，實現智能化識別、抽取和分類;運用云計算，將各個資源庫的數據充分整合，在檔案服務方面實行遠程服務;運用移動通信技術，將移動通信網絡與檔案服務相結合，為使用者提供掌上服務。當前我國信息技術不斷發展，智慧城市檔案信息服務體系逐漸建立，檔案資源不斷豐富，未來智能化服務將在檔案信息服務中廣泛應用。

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