對醫院物資檔案管理工作的若干思考

郭鑫

摘要：隨著科技的發展以及醫院醫療水平的不斷進步，在醫院的診療活動中對醫院物資的消耗越來越大，醫院物資的種類和數量也在不斷的增加，因此加強醫院物資檔案的管理在醫院的經濟發展中就發揮了重要的作用，通過醫院的物資檔案管理能夠提升醫院物資管理的科學化水平，為醫院的經濟發展奠定良好的基礎。

關鍵詞：醫院;物資檔案;管理

醫院的物資包括了在醫院臨床診療活動使用的各種設備耗材以及醫院行政后勤科室消耗的各種材料。近年來隨著科學技術的發展和醫院醫療水平的不斷進步，醫院的各種物資使用無論是種類還是數量都得到了較快發展。尤其是現在隨著醫院患者人數的增多和新業務的開展，醫院的各種物資使用數量增長更快。在醫院的醫療活動中，很多物資比如一些醫用耗材直接或者間接的會應用到醫院的診療活動當中，因此對醫院的醫療安全和醫療質量起到了決定性的作用，一些重要的醫療耗材物資甚至會影響到患者的生命。因此醫院物資管理是否科學有效是確保醫院診療安全和穩定運行的前提。加強醫院物資檔案的科學化管理也是醫院管理工作的重要組成部分。物資檔案管理的有效性與否在醫院的運行中發揮的作用越來越重要。

一、強化醫院物資檔案管理的科學化

醫院的物資不同于其他單位的物資。醫院的物資是醫院開展醫療活動必須的材料，其中很多物資都關系到人民群眾的身體健康，因此在醫院選購一些物資產品時必須取得與該物資相關的檔案資料，包括該物資在國家食品藥品監督總局的注冊信息、物資的生產廠家的資質和相關的證明文件。醫院在物資采購中要對物資提供廠家的資格進行嚴格的審查，并將相關的檔案資料保存完整。醫院的物資檔案保存了醫院物資是否合格的重要依據，同時也包括了各種物資的生產條件、技術標準和產品性能參數等，這些都是物資檔案的必備材料。同時醫院的物資由于消耗較快，因此需要分批多次采購，而各種檔案資料有一定的有效時間，因此需要對物資檔案及時的進行更新處理。很多醫院的物資并不是由生產廠家直接發貨，而是由一些配送公司進行配送，因此醫院的物資檔案管理一定要強化對于物資供應商的檔案管理同時也要及時的協調供應商與配送商的動態管理。

二、科學地搜集和整理各種物資檔案信息

醫院要對各種物資檔案信息進行科學的搜集和整理，尤其是醫院的一些醫用耗材等。只有這樣才能不斷的促進醫院醫療技術水平的發展和醫院的進步。對于醫院一些新的物資引進必須查閱供貨商相關的資質條件，判斷物資的實用性、經濟性和適用性。進入醫院的一些醫療物資目錄中的新增產品必須由使用科室提出相應的申請，由醫務科或者院感部門審核物資的資質，經過其他相關部門的論證以及院領導的審批才能夠進行采購。這個過程中形成的物資檔案資料要嚴格的保存，作為醫院采購物資的重要依據。在醫院物資采購的過程中要科學的搜集各種物資檔案信息，包括一些物資的采購記錄、存儲和管理檔案等，物資的采購檔案主要包括一些物資的采購政策文件和采購的記錄。采購政策文件可以從國家衛健委、省衛健委或者是市衛健委下發的政策文件中找到。醫院要將這些采購文件作為重要的物資管理檔案進行保存。同時在醫院內部管理方面也要充分的利用物資檔案加強對物資產品的記錄入庫、使用、報廢以及毀損的情況登記，充分利用這些物資檔案加強醫院各個科室的成本管理，避免醫院資源的浪費。各種物資供應合同是醫院與供應商供貨的重要法律載體，在這些物資檔案中包括了醫院與供應商之間的合同承諾以及耗材清單，還包括了一些物資產品的規格和型號等，這些合同的搜集和整理要經過審計部門的審計，然后由院辦室統一對合同進行編號確認并加蓋騎縫章，然后才能夠存檔，方便今后物資檔案的查閱。

三、加強物資檔案的信息化管理

醫院的物資種類繁多，數量龐大，單純的依靠人工采用紙質版的物資檔案管理方式對各項物資進行管理，不但會浪費大量的人力物力，同時也無法提高檔案管理的效率。而電子物資檔案管理具有高效、便捷和經濟的特點，已經成為了現代醫院物資檔案管理的重要方法。尤其是通過采用HRP系統管理能夠將紙質物資檔案記錄文件全部實現電子化的操作。因此醫院一定要加強物資檔案的信息化建設步伐，不斷提高醫院物資檔案的管理效率。現在隨著醫院物資品種越來越多，越來越復雜，醫院的物資檔案管理人員一定要提升自身的專業素質，不但要具備物資檔案管理的專業經驗，同時也要具備一些醫學、醫療器械、計算機信息化等方面的知識。醫院要加強對于醫療耗材檔案的管理和培訓，建立專門的物資檔案管理制度，實行物資檔案的歸口管理。對于各種物資檔案的查詢、借閱要制定嚴格的制度。同時醫院也要對于物資檔案的管理建立一套科學化、規范化的標準體系，確保物資檔案收集、整理、保管和借閱的真實性、完整性和可靠性。醫院要根據不同的物質檔案制定相應的信息化歸類標準和電子編號規則，采用分級管理的方式對于物質檔案進行科學、合理的管理，充分利用信息化提升物資檔案的管理水平，解決物資檔案管理中的一些重點和難點問題。

四、結語

醫院的物資檔案記錄了醫院的各種物資信息，對醫院的醫療活動開展具有重要的作用。醫院一定要重視物資檔案的管理工作，提升醫院物資檔案管理的嚴謹性和科學性，為醫院的發展提供重要的參考資料。

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