淺談煤炭企業(yè)干部人事檔案信息化數(shù)據(jù)的完善與應(yīng)用

岑麗建

干部人事檔案的特點(diǎn)是信息量大，信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜，并對(duì)個(gè)人和單位均具有重要的意義。開(kāi)灤股份呂家坨礦業(yè)分公司非常重視干部人事檔案管理工作，它作為組織人事工作的重要組成部分，是干部選拔任用、人才合理配置工作的重要基礎(chǔ)。為適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，呂礦公司建立了人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，積極進(jìn)行干部人事檔案信息化數(shù)據(jù)的完善和利用，為干部人事決策和宏觀用人提供有力的信息依據(jù)。

一、干部人事檔案信息化數(shù)據(jù)建設(shè)的重要性

我礦公司檔案室現(xiàn)存人事檔案10135冊(cè)，其中干部檔案冊(cè)。在日常檔案管理中檔案利用頻率較高，涉及出生、參加工作及入黨時(shí)間，學(xué)歷、個(gè)人簡(jiǎn)歷、任免、職稱(chēng)等個(gè)人基本信息，因此利用信息化技術(shù)管理人事檔案，可以快速的獲取人事綜合信息，極大的提高了勞動(dòng)效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的動(dòng)態(tài)化和及時(shí)化。

二、干部人事檔案信息化數(shù)據(jù)完善和應(yīng)用

（一）人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)信息化數(shù)據(jù)的完善

（1）數(shù)據(jù)形成。借助人力資源工作平臺(tái)形成個(gè)人檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，組織全員填寫(xiě)家庭人員信息。（2）數(shù)據(jù)錄入。將干部人事檔案與人力資源數(shù)據(jù)核對(duì)，按照中組部下發(fā)的人事檔案核實(shí)要求核準(zhǔn)信息，最后形成個(gè)人人事檔案信息結(jié)論，逐卷錄入信息系統(tǒng)。（3）數(shù)據(jù)完善。將人事檔案信息錄入形成初步材料后，與本人核對(duì)，修改，補(bǔ)充紙質(zhì)檔案材料并再次更新電子信息，保證紙質(zhì)檔案材料與電子信息雙軌運(yùn)行。（4）數(shù)據(jù)應(yīng)用。核對(duì)準(zhǔn)確的人事檔案信息數(shù)據(jù)入人力資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)，更新個(gè)人全部信息。完成干部人事檔案信息數(shù)據(jù)入網(wǎng)及更替人力資源庫(kù)工作。

（二）人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)信息化數(shù)據(jù)的應(yīng)用

干部人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)信息化數(shù)據(jù)完善后，能大幅提高工作效率。系統(tǒng)投入使用后減少了紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，能有效地保護(hù)檔案原件。檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式，核實(shí)員工個(gè)人信息快捷方便。它的投入使用將為我公司人力資源管理、社保、黨建等工作提供有力保障

利用完成的干部人事檔案入網(wǎng)數(shù)據(jù)，人事檔案管理員借助登錄密碼登錄人事檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)后，可以隨時(shí)核實(shí)干部的出生、參加工作及入黨時(shí)間，學(xué)歷、個(gè)人簡(jiǎn)歷、任免、職稱(chēng)等個(gè)人基本信息。人事檔案管理員在核實(shí)個(gè)人信息，繼承公證提供材料，入黨人員外調(diào)等工作時(shí)幾秒就能完成檢索，極大的提高人事檔案管理工作效率。

因所有數(shù)據(jù)更替了人力資源平臺(tái)陳舊數(shù)據(jù)，人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員借助個(gè)人密碼登錄人力資源庫(kù)，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)分析處理時(shí)，保證了個(gè)人信息的準(zhǔn)確。

人事檔案的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)信息化數(shù)據(jù)建成，不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以記錄干部工資、職級(jí)、學(xué)歷、崗位變動(dòng)等動(dòng)態(tài)信息，一旦干部基本情況發(fā)生變化時(shí)，可以隨時(shí)準(zhǔn)確地將最新信息錄入微機(jī)，保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。人力資源部對(duì)干部在進(jìn)行提職考察，職稱(chēng)申報(bào)評(píng)聘等工作時(shí)，保證了數(shù)據(jù)檢索及時(shí)準(zhǔn)確，與人事檔案基本信息一致。

三、干部人事檔案信息化建設(shè)的總體優(yōu)勢(shì)

（一）有利于紙質(zhì)人事檔案的保護(hù)

紙質(zhì)人事檔案是最原始的證據(jù)材料，它具有非常權(quán)威的客觀性，在實(shí)際工作中，經(jīng)常要查詢(xún)有關(guān)人員的信息，紙質(zhì)檔案容易受到損壞，檔案管理的重點(diǎn)就是對(duì)紙質(zhì)檔案的有效保護(hù)，所以信息化技術(shù)后，人員的信息都可以從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取，有利于紙質(zhì)人事檔案的保護(hù)。

（二）避免重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率

實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息化后，加快推動(dòng)了人事檔案在局域網(wǎng)內(nèi)部信息共享的實(shí)現(xiàn)，這樣有效的避免了各部門(mén)相同信息的重復(fù)輸入，人事信息數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，保證了信息的時(shí)效性和正確性，也有利于工作效率得提高。同時(shí)管理人員有充足的時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)開(kāi)拓創(chuàng)新，有利于檔案管理員業(yè)務(wù)水平的提高。

（三）為領(lǐng)導(dǎo)選人用人提供服務(wù)

人事檔案的一個(gè)重要作用是干部的選拔任用，管理好人事檔案有利于組織人事部門(mén)“選人用人”，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，上級(jí)組織人事部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)考察各級(jí)干部的工作情況將變得直觀快捷，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)考核現(xiàn)職干部起到了無(wú)法估量的作用，有效地提高干部人事檔案信息的利用和使用價(jià)值，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。

通過(guò)以上分析可以看出，呂礦公司通過(guò)局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案電子化信息化不僅可以在人事檔案管理日常業(yè)務(wù)中應(yīng)用，提高管理效率，又能滿足人力資源數(shù)據(jù)分析及人力資源開(kāi)發(fā)工作的需要，具有很強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值。加快人事檔案信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來(lái)改善和優(yōu)化人事檔案管理的模式，從而更好的推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)。

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