提升縣級綜合檔案館服務能力的思考

文/全 莉

縣級綜合檔案館是收集、保管縣委、縣政府及其縣級各部門檔案的文化事業機構。承擔著檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心、愛國主義教育基地功能的發揮。如何使檔案館的工作引起社會公眾的關注，更好地發揮出檔案館服務功能，是檔案部門和檔案工作者必須思考的一個問題。本文就如何提升綜合檔案館服務能力提出了自己的見解，希望對提升縣級綜合檔案館服務能力起到借鑒作用

縣級綜合檔案館是國家檔案事業的基礎，是利用檔案資源服務當地經濟社會發展的前沿陣地。縣級綜合檔案館保管著縣、鎮兩級黨政機關和企事業單位的檔案資料，是縣、鎮兩級開展各項工作活動的真實記錄。其內容與人民群眾的生產和生活有著千絲萬縷的聯系。收集好、管理好、利用好縣級檔案資源，是服務好基層社會各項工作正常運轉的重頭戲，提升縣級綜合檔案館的服務能力是演好這場重頭戲的重要舉措。

一、縣級綜合檔案館服務能力的現狀和存在問題

目前，縣級綜合檔案館的服務能力確實不容樂觀，由于服務水平和能力的參差不齊，很難適應形勢發展的需求，不能很好地滿足和服務于當地經濟社會的發展的需要。其存在的問題主要表現在：一是檔案接收不及時。有不少縣區因財政困難、資金匱乏，綜合檔案館的建設工作滯后，檔案庫房面積嚴重不足，大量到期檔案滯留在立檔單位無法進館，造成了檔案利用障礙，給群眾查閱檔案帶來了不少困難。二是檔案結構不合理。不少縣級綜合檔案館在接收檔案時，以文書檔案為主，對專門檔案特別是民生檔案的接收重視不夠，導致大量的專門檔案滯留在立檔單位，致使館藏檔案結構單一、不合理，也影響到了檔案資源的利用和開發。三是檔案管理手段落后。檔案的保管、查閱利用還停留在手工階段，檔案查閱費時費力，查出率低，查閱速度慢。特別叫人擔憂的是，有的縣級檔案館檔案信息化建設進展艱難，更未啟動數字化檔案館建設工作。四是檔案服務功能不全。愛國主義教育基地、檔案信息資源利用中心、政府信息查閱中心、電子文件備份中心等服務功能沒有全面啟動。檔案服務工作還停留在傳統的保管與查閱階段，離現代化、信息化管理要求有著很大的差距。

二、提升檔案館服務能力的主要途徑

信息時代的來臨，對縣級綜合檔案館的檔案管理和服務工作提出了新要求、新挑戰。縣級綜合檔案館如何從傳統的管理模式走出來，步入現代化、信息化管理軌道，努力提升自身的服務能力，更好地服務于社會和人民群眾就應該從以下三個方面開展工作。

1.加強檔案人員隊伍建設，夯實檔案人員的專業知識水平和業務操作能力這個基礎。目前縣級檔案人員隊伍的現狀令人擔憂。縣級檔案館普遍存在檔案專業技術人員不足，知識老化，觀念落后，信息技術人才匱乏等問題。這些問題導致了縣級檔案館的檔案服務能力上不去，服務功能無法啟動，檔案信息化建設步伐艱難，進展緩慢。這些問題的根本還是人的問題。具體來講，要解決人才隊伍建設問題，必須從以下三個方面來做好工作：一是縣委、縣政府要給檔案館適當增加專業技術崗位和人員編制，將一些熟悉檔案管理知識、計算機網絡技術的專業人才充實到縣級檔案館，為縣級綜合檔案館開展檔案信息化，全面啟動數字化檔案館建設，奠定堅實的人才基礎。二是省檔案局（館）要定期舉辦培訓班，加大對市縣級檔案人員檔案業務知識和檔案信息技術的系統培訓，努力讓他們成為檔案信息化建設的行家里手。三是必須牢固樹立檔案工作者勇于擔當、主動服務、任勞任怨、愛崗敬業的思想意識。因為檔案工作任務重、責任大，是個又累又苦的工作，只有增強和調動檔案工作者的責任感和使命感才能使他們兢兢業業地干好檔案工作，才能通過他們的努力，使檔案工作服務經濟社會發展、服務人民群眾的功能得到充分發揮。

2.加強檔案資源建設，優化館藏結構，夯實縣級檔案館服務功能的資源基礎。縣級檔案行政管理部門要深入立檔單位，指導各單位各部門做好各門類檔案的收集整理，為檔案移交進館做好準備。縣級檔案館要加大檔案實體的接收進館力度，在做好文書檔案接收的同時，要加大專門檔案的接收力度，重點接收婚姻檔案、計生檔案、移民搬遷檔案、土地征用檔案、宅基管理檔案、土地確權檔案、林權登記檔案、房產檔案、養老保險檔案等等，讓大量與人民群眾生計相關的檔案走進檔案館，方便人民群眾利用檔案為他們的生產、生活服務。這樣做的好處是既提高了縣級檔案館的服務能力，又優化了縣級檔案館的館藏結構。

3.加快檔案信息化建設步伐，努力提升縣級檔案管理工作現代化水平。縣級檔案信息化建設要以縣級檔案館為依托，館里館外同時開展，兩手抓兩手都要硬。一是館內開展檔案數字化加工和數字檔案館建設工作。要購置相應的設施設備，安排專業人員對館藏檔案，特別是民生檔案開展檔案掃描和著錄，實現館藏檔案實體數字化，為方便檔案的查閱利用和下一步的數字檔案館建設奠定基礎。二是館外開展數字化檔案室建設。縣級檔案館要與縣級檔案行政管理部門密切協作，深入各立檔單位，指導縣鎮兩級檔案人員開展檔案數字化建設，從源頭上把好關口，在實現自身檔案管理信息化的同時，也為下一步實現檔案資源共享，建設好縣級數字化檔案館奠定了基礎。

加強檔案人員隊伍建設，加強檔案資源建設，加強檔案信息化建設，是提升縣級綜合檔案館服務能力和水平的必經之路，也是縣級綜合檔案館檔案管理走向現代化的重要舉措。檔案人員隊伍建設和檔案資源建設是基礎，檔案信息化建設是關鍵。只要縣級檔案部門能扭住信息化建設這個關鍵，夯實兩個基礎，縣級綜合檔案館就一定能實現檔案管理現代化目標，最終實現服務能力的全面提升。