新時代背景下中職學校檔案管理制度優化策略研究

文/徐 鋒

目前，互聯網科技發展迅速，互聯網思維模式達到廣泛應用。基于互聯網思維模式，學校檔案工作可以發生根本性變革，并且能夠在一定程度上加快學校檔案工作效率，從而彰顯學校教育的發展價值。本文基于新時代發展背景，從互聯網思維模式入手，以中職學校檔案管理為例，對中職學校檔案管理制度優化策略進行了研究

近年來，信息技術、互聯網技術快速發展，為互聯網思維模式下檔案工作的發展提供了機遇。學校檔案資源不僅得到了極大豐富，而且檔案管理方式也逐漸信息化，這種基于新時代發展背景下的中職學校檔案管理，能夠加強檔案管理中人與信息之間的融合，進而促使檔案信息內容管理更加便捷化。這正是開展新時代發展背景下中職學校檔案管理制度優化的意義所在。

一、新時代發展背景下中職學校檔案管理中面臨的挑戰

1.數據庫容量需要持續更新

目前，新時代發展背景下中職學校檔案數據量龐大，即使數據在電子技術下進行管理，也會存在一些問題，如數據內容對應方面出現問題，數據填寫錯誤等，所以中職學校檔案數據管理質量有待提高。另外，隨著社會經濟的迅速發展，電子技術更新換代越來越快，加之中職學校檔案數據量也快速增加，由于一些檔案信息處理數據的數據庫容量有限，并不能將中職學校檔案進行有效儲存，還有一部分數據庫的存儲備份系統容易出現故障，這些都導致中職學校檔案無法進行有效保存，所以數據庫容量需要持續更新才能保證數據的安全存儲。

2.檔案數據價值提取有待創新

關于中職學校檔案工作人員如何確保數據的價值性，并為檔案所屬學生帶來更大的有效價值，成為當前中職學校檔案服務需要解決的問題。目前，大多數中職學校檔案的保存，并不僅僅依靠文檔和數據，而是依據數據信息背后的內容。因此，中職學校檔案服務價值需要不斷提高，檔案管理數據的價值提取也需要不斷創新。

二、新時代發展背景下中職學校檔案管理制度優化策略

1.構建資源服務體系

目前，在新時代發展背景下，中職學校要優化檔案管理制度，就必須建立檔案資源服務體系，將中職學校檔案管理功能進行重新分配。例如，在構建中職學校服務管理體系過程當中，應圍繞中職學校在新發展時期下所形成的需求進行模式構建，并且依靠網絡數字化的需求對檔案管理模式進行快速轉變，同時應用網絡信息技術來構建資源服務體制，如對外開放性較強的數據信息資源庫、移動數據網絡客戶端等。基于新時代發展背景，中職學校在構建檔案管理模式時，可建立資源導航系統，幫助學生以及教師快速找到檔案信息內容。例如，中職學校檔案信息管理部門根據檔案信息的來源進行分類整理，之后再按照一定的規律或者特點進行相關分類，并且對資源信息進行相關篩選。另外，在當前新時代發展背景下，中職學校檔案管理部門要注重對檔案信息的完整保存和有效應用，加強檔案信息的資源整合，從而為學校學生或者教師提供一個優質性導航服務[1]。

2.建設檔案數據庫

對于中職學校檔案管理部門，主要是以檔案資源為核心來構建檔案管理模式，協同其他相關信息服務部門以及政府管理部門共同為檔案數據的保存提供有效保障。例如，中職學校檔案管理部門運用互聯網絡保存技術，對中職學校不同層面的資源數據進行保存，并且在計算機網絡中以分類保存的形式，對中職學校檔案信息進行分類保存，便于使用人員在查找檔案信息時通過類別篩選進行有效篩查。

3.儲存檔案資源信息

在新時代發展背景下，中職學校應該用信息網絡技術對檔案資源信息進行儲存，并且在中職學校每個領域層面根據大量的檔案進行資源管理服務，注重對分散在每個層面的檔案資源信息進行有效采集、加工以及儲存，并且從海量的檔案數據資源中提取價值相對較高的檔案信息進行存儲，優化檔案儲存功能。

新時代發展背景下中職學校檔案管理，應該注重和解決好新時代發展背景下中職學校檔案管理中面臨的挑戰和問題，做好中職學校檔案管理的各項工作。要加大對數據庫容量的更新和維護，保證檔案數據的存儲安全，要建立和完善檔案資源服務體系建設，利用好檔案的有效價值，更好地服務中職學校的發展和建設。