秦云工程視角下的檔案信息化建設淺議

文/姜欽芳

隨著移動互聯網發展，社會治理體系建設逐步從單純的政府監管向更加注重社會協同治理轉變。習近平總書記強調指出，要加快數字經濟對經濟發展的推動，加快用網絡信息技術推進社會治理，朝著建設網絡強國目標不懈努力。檔案部門必須深刻認識檔案信息化建設在國家治理體系和治理能力現代化中的重要基礎性作用，如果猶豫觀望、行動遲緩，檔案工作就會滯后于經濟社會發展

一、背景與現狀

陜西省圍繞云計算服務、信息融合、大數據應用、產業基地建設等產業鏈關鍵環節，正在組織實施秦云、城市信息融合示范、大數據應用示范、產業基地示范等四大工程，引導和推動數據匯集、企業云集、產業聚集。在2019年貴州數博會上，陜西省的秦云工程榮獲政府信息化管理創新獎。秦云工程是由工商、教育、文化、公共安全等22 朵行業云組成的陜西省政府數據資源開發利用工程，其目的是促進實現全省各行業的云數據公開、數據交換與交易增值、購買云服務與資源共享，發揮大數據在社會治理體系和治理能力現代化中的作用。22 朵行業云之一的文化云包含有檔案部門，它將對檔案館、圖書館、博物館、文化館等部門的多種數據資源進行融合，構建平臺，以期提升陜西文化傳播服務能力與質量。在此背景環境下，檔案信息化工作已經為經濟社會發展形勢所倒逼，檔案部門應適應秦云工程文化云數據融合趨勢，以需求為導向，以數字檔案館室建設為載體，實現新時代檔案館室業務建設的戰略轉型升級。從甲骨檔案、簡牘檔案、金石檔案到紙質檔案、聲像檔案、電子檔案，檔案工作從來都是主動適應經濟社會發展，不斷更新管理載體、管理內容和管理技術，從而獲得更大發展的。檔案信息化建設已經成為檔案事業高質量發展的重中之重，面對新時代陜西踐行“五個扎實”、推進“五新戰略”、發展“三個經濟”的重大機遇，檔案部門必須強化業務基礎建設、提速信息化建設，奮起直追，全力推進。

為規范全省檔案信息化建設，陜西省檔案行政管理部門先后出臺了《陜西省紙質檔案數字化操作規范》《陜西省市縣檔案館網站建設指導意見》等技術標準。基于紙質檔案計算機輔助管理的陜西數字檔案館系統先后完成了三方面建設內容：一是包括利用、庫房管理、著錄等11 個應用子系統的軟件系統建設；二是包括計算機設備、磁盤陣列存儲設備、網絡設備和安防設備等硬件系統建設；三是完成館藏檔案40%的數字化工作。2019年，根據陜西政務服務一網通辦的需求，基于局域網、政務網、互聯網環境下的陜西數字檔案館項目已獲得一期投資。2019年11月，西安市檔案館數字檔案館接受并順利通過了由國家檔案局組織的專家組測試，獲得高分，成為全國示范數字檔案館，這是陜西省乃至西北地區第一家。西安市數字檔案館在數據資源建設、檔案利用服務等方面亮點很多，通過測試也標志著西安市檔案館信息化建設水平走在了全國頂尖行列，為全省、西北地區數字檔案館建設樹立了樣板，提供了經驗。數字檔案室建設方面，各級機關、企業、事業單位檔案室因檔案人員技術力量比較薄弱，資金投入有限，目前除個別機關檔案室已完成數字化、進入數字檔案室建設階段外，絕大多數尚未啟動數字檔案室建設項目。

二、問題與對策

造成各單位目前數字檔案館室建設遲滯的主要原因和存在問題，筆者以為是多方面的。比如：習慣于傳統的紙質檔案管理方式，對新時代建設數字檔案館室的緊迫性認識不夠；檔案信息化人才的普遍缺少，造成對本單位數字檔案館室的功能需求和建設內容模糊不清；有的單位僅重視存量數字化，輕視增量電子化，對工作中產生的大量電子文件和數據失之管理；檔案館對移交進館的檔案仍然以紙質載體為主，對相應的電子檔案或單套制的電子檔案無法有效接收；對數字檔案館室作為項目建設、項目管理方面缺乏經驗；有的在進行檔案數字化外包時，安全防范措施不足，存在檔案數據泄密隱患等。

為推進檔案信息化建設，國家檔案局自2002年開始就陸續提出有關建設電子文件中心、示范性數字檔案館的指導性意見和相關發展目標。分別于 2010年、2014年印發了《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》，制定了相關標準，對應用系統、系統功能、數字資源、基礎設施、保障體系等方面的建設原則、建設內容、平臺構建等明確了要求，規范各地區數字檔案館建設，引領機關檔案工作及時轉型、升級，明確這是今后一段時期檔案事業實現科學發展的重要內容，開啟了國家檔案館、機關檔案信息化工作的新篇章。同期，分別于2010年、2013年召開全國數字檔案館建設宣貫會和推進會，通過培訓、經驗交流、樹立典型，建立數字導向，大力推動各地、各部門檔案工作向數字檔案館和數字檔案室轉型換代。遠景建設目標是使各機關、團體、企業、事業單位檔案機構能夠實現對電子文件的有效歸檔和管理利用并按規定每滿5年向國家檔案館移交；使各級國家檔案館能夠接收各類電子檔案和安全有效管理數字檔案資源，為經濟社會發展提供高質量檔案數據和檔案信息服務。

2015年3月，陜西省委、省政府兩辦《關于新形勢下加強檔案工作的實施意見》指出要加快推進檔案信息化建設，探索電子文件和電子檔案管理新機制，建立全社會共同參與的檔案數據歸檔體系，實現館藏檔案數字化、電子檔案規范化、檔案信息服務區域一體化等。陜西省檔案事業發展“十三五”規劃也規定了地方數字檔案館室建設的基本原則，并以實現存量數字化、增量電子化為目標，提出了提高檔案信息化基礎設施水準、建設檔案云數據管理平臺、制定相關地方規范標準等任務。

今年是檔案事業發展“十三五”規劃收官之年，如何提速數字檔案館室建設，打破各個館室的信息孤島，使檔案數字資源為本地經濟社會發展提供基礎性支撐，筆者認為需著重把握好以下幾個環節：

1.爭取多方支持。各級各類檔案機構僅靠一己之力，難以完成數字檔案館室建設目標，應在充分調研、明確目標任務的基礎上，主動向領導匯報，主動和本級財政部門、發改部門、信息化工作部門、政府電子政務建設部門溝通，爭取從項目立項、專家論證、資金投入、技術支撐、項目實施、項目驗收等多方面得到支持；應和本地、本部門電子政務和信息化建設相銜接，納入其統一規劃，作為其重要一環同步實施。目前，陜西政務服務網正式運行兩年來，已實現了省市縣三級政務服務平臺“一網通辦”，在各類審批事項中產生大量的電子文件，其歸檔任務日益凸顯。對標全省簡政放權改革、提升網上服務能力、政務服務“一網通辦”工作要求，應加快數字檔案館室建設。

2.強化學習培訓。檔案信息化建設涉及通信、網絡、數據庫等技術，具有數字化、網絡化、可視化、智能化等特征。檔案信息化本就缺少專業人才，依靠引進人才也會受到多重因素制約難以實現，如不重視專業培訓學習，根本就無法適應工作需要。培訓重心應以在職人員為主，這是檔案信息化建設的基本保障；同時可外聘專業技術人員，提供咨詢指導；可購買外包服務，借助專業公司力量。檔案部門要認真組織學習數字檔案館室建設相關規范標準，要因地制宜，圍繞功能需求，確定建設目標和可行、可操作的方案。硬件建設上，要體現整體規劃，滿足需求即可，不要貪大求洋。對需求較大的項目，必須一次規劃、預留空間，但可分步實施，必須注意建設周期不可過長。軟件建設上，要使用符合國家主流標準的、架構合理、擴展靈活、簡單易用的產品。

3.加快數字化工作。“存量數字化、增量電子化”是目前檔案部門轉型升級的基本路徑。數字化工作需要財政或部門支持專項資金，檔案部門要根據工作需求積極爭取。嚴格按照國家檔案局2019年12月發布的《紙質檔案數字化規范》等相關標準，加快對紙質檔案和照片、磁帶、錄像帶、縮微膠片等傳統載體檔案的數字化，力爭兩三年內解決存量數字化問題。在數字檔案館室構建過程中，數據內容始終是主體，始終占據主導地位。應避免只注重軟硬件系統建設而忽視數字化工作，從而導致系統缺少數字資源發揮不了作用，等數字資源累積差不多了，系統又落后甚至設備老化的現象。國家檔案局發布的數字檔案館測評指標體系中，把數字化的量作為一票否決的硬指標，各地、各部門在對數字檔案館室具體測評時也應如是。

4.注重電子檔案管理。大部分檔案館室對目前不斷增多的電子文件和電子檔案的歸檔缺乏有效行動。只重視存量的數字化，忽視增量電子化的情況同樣不可取，電子文件的歸檔、電子檔案的移交接收應作為各地各部門檔案館室的工作重心之一。各級機關檔案室應履職盡責，以《電子檔案移交與接收辦法》為依據，把本單位履行職能活動中產生的各類應歸檔的電子文件，以在線或離線方式及時收集歸檔保存，并按有關規定向同級國家綜合檔案館移交。各級國家綜合檔案館在正常接收工作中，應突出電子檔案的接收，尚未建立系統接收平臺、不具備在線接收條件的，可采取離線接收方式。機構改革后檔案行政管理部門的相關依法督導也須到位。

5.提升檔案工作科技支撐。毫無疑問，互聯網已經成為經濟社會創新發展的新引擎，也將強勁驅動檔案部門講好檔案故事、傳播檔案信息、服務民生社會，進而實現高質量發展。一方面，檔案部門也應做好對以電子政務平臺為主體的各類網站、網頁海量網絡信息的梳理、甄選和歸檔工作，研究有保存價值的數據歸檔與長期安全保存可用的有效方式，以此改善館藏結構、改善檔案服務的質量，使檔案館室真正成為本地、本部門歷史面貌的真實記錄者。另一方面，檔案部門應研究人工智能、增強現實、數據挖掘、區塊鏈等新技術與檔案工作的融合應用，對國家檔案局推廣的成熟的檔案科研項目根據工作需求選用，以期提升科技支撐力度，逐步實現對實體檔案庫房的智能管理、實現對數字資源的整合管理和深度開發利用、實現公眾對民生檔案信息的區域共享需求、實現檔案信息對經濟社會發展的基礎性保障作用、實現檔案信息化更高層次的發展。