“互聯(lián)網+”下的高校檔案管理研究初探

文/蔡 楊

隨著信息技術“飛躍式”和“幾何式”的發(fā)展，相對于傳統(tǒng)信息，“互聯(lián)網+”下的信息傳播速度、廣度、深度已不可同日而語。基于這一情況，如何做好“互聯(lián)網+”下的高校檔案管理工作，促進檔案管理的精細化、科學化和安全化，是檔案人員立足當前實際，迎合時代發(fā)展，提升工作水平必須深入思考和研究解決的時代課題

大數(shù)據(jù)和信息化時代的到來，對檔案管理模式的沖擊遠遠超出了每個人的想象，而且對我們的工作、生活和學習產生了巨大的影響。面對新變化，檔案管理工作也要與時俱進，不斷創(chuàng)新發(fā)展，迎接時代挑戰(zhàn)，這就要求我們在做好傳統(tǒng)檔案管理的同時，如何運用大數(shù)據(jù)時代的網絡信息技術進行檔案的管理，使檔案管理工作更加科學化、精細化、快捷化。這就需要我們清晰地了解和掌握“互聯(lián)網+”檔案管理“是什么”“為什么”和“怎么做”，以問題和目標為導向，有針對性地采取措施，才能真正地做好檔案管理工作。

一、“互聯(lián)網+”高校檔案管理是什么

“互聯(lián)網+”是一種新的經濟形態(tài)和管理模式。它具有以下特征，一是融合化?！盎ヂ?lián)網+”可以同其他產業(yè)、業(yè)務和管理進行結合，在新時代下，可以說各行各業(yè)都可以同“互聯(lián)網+”進行深度融合，檔案管理也不例外，這是順應了時代的發(fā)展，可以充分發(fā)揮“互聯(lián)網+”的優(yōu)勢，更能提升檔案管理現(xiàn)代化水平。二是標準化。目前，全國高校檔案管理的標準不一致，“孤島”和“城堡”效應比較突出，沒有形成全國一體化的管理模式，通過“互聯(lián)網+”檔案管理，可以建立統(tǒng)一的標準，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通。三是高效化。據(jù)統(tǒng)計，全球的知識每5年就要增長一倍，未來更替的時間會更短，高校檔案管理的信息也會越來越龐雜、精細，傳統(tǒng)的檔案管理費時費力，通過“互聯(lián)網+”檔案管理可以輕松解決這一問題，實現(xiàn)高效化。四是智能化。“互聯(lián)網+”人工智能是目前的趨勢，我國也是智能化的強國，“互聯(lián)網+”檔案管理可以實現(xiàn)人工智能分析，提供決策依據(jù)，在檔案管理收集、存儲、使用等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)更加智能化。五是共享化。有了統(tǒng)一的“互聯(lián)網+”檔案管理標準，通過人工智能，可以實現(xiàn)檔案信息的共享共用，實現(xiàn)共同發(fā)展，才能真正破解“孤島”和“城堡”問題。

二、為什么要實現(xiàn)“互聯(lián)網+”高校檔案管理

一些高校的檔案管理，仍然停留在紙質資料的收集、匯總、存儲等環(huán)節(jié)，這不僅需要大量的人力物力，而且費時費力，還容易出錯。另外對檔案的利用，不能從學生需求的角度給予滿足，不能從提升教育質量的需要給予支撐。再就是傳統(tǒng)人工統(tǒng)計已經遠遠不能滿足檔案管理高效化所需的深入系統(tǒng)的統(tǒng)計分析要求。

第一，是提高檔案管理的重要手段。“互聯(lián)網+”高校檔案管理，可以系統(tǒng)、深入地優(yōu)化檔案管理的流程，實現(xiàn)對各類檔案的信息化管理。即使再多的資料數(shù)據(jù)，也可以輕松地實現(xiàn)信息化的管理，達到快速搜索、方便查詢和閱覽的目的，促進高校檔案管理工作實現(xiàn)精細化和科學化。

第二，是提升教學質量的重要保障。教學質量是高校的核心競爭力。通過“互聯(lián)網+”高校檔案管理，不僅可以優(yōu)化檔案管理的流程，而且能夠充分發(fā)揮檔案管理服務教學的作用，對學校的教學提供一定的信息支撐，豐富教學手段，提升學生興趣。要積極梳理部門、院系的責任范圍和業(yè)務關系，重構教學檔案管理流程，規(guī)范教學秩序、優(yōu)化教育流程、滿足和保障不同教學需求，實現(xiàn)教學改革和發(fā)展的要求。

第三，是實現(xiàn)高效管理的必然要求。高校領導的決策和分析，需要有大量的數(shù)據(jù)支持，通過人工智能等分析軟件，可以充分地了解學生當前的學習、生活狀態(tài)，掌握影響他們的相關因素和心理變化，通過數(shù)據(jù)分析，從供給側的角度，有針對性地向領導提出建議意見，促進學校管理決策的高效科學化。

三、“互聯(lián)網+”高校檔案管理怎么做

“互聯(lián)網+”是新時代發(fā)展之需，也是提升工作效率應有之舉。只有及時更新理念，牢固樹立“互聯(lián)網+”的思維意識，強化檔案管理人員的培訓力度，建立高效、便捷的“互聯(lián)網+”檔案管理系統(tǒng)，強化安全的防護，創(chuàng)新體制機制、方法路徑和服務方式，才能提升管理水平和教育質量。

第一，樹立“互聯(lián)網+”思維意識。高校的領導和檔案管理人員，要深刻認識“互聯(lián)網+”技術的特征和當前高校檔案管理存在問題，轉變思維模式，梳理“互聯(lián)網+”的思維意識，將“互聯(lián)網+”高校檔案管理進行深度融合，制定符合高校發(fā)展實際的檔案管理標準、路徑和發(fā)展規(guī)劃，強化宣傳力度，提升信息化服務意識，為“互聯(lián)網+”高校檔案管理工作奠定基礎。

第二，強化管理人員培訓。加強檔案管理相關部門和業(yè)務人員分類培訓的力度，對檔案管理人員的工作態(tài)度、水平、能力等進行綜合研判，對于能力較差的人員，要加大培訓的力度，并進行進一步的指導。對于能力突出的人員，要積極派出去強化“互聯(lián)網+”檔案管理的學習，或者采取集中培訓的方式，努力提升綜合素質。同時，加強職業(yè)道德和精神境界的培訓，樹立良好的職業(yè)道德。

第三，建立“互聯(lián)網+”高校檔案管理系統(tǒng)。注重高校檔案管理對新技術的應用，采取走出去、引進來的辦法，將先進的“互聯(lián)網+”技術和高校檔案管理工作深度融合，建立適合本單位實際的“互聯(lián)網+”檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、網絡化和數(shù)字化，將學校內部的各部門的信息通過網絡連接，實現(xiàn)互聯(lián)互通和共享共用，同時，謀劃同其他中省檔案管理部門、其他高校檔案管理信息系統(tǒng)的對接，真正實現(xiàn)資源共享，提高檔案利用的社會效率和經濟效率。

第四，加強信息安全防護力度。實現(xiàn)“互聯(lián)網+”高校檔案管理信息化同時，也面臨著網絡攻擊等安全風險，要加強信息的安全防護力度。一是對檔案管理信息系統(tǒng)多設立幾道防火墻，配備專人進行維護和升級，確保安全。二是設立多個虛假檔案信息資源庫，采用網絡隱藏的方式躲避遠程攻擊。三是備份多套檔案信息庫資源，確保存儲的檔案信息在受到攻擊時，能夠及時地恢復使用。

總之，“互聯(lián)網+”時代對于高校檔案管理既是一次挑戰(zhàn)，更是一次重大的機遇，只有抓住這次發(fā)展的機會，將“互聯(lián)網+”和高校檔案管理進行深度融合，才能不斷提高高校檔案管理水平，提升高校教學質量，支撐學?？茖W決策，促進高?？沙掷m(xù)發(fā)展。