新時期人事檔案管理工作的有效性探究

韓宏宇

【摘要】檔案管理是企事業單位內部的重要管理工作，加強檔案管理工作可以促進企事業單位內部管理的現代化、合理化和智能化。新形勢下，人事檔案管理工作也一定要緊跟發展步伐，以與時俱進的開拓精神，主動適應提高效率的需要和發展的需要因此，本文概述了新時期人事檔案管理工作的重要性，并分析了其中的不足，作出了有效性探究，旨在為相關工作者提供一些借鑒。

【關鍵詞】新時期 檔案管理工作 信息管理

傳統的人事檔案管理方式難以適應流動的從業人員，在新時期內，企事業單位要不斷創新和調整人事檔案的管理方式，并采用現代信息化技術來進行人事檔案的管理，并不斷提高人事檔案的管理效率，滿足社會的發展需求。做好人事檔案管理工作，不僅可以有效地加強對現有工作人員的管理，同時，對于相關單位的人才儲備、可持續發展等都有著重要的意義。

一、新時期人事檔案管理工作的重要性

在任何企事業單位中，人才的選拔都是十分重要的，在企事業單位各項工作中占據至關重要的位置，人事檔案管理可以為人才的選拔提供理論依據。在企事業單位選拔人才的過程中，為了能選擇出更加符合企事業單位發展的專業性人才，就必須要結合理論依據，在此基礎上才能進行人才的選拔，才能確保所選人才符合企事業單位的要求。人事檔案中包含人才的各種信息，通過查閱人事檔案資料，企事業單位相關領導能夠對選拔人才的各方面信息進行充分的了解，才能更好的進行人才選拔，為企事業單位選擇出更好的工作人員，因此，科學開展人事檔案管理就非常重要。除此之外，人事檔案管理在人力資源方面也發揮著十分重要的作用，由于環境或時間等原因，企事業單位必然會出現人員流動現象，這些情況都可以在人事檔案中看到，從而給人力資源管理人員提供依據，實現人力資源優化配置，促進人力資源管理工作的有效開展。

二、新時期人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案管理工作非常重要，人力資源和社會保障局在這方面已經積累了很多的經驗。但是，在基層人員的人事檔案管理工作中，還存在一些問題，主要體現在：

第一，企事業單位沒有充分認識到人事檔案管理的重要性。從業人員在入職前期建立人事檔案，主要填寫了自己的學歷、工作經歷、家庭信息等，之后再進行編碼入庫，就算完成了從業人員的檔案管理工作。這樣不僅缺少檔案的內容，也沒能根據從業人員的職務等方面的變化來更新檔案。其次是收集的檔案資料比較單一，主要是從業人員自己填寫，檔案管理人員也沒有將從業人員的工作成果記錄進去。因此，人事檔案中的資料不夠完善，無法體現出從業人員的真實狀況。

第二，人事檔案管理模式仍比較傳統。由于信息化管理檔案的方式尚未普及，大多數企事業單位還是采用傳統的紙質檔案，對于信息錄入，還是選擇手工錄入的方式，這樣不僅工作量較大，影響工作效率，而且安全性也相對較低。部分企事業單位逐漸嘗試購入信息化設備，通過系統檢索來查閱從業人員的資料，但由于企事業單位規模較小、應用范圍較小等原因，最終也沒實現信息化管理。

三、加強新時期人事檔案管理工作的有效途徑

（一）企事業單位轉變人事檔案管理理念

在企事業單位的發展中，管理者的理念會決定著企事業單位的發展方向和發展效果。要想在新時期加強人事檔案管理工作的有效性，就必須先改變企事業單位管理者的思想認知，讓其認識到人事檔案管理的重要性，并引入先進的人事檔案管理理念和管理技術，完善人事檔案的工作要求。只有企事業單位開始重視人事檔案管理，才能更好地促進人事檔案管理工作的進步，并能促進企事業單位的持續發展。因此，企事業單位管理者應該積極吸取優秀企事業單位的人事檔案管理的經驗和技術，重視本企事業單位的人事檔案管理工作，并不斷提高人事檔案管理水平，提高企事業單位在市場中的競爭力。

（二）提高人事檔案管理人員的綜合素質

在企事業單位人事檔案管理工作中，人事檔案管理工作的質量高低，在很大程度上取決于工作人員，人事檔案管理人員的素質會直接影響到工作質量。因此，為了更好地開展人事檔案管理工作，就必須提升工作人員的素質。企事業單位可以定期開展人事檔案管理人員的培訓工作，提高其思想意識，將人事檔案管理工作看做是一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，在此基礎上確保管理人員能夠充分掌握現代化檔案管理技術和管理理念，并將其運用到人事檔案管理工作中，提升管理水平，為人事檔案管理工作提供更好的人才支持。除此之外，企事業單位還可以積極引進更多的檔案管理技術型人才，使人事檔案管理工作更加科學和高效，為現代社會的發展提供更優質的人事資源。

（三）實現信息管理一體化

實現人事檔案管理現代化，是當今社會發展的需求。新時期，實現人事檔案信息管理一體化有利于企事業單位對信息的查詢、更新等，能夠完善企事業單位內部的管理，并提高企事業單位管理水平。信息管理一體化的建設可以提高人事檔案管理的工作效率，具有安全、容量大、更新快等優點。管理人員必須要充分掌握系統的各項功能，并能在實際操作中發揮出真正的效果。為了保障人事檔案資料的安全性，就必須要給管理人員設置單獨的賬號和密碼，保障信息管理的安全。管理人員同樣也要保管好賬號和密碼，保證人事檔案資料的安全性。與此同時，企事業單位需要購入專業的設備和系統，將先進的人事檔案管理理念與現代化的信息管理系統充分結合，提高人事檔案管理的工作效率和管理水平。

四、結束語

綜上所述，人事檔案管理是企事業單位的重要內容，企事業單位必須對人事檔案管理工作重視起來，并提高人事檔案管理人員的綜合素質，對管理模式進行創新，積極采用現代化的技術，滿足企事業單位發展的需要。同時要根據從業人員信息的變化建立全面的檔案系統，實現信息管理一體化，提高人事檔案工作的效率和質量，滿足企事業單位對人才的需求。

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