事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理工作意見

劉昆 溫雪梅

【摘要】人事檔案管理工作是事業(yè)單位檔案管理工作中重要的內(nèi)容，尤其是對(duì)新聘人員的人事檔案管理工作，是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的重要基礎(chǔ)。對(duì)此，本文對(duì)事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出加強(qiáng)事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理工作的意見。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位? 新聘人員? 人事檔案管理? 問題? 意見

2018年，在中共中央辦公廳頒布的《干部人事檔案工作條例》中明確指出，要嚴(yán)格審核擬聘人員的人事檔案，并做好新聘人員的人事檔案的建立和整理工作，以此為干部人事檔案管理奠定基礎(chǔ)。這一條例，給事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理工作提出了更高的要求，要求事業(yè)單位要按照有關(guān)的政策和標(biāo)準(zhǔn)，做好新聘人員人事檔案審核工作，并且進(jìn)一步明確“凡進(jìn)必審”的管理理念，突出全面從嚴(yán)的要求，從而做好新聘人員人事檔案管理的工作。

一、事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人員聘用前程序簡(jiǎn)化

近年來，事業(yè)單位在全面進(jìn)行人員公開招聘時(shí)，需要依據(jù)《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》，對(duì)新聘人員的公開招聘按照七大程序進(jìn)行。但是，也有部分事業(yè)單位在人員聘用前存在程序簡(jiǎn)化的問題，把全部流程直接簡(jiǎn)化為考察工作，對(duì)通過考察的人員直接辦理聘用手續(xù)。同時(shí)，也有部分事業(yè)單位按照七大程序進(jìn)行公開招聘時(shí)，也存在程序簡(jiǎn)化的問題，尤其是擬聘人員的人事檔案審核工作，甚至是直接忽略了擬聘人員人事檔案審核這一環(huán)節(jié)。這些都是近年來事業(yè)單位公開招聘中較為突出的問題，而造成這一些問題的主要原因分別為以下幾個(gè)方面：第一，事業(yè)單位在公開招聘時(shí)用人較緊，所以招聘流程也緊;第二，事業(yè)單位的檔案管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)、不完善，或者是檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng);第三，擬聘人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)管理混亂。這些原因都導(dǎo)致了事業(yè)單位在接受人事檔案時(shí)沒有嚴(yán)格按照轉(zhuǎn)遞手續(xù)進(jìn)行，出現(xiàn)程序簡(jiǎn)化的問題，從影響事業(yè)單位后續(xù)的崗位管理以及干部人事檔案管理。

（二）人員聘用后管理不規(guī)范

事業(yè)單位在公開招聘工作之后，需要與新聘人員簽訂聘用合同，并且在辦理完聘用手續(xù)之后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)的做好新聘人員人事檔案的建立、整理和歸檔工作。但是，在實(shí)際的檔案管理工作中，存在著諸多問題。比如，由于事業(yè)單位人事檔案管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)、不完善，加之檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，使得新聘人員的檔案資料缺失、檔案資料管理不規(guī)范的問題發(fā)生，這對(duì)后續(xù)的崗位變動(dòng)、工資變動(dòng)、職位變動(dòng)帶來一系列的不利影響，并且使得新聘人員錯(cuò)過了補(bǔ)充材料的最佳時(shí)間，最終導(dǎo)致檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)增加。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理工作的意見

（一）注重?cái)M聘人員人事檔案的審核

針對(duì)事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理中存在的問題，事業(yè)單位在新聘人員聘用前，應(yīng)當(dāng)注重?cái)M聘人員人事檔案的審核工作。擬聘人員的人事檔案審核，需要根據(jù)實(shí)際的情況來確定，然后通過查閱或者是借閱的方式來進(jìn)行。一般情況下，人事檔案是不能夠借閱的，如果確實(shí)是因?yàn)楣ぷ餍枰栝啠瑒t轉(zhuǎn)遞單位和接收單位需要嚴(yán)格按照轉(zhuǎn)遞手續(xù)進(jìn)行。對(duì)此，事業(yè)單位在需要通過借閱的方式進(jìn)行檔案接收時(shí)，要向轉(zhuǎn)遞單位出具相應(yīng)的公函，并且在其中明確擬用人員的身份信息、轉(zhuǎn)遞原因、時(shí)間要求以及轉(zhuǎn)遞方式等，然后蓋上公章，最后事業(yè)單位在完成借閱審批手續(xù)之后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成人事檔案的審核，并按照規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

而事業(yè)單位在進(jìn)行擬聘人員人事檔案的審核工作時(shí)，主要是對(duì)人員的信息進(jìn)行確認(rèn)和核實(shí)，對(duì)于沒有完全弄清楚的問題要深入追蹤。對(duì)人員的信息進(jìn)行確認(rèn)和核實(shí)，包括人員的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、歷史情況、社會(huì)關(guān)系等方面，同時(shí)還有擬聘人員的報(bào)名材料，其材料是否完整、真實(shí)等，重點(diǎn)核實(shí)擬聘人員的出生日期以及學(xué)歷學(xué)位的完整性和真實(shí)性。此外，還需要根據(jù)招聘規(guī)定，核查擬聘人員參加工作的時(shí)間、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)、政治面貌、職稱等材料。總之，就是要圍繞政治審查、材料完整性和真實(shí)性、資格復(fù)核等三個(gè)方面進(jìn)行。

（二）注重新聘人員人事檔案的建立、整理和歸檔

事業(yè)單位在聘用人員之后，還需要注重對(duì)新聘人員人事檔案的建立、整理和歸檔工作。具體流程是：事業(yè)單位要依據(jù)集中管理的原則，并且按照相應(yīng)的管理規(guī)定對(duì)新聘人員人事檔案進(jìn)行建檔，然后在建檔之后完成檔案資料的整理和歸檔。如果在人事檔案轉(zhuǎn)遞前已經(jīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和整理要求，則不需要再重新整理。而對(duì)于不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求的人事檔案，事業(yè)單位要按照新的規(guī)定進(jìn)行檔案整理。在實(shí)際的工作中，針對(duì)檔案記錄不規(guī)范、材料歸檔不及時(shí)的問題，人事檔案管理人員要加強(qiáng)自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平，事業(yè)單位也要加強(qiáng)檔案管理方面的培訓(xùn)。而對(duì)于材料缺失的問題，檔案管理人員要及時(shí)地通知新聘人員聯(lián)系來檔單位，然后通過合理的方式，及時(shí)地追回缺失的材料。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位新聘人員人事檔案管理工作的意見，就是要求事業(yè)單位做好新聘人員聘用前、聘用時(shí)和聘用后的檔案管理工作，嚴(yán)格做好聘用前擬聘人員人事檔案的審核工作，做好聘用時(shí)人事檔案的收集、整理和規(guī)定工作，做好聘用后人事檔案的綜合管理工作。同時(shí)，事業(yè)單位人事檔案管理人員也要不斷提升自身的檔案管理水平，以此確保檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性和安全性。

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