舟山：強化基礎業務 完善內部管理

舟山市檔案館

近年來，舟山市檔案館重點加強基礎業務建設，以檔案館規范化建設和創建國家級數字檔案館為目標，在完善基礎業務工作機制上下大力氣，特別是認真總結檔案工作數字轉型背景下檔案管理遇到的新問題，如實體檔案與電子信息接收相脫節問題，重新梳理檔案管理各環節業務要求，進一步規范檔案館基礎業務工作流程，設計并論證了《舟山市檔案館檔案管理流程圖》，建立了各業務環節一環緊扣一環、一環監督一環的科學、規范的工作機制。再如針對專業結構不合理、人員力量不均衡現狀，市檔案館整合部分處室職能，集中業務力量，通過持續的業務培訓、窗口輪值、專項技能訓練等手段，提升館工作人員業務水平。

一、加強檔案資源建設

舟山市檔案館依托依法接收和特色征集兩條主線，不斷推進檔案資源建設，經過幾年努力，館藏檔案資源種類進一步增加，館藏檔案結構進一步優化。目前，市檔案館館藏全宗320個，其中新中國成立前全宗12個、新中國成立后308個，紙質檔案102158卷（包括新中國成立前4207卷）254590件、照片33567張、錄音錄像帶111盤、錄音錄像電子文件264G、實物948件、資料28458冊。

開展常規接收。2014年，市檔案館在充分調研的基礎上，編制了《舟山市檔案館收集檔案范圍實施細則》《舟山市檔案館接收單位、應移交檔案門類一覽表》，得到省檔案局批復。2016年，市檔案館編制了“十三五”接收計劃，列入此次接收計劃的有130家次，本次接收計劃有兩個特點，一是要求實行紙質檔案與數字化成果“雙套制”接收，二是大力接收專業檔案、涉民檔案。至2019年底，完成120家次7118卷153626件檔案的接收工作，完成“十三五”接收計劃的92.3%，館藏檔案總量較“十二五”期末增加25.7%，其中照片檔案新增86%。“十三五”期間，接收專業檔案17種6320卷，館藏新增出生醫學證明檔案、涉外收養檔案、房改檔案、招工檔案、企業轉制檔案、行政復議檔案等9種專業檔案；接收民生檔案4051卷，較“十二五”期末增加49%。

做好機構改革單位檔案接收工作。2013年8月，省“兩辦”印發《關于創新浙江舟山群島新區行政體制的意見》，舟山市在全省率先進行機構改革試點，此次改革機構精簡25%，涉及機構合署、撤并的有30余家單位。以市“兩辦”的名義印發《關于做好機構改革中檔案管理工作的通知》，市檔案館及時跟進檔案接收的指導與移交工作，2015年底完成21家機構撤并全宗終止單位的檔案接收工作。2018年機構改革雖然涉改的市級機關很多，但是由于2015年部分單位檔案已經處置完畢，因此這一次市屬只有3家單位被確定為全宗終止單位，到2019年底涉及這兩輪機構改革的24家全宗終止單位檔案全部接收進館。

加大重要人物檔案和地方特色檔案征集工作。通過與市攝影家協會合作舉辦紀實攝影培訓、攝影展覽，結合重大歷史事件與當地媒體合作主動建檔等手段，開展檔案征集工作。2014年8月，在《舟山日報》《舟山晚報》上發布《舟山市檔案館關于向社會公開征集檔案資料的通告》。為了紀念新中國成立70周年，與《舟山日報》社合作，開展《一百個人的舟山記憶》口述檔案建檔工作。近5年來，有71人次向市檔案館捐贈檔案，市檔案館共征集到紙質檔案4120件、電子文件7190件、照片39718張、實物51件、光盤71張、書籍822冊，尤為珍貴的是征集到的原舟山行署專員王家恒個人檔案3637件，原舟山市攝影家協會主席葉文清先生捐贈的照片37000余張，社會公眾捐贈的本地9個家族24本家譜。

二、注重檔案質量

一是開展編目工作。近期市檔案館開展兩輪“雙套制”接收，各單位檔案室數字化加工工作剛剛起步，數字化質量良莠不齊。為保證進館檔案質量，市檔案館緊抓編目環節，積極爭取人力和資金，通過安排館內精兵強將、臨時聘用人員、購買服務等方式，完成177個全宗12416卷、253736件檔案編目核對工作。在具體的工作中采取逐卷逐件逐頁逐幅逐條核對的形式，為確保工作質量，專門設計了檔案編目上架登記流轉表，這張表從編目人員流轉到數據管理人員，從數據管理人員流轉到實體保管人員，從實體保管人員流轉到統計人員，最后到達全宗卷管理人員，各個環節環環相扣，保證實體和數據一一對應，系統數據和備份數據一一對應，系統數據與統計數據一一對應。

二是積極開展國家重點檔案保護工作。“十三五”以來，完成館藏重點檔案普查和登記工作，以及8886張民國檔案修復工作。截至2019年，完成全部館藏4207卷民國檔案原文數字化加工和案卷級、文件級著錄工作。2017年、2018年，兩批次向省檔案館報送民國檔案文件級目錄27366條，目錄質量良好，均一次通過省檔案館的審核。

三、強化庫房管理

由于市檔案館前期設計存在缺陷，一直以來庫房密閉性和保溫功能比較差，溫濕度控制也比較困難。2015年，一次性投入近40萬元進行庫房內墻保溫改造、北面窗體補漏和保溫防盜門安裝。2017年，投入10余萬元加裝去濕機，目前溫濕度控制有很大改善。2019年，投入數10萬元對全館監控系統和門禁系統進行改造，增加了監控清晰度、集成度和存儲容量。制定《庫房安全管理制度》《特藏庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案消毒制度》《舟山市檔案館檔案工作突發事件應急處置預案》等規章制度，嚴格執行人員和檔案出入庫登記制度，特藏庫出入實行雙人雙鑰制度。定期巡查庫房，節假日、極端天氣（如臺風天氣）必須進行安全檢查；定期檢查消防設備，全員進行消防培訓和演練；定期開展保密檢查，館內全員簽訂保密承諾書，在外包服務工作中優先選擇具有涉密資質的單位，并與外包服務單位簽訂保密協議。嚴控病蟲害，新接收的檔案每一批次都進行消毒處理再入庫，每年定期打掃衛生、投放藥物，確保庫房內無鼠、無蟲、無霉、無積塵等。強化實體檔案管理，2019年對館藏檔案進行全面質量檢查，對老舊檔案采取套盒保護，對館藏圖書資料進行重新分類編目，對3個庫房進行倒架。目前，庫房內檔案分類科學、排架有序、標識規范直觀。

四、做好全宗管理

摸清家底是做好檔案館各項工作的基礎，對于檢查數字化率而言尤為重要。為保證檔案數量準確，市檔案館建立了檔案登記、統計和分析制度，完善各類登記臺賬，完善全宗名冊信息。館藏現有反映檔案數量質量等內部管理的臺賬50余種，近年來著重設計了館藏分全宗分目錄分載體檔案登記表、特種載體分全宗登記表等，這些時時變動的信息對統計館藏數量非常實用，也非常適合應用于數字檔案館系統的數據登記和統計。目前各類檔案登記基本都在檔案館管理系統上完成，登記數量與系統數據進行時時比對，每年根據登記情況填報年報并進行館藏分析。“十三五”期間，除了常規時時登記外，集中進行兩輪檔案資料全面清點和登記，特別是對特種載體檔案、各類資料、寄存檔案等情況比較復雜的檔案資料進行詳細登記。館藏320個全宗均建立了全宗卷，并建立用于反映檔案館基本管理情況的總卷。2014年，對所有全宗的全宗卷內容進行梳理和完善，并按照新的《全宗卷規范》進行重新整理，此后的5年時間里，對所有全宗產生的各類管理性文件及時積累并時時跟進，全宗卷文件完整、準確，能全面反映全宗變化情況。

五、推進數字資源建設

從2010年起，市檔案館著手推進目錄數據庫建設，目前已建立了涵蓋全部館藏檔案的目錄數據庫。館藏應數字化紙質檔案191.1萬件，已數字化檔案187.7萬件，數字化總頁數1172萬頁，紙質檔案數字化率98.2%。館藏照片檔案數字化率100%。館藏音視頻檔案183盤完成數字化轉換。建立涵蓋所有數字檔案、具備長期保存和安全的資源總庫。為保證數字檔案資源的安全，建立了數字檔案館各項制度以及與數字檔案館建設運行相適應的體制機制，定期開展網絡與信息安全突發事件演練，館藏檔案數據10T到西安市蓮湖區檔案館進行異地備份。2019年底，市檔案館通過國家級數字檔案館系統測試。