檔案遠程服務的發展過程及轉型機理研究

方海瑞/上海大學圖書情報檔案系

當前，對檔案遠程服務的研究集中在民生檔案領域，主要從協作模式、建設理念、成效與阻礙等方面進行現狀分析和經驗總結，而對于其發展歷程的研究相對較少。本文基于檔案服務社會化、信息化視角，分析檔案遠程服務在各要素影響下的發展過程，探討檔案遠程服務的轉型機理。

1 檔案遠程服務的發展過程

1.1 萌芽期：自發產生（20世紀80年代至90年代）

20世紀80年代，國家檔案事業處于改革恢復期，圍繞服務經濟建設中心任務和實現檔案價值的內在需求，各級綜合檔案館在簡化查檔流程、擴展服務范圍等方面進行個體性、自發性嘗試。以江西省龍南縣為例，為了更好地服務經濟建設活動，縣檔案館將群眾經常查用的土地、“三定”、經濟合同等證照檔案向群眾開放，除了委托代查、信件函索，還開通電話遠程約查服務，極大提高了檔案利用率[1]。此外，檔案館之間也出現資源整合、協作的嘗試，如館藏資源交換與合作編研等，但由于缺乏共享目錄，這種協作多是隨機的、不系統的[2]。

整體上，遠程通訊、資源整合、服務協作等檔案遠程服務的基本要素在本階段出現，體現了檔案部門對高效服務理念的認同，盡管多為自發、零散的局部性實踐，但為進一步發展埋下了種子。

1.2 探索期：技術助力（20世紀90年代后期至2007年）

20世紀90年代，信息技術的廣泛應用給檔案遠程服務注入了活力。1991年3月，全國明清檔案目錄中心在北京正式成立，成為檔案資源整合的代表性工程。隨著計算機和網絡設備的普及，電子目錄檢索工具、檔案數字化開始成為檔案工作的基礎內容，與此同時，網絡服務平臺也建設啟動。1996年，北京市檔案局（館）建成全國首個官方檔案網站，通過與專題數據庫連接，能夠實現館藏目錄異地訪問和實時檢索，顯著提高了用戶自主性和利用效率。截至2005年，各省（自治區、直轄市）、計劃單列市、省會城市建立的檔案網站大多都已開通完畢[3]。

本階段，信息技術環境帶來全方位變革，網絡服務平臺的出現則標志著檔案遠程服務正式啟動。同時，由于處在實體手工管理向信息化管理的過渡期，檔案信息服務的各方面發展并不成熟。已建成的檔案網站存在目錄信息不全、全文信息不足、服務欄目偏少、信息更新不及時等問題[4]，對于用戶而言，要獲取檔案全文信息或出具憑證，仍需前往保管機構實地查詢。整體上，此時的檔案遠程服務尚處于探索階段，檔案服務效能發展并不顯著。

1.3 定型期：協作機制建設（2007年至2013年）

2007年，上海市普陀區啟動社區民生檔案服務試點改革，組織社區成員單位簽署《社區檔案服務公約》，實現社區信息資源協查共享[5]。2010年，在社區試點的基礎上，上海市正式推行“就地受理、全市協同、跨館出證”機制，市、區（縣）兩級檔案局簽訂《上海市國家綜合檔案館遠程服務承諾書》等規范性文件，統一檔案證明格式和公章，為市民提供“異地查檔，遠程出證”服務。一年后，市檔案局依托政務網開通“一站式檢索系統”在線平臺，將聯動范圍擴展至機關檔案室和社區事務受理服務中心，“三聯動”機制的出現標志著檔案遠程服務協作機制基本定型，為社區檔案“一站式”服務奠定了基礎。上海的成功經驗迅速形成示范效應，長春、天津、北京、青島等多個城市相繼啟動市域“館際協作”，并積極探索基層擴展。

本階段，檔案遠程服務在創新協作機制上取得顯著進展，統一服務規范、搭建服務平臺、創新協同機制、致力“一站式”服務等作為共性經驗加以推廣[6]。但從協作的范圍和內容來看，還處于局部試點階段。一是地域范圍小，主要集中在市縣兩級檔案機構，尚未擴展到省級和跨省遠程服務。二是區域差異大，受經濟成本、技術條件、觀念意識等因素的影響，中西部參與實踐的城市很少，東西部差距較大[7]。三是缺乏有力統籌，國家層面尚未出臺專項規劃，參與遠程服務的主體職責不明，不具備強制、穩定的協作關系，也增加了推廣難度。四是服務內容有待擴展。當前服務重在發揮部分類型民生檔案的憑證價值，更多開放檔案未納入遠程共享范圍，檔案文化價值的實現效果也不明顯。

1.4 擴展期：區域擴展與服務融合（2013年至今）

2013年9月，浙江省在全國率先推行省域民生檔案遠程服務全覆蓋，全省各級綜合檔案館簽訂遠程合作協議，提供“異地查檔、跨館出證”服務[8]。2017年11月，浙江檔案服務網上線，用戶可在線查詢并靈活選擇利用方式，開創了“一網查檔、百館聯動”省域遠程服務新模式[9]。隨著檔案遠程服務成效凸顯，越來越多的地區參與到遠程服務實踐中來，進而連點成線、交互成網，不斷擴展區域范圍。2018年9月，上海、浙江、江蘇、安徽三省一市簽署民生檔案“異地查檔、便民服務”工作合作協議，市民可就近在任何一家綜合檔案館享受異地查檔、出證服務，檔案遠程服務正式擴展到跨省協作的新領域。

當前階段，檔案遠程服務建設成效顯著。隨著納入開放范圍的數字檔案資源日漸豐富，網絡渠道日漸完善，檔案資源整合、服務協作的成本和門檻會越來越低，更多地區將加入遠程服務“朋友圈”。同時，也將面臨新路徑帶來的新問題，例如數據共享利用的信息安全問題、數字檔案的法律效力問題、資源共享中的權屬問題等，都要予以關注和解決。

2 檔案遠程服務的轉型機理

2.1 理念基礎：檔案館開放轉型

檔案遠程服務萌芽期處于檔案館開放轉型的大環境之下，受到開放理念下檔案服務社會化的深刻影響。改革開放之初，檔案工作確立了服務經濟社會發展的基本職能，推動各級檔案館向社會公眾開放。1980年3月，國家檔案局下發《關于開放歷史檔案的幾點意見》，拉開了館藏資源開放的序幕。資源開放意味著服務對象擴展，隨之而來的是豐富來源、加強資源開發、創新服務方式等全方位要求，檔案館開始由封閉、半封閉型向開放型轉變[10]。對于檔案遠程服務而言，開放理念有直接和間接兩方面影響，一方面，在直接面向用戶的檔案利用環節，檔案工作者被鼓勵嘗試各種途徑來提高效率，逐漸出現檔案遠程服務的“萌芽”；另一方面，對于檔案事業整體發展而言，開放理念大大推了進檔案工作社會化進程，成為檔案部門開展對外協作和資源整合的“催化劑”，為檔案遠程服務更高層次發展打下基礎。

2.2 實踐動因：檔案工作數字轉型

檔案工作數字轉型是深化檔案遠程服務的重要前提。檔案部門以電子目錄檢索工具為起點、數字資源建設為主干、網絡化服務為目標，推進檔案信息化建設。國家檔案局發布《全國檔案信息化建設實施綱要》之后，專題數據庫、檔案數字化、門戶網站等建設相繼啟動。而文檔一體化管理系統、OA綜合辦公系統、跨平臺網絡等現代化集成管理系統建設，提供了跨層級協作的基礎條件。近年來面向終端用戶的互聯網檔案服務，以及微信“掌上查檔”小程序等手機查檔應用，為公眾提供了個性化、智能化的查檔服務。

2.3 制度保障：民生檔案服務機制創新

2007年，國家檔案局發布《關于加強民生檔案工作的意見》，明確全面做好民生檔案工作的戰略任務。2008年，全國檔案工作會議正式提出檔案工作要實現“兩個轉變”，建立“兩個體系”，將重心轉移到服務民生上來。本著便民利民的原則，檔案館之間開展服務協作；統一開放服務平臺，降低資源和系統異構對信息共享的阻礙；統一檔案證明格式，解決數字憑證的法律效力問題，通過一系列機制創新，打破部門間壁壘。

2.4 環境導向：相關戰略規劃的影響帶動

當前，浙江省政務服務“最多跑一次”改革、“長三角”區域一體化發展戰略對檔案遠程服務區域的擴展，政務信息共享工程對于檔案數據的整合、服務融合的推進等，都發揮著不容忽視的作用。檔案遠程服務是一個與環境密切關聯的系統工程，在今后的發展中，要以更為系統全面的視角，采用更為體系化的策略，推動其進一步發展。