縣級醫院疫情防控檔案收集存在的問題與對策

王麗霞/浙江省桐廬縣中醫院

新冠肺炎疫情是新中國成立以來在我國發生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發公共衛生事件。習近平總書記要求各級黨委和政府及有關部門要把人民群眾生命安全和身體健康放在第一位，堅決遏制疫情蔓延勢頭。浙江啟動全省聯合防控機制，率先推進“十個最”防控舉措。杭州實施“防控疫情，人人有責”十項措施，要求及時應對防控變化，突出防控重點。桐廬縣委縣政府要求全縣上下一心，牢固樹立大局意識、責任意識，堅持科學防控、精準防控。縣衛健局積極響應、迅速行動，統籌全縣各醫療衛生單位的力量，做到關口前移，降低感染風險；整合醫療資源，有序開展救治；實施隔離管控，進行嚴密監測；發揮各自優勢，突出早期干預；開展健康指導，助力復工復產。在疫情防控工作中，桐廬縣中醫院面臨醫療資源匱乏、病原體診斷力量不足、發熱患者不能進行快速分流、院內感染極易發生、醫務人員和群眾的健康遭受威脅等多個問題。縣中醫院迎難而上，在第一時間制定《新冠肺炎防控工作實施方案》，成立以院長為組長的工作領導小組，下設綜合協調、醫療救治、消毒隔離、器械保障、后勤服務5個專班，加強組織領導和協調處置，以最堅決的態度、最有力的舉措，做好疫情防控的各項工作。

作為桐廬縣抗擊新冠肺炎疫情的主戰場，縣中醫院在工作中形成了大量檔案資料，包括文字、影像、實物等多種類型，全面反映了醫院在疫情防控中開展的方方面面工作，十分珍貴。當前必須做好疫情防控檔案收集工作，這既是上級部門的要求，也是醫院自身發展的需要。我們發現，縣中醫院疫情防控檔案具有極強的專業性，這是因為縣級醫院疫情防控工作極為專業，工作中形成的檔案記錄了醫院隔離病房改造升級、醫療隊伍組建、醫務人員培訓、院內感染預防、醫療設備添置等工作，反映了廣大醫務工作者從籌備、預防、篩查到救治病人的全部過程，特別是包含了救治過程中形成的診療技術方案、用藥方案、臨床診療記錄等材料，具有重要的查考和借鑒價值。此外檔案的內容非常豐富，除了涉及醫院內開展的防控工作，還包括本院醫護人員馳援武漢、赴高速和國道卡口進行人群篩查、到集中隔離點進行健康監測、向市民發放預防疾病的中藥湯劑等院外工作。我們認為，做好檔案收集工作需要拓展工作思路，加強組織領導，進一步提升檔案工作人員的業務能力。實踐中，縣中醫院將疫情防控檔案收集納入疫情防控總體工作之中，迅速部署開展收集工作，要求明確醫院疫情防控工作和防控檔案的特點，直面工作中存在的問題，提出切實有效的工作策略，確保收集工作穩步推進。

1 工作中存在的問題

第一，缺乏收集經驗。以縣中醫院為例，雖然近20年來先后承擔過非典、甲流、乙流、手足口病、禽流感等疫情的防控工作，但此次發生的新冠肺炎疫情，其傳播速度更快、感染范圍更廣、防控難度更大、防控形勢更為嚴峻，醫院需要應對的不確定因素也更多。如，非典期間浙江省僅發現4例病例，且患者均集中在省市三甲醫院接受治療；而此次浙江省發現的新冠肺炎病例較多，桐廬的患者由本縣醫院救治。與非典時期相比，新冠肺炎疫情防控檔案的載體、形成途徑、形成方式都發生了巨大變化，醫院對此類重大突發性疫情防控檔案的收集缺乏經驗。

第二，收集意識不強。疫情發生后，醫院的首要任務是積極開展以醫療救治為中心的疫情防控作工作，醫院領導對于疫情防控檔案收集工作的重要性缺乏足夠認識，沒有予以過多關注。醫院醫護人員在疫情防控工作中傾注了大量心血，由于精力有限，又沒有相應的工作約束機制，往往不會主動配合做好檔案收集工作。此外有些醫護人員對做好收集工作存在錯誤認知，比如片面地認為當前醫院主要工作是做好疫情防控，此時開展檔案收集“不合時宜”。

第三，檔案人員業務水平不高。縣級醫院缺乏檔案專業人才，從事檔案工作的人員或是“半路出家”，或是“兼職服務”，面對數量龐大、專業性極強的防控檔案，難免會力不從心甚至疲于應付。在疫情期間，醫院大部分兼職檔案員會被緊急抽調到抗疫診療區域開展醫療救治工作，導致檔案收集陷入停頓。

第四，對聲像檔案、實物等的收集不夠重視。當今社交媒體迅猛發展，每個人都可以記錄時代發展，都可以成為檔案的形成者。在此次疫情防控當中，醫護人員在工作中拍攝了大量照片、視頻，形成了大量實物，尤其是馳援武漢的醫務人員在出征、培訓、防護、救治中形成的照片、視頻及書信等實物都具有重要保存價值。但由于對這部分檔案重要性認識不足、沒有很好地確定收集范圍，這部分檔案沒有做到應收盡收。

2 解決問題的幾點對策

2.1 完善工作機制

縣中醫院切實將收集好疫情防控檔案作為當前最為重要的工作任務之一。第一，在成立防控工作領導小組的同時成立疫情檔案工作小組，建立檔案部門和各科室相互協調的工作機制，確保檔案收集工作與疫情防控工作同步開展。第二，查閱檔案室保存的以往疫情防控檔案，初步確立檔案收集范圍、明確收集方式。第三，邀請縣檔案館提供現場和在線業務指導，進一步明確檔案收集的范圍、內容、途徑等。第四，壓實工作責任，將工作落實到人，要求醫院16個責任科室安排兼職檔案員，配合做好檔案收集工作，如兼職檔案員需要參與醫療救治、無法兼顧收集工作的，應當安排其他人員跟進負責檔案收集工作，確保工作不斷。第五，細化收集范圍清單，各科室按照當年2月底前、3月底前、疫情結束后60日內三個時間節點，分階段將檔案移交至醫院檔案室。

2.2 加大宣傳力度

要大力宣傳做好疫情檔案收集工作的意義與重要性，進一步強調做好檔案收集既是上級部門的要求，也是醫院自身發展的需要。就后者而言，要讓醫護人員認識到做好檔案收集是醫院豐富自身檔案資源、在未來應對類似突發公共衛生事件時能迅速采取有效舉措的主要途徑。其一，向醫院領導宣傳國家、省、市、縣檔案部門下發的關于做好疫情防控檔案工作的文件精神，使醫院領導更加重視檔案收集工作，并確保工作落到實處。其二，利用醫院內網、釘釘群、微信群等平臺向醫護人員宣傳做好檔案收集的重要性，還可以在院內滾動顯示屏上宣傳檔案收集的重要性，營造人人重視檔案收集的工作氛圍。

2.3 加強業務指導

針對醫院檔案人員業務水平普遍不高的現狀，醫院疫情檔案工作小組主動加強業務指導。通過檔案工作釘釘群了解工作進度，及時指導檔案收集中遇到的問題，并推廣收集過程中的好經驗、好做法等。要求專職檔案員主動出擊，一方面深入防控一線收集檔案，另一方面督促各相關科室責任人、兼職檔案員重點做好本科室相關檔案的收集工作，并主動指導和檢查兼職檔案員的檔案收集工作。特別強調做好醫護人員在疫情防控當中形成的聲像檔案、實物等，要求做到應收盡收。

截至3月20日，縣中醫院共收集了612件疫情防控檔案，包括醫院防控方案、防疫處方、抗疫宣傳資料、復工復產健康指導計劃，醫院馳援武漢時形成的醫護人員請戰書、防疫物資捐贈圖表，醫護人員拍攝的防控一線工作照片、視頻等，醫護人員為表達戰“疫”必勝的信念制作的篆刻作品、剪紙作品等。下一步醫院將進一步強化馳援武漢時形成檔案的收集工作，待收集工作基本結束后將對疫情防控檔案進行開發利用。