淺談干部人事檔案管理與利用的創新

黃琴

摘 要 干部的檔案管理是干部人事的重要組成部分，是單位組織人事管理的主要工作之一，檔案管理的質量決定干部的流動性和穩定性。當前我國干部檔案管理還存在一定缺陷，本文主要分析這些缺陷，并提出針對性的解決方案。

關鍵詞 干部人事 檔案管理 創新

一、干部人事檔案管理的意義

干部檔案是組織了解干部信息的主要途徑，檔案中記錄著其個人履歷、工作表現、獲獎情況、職務變動、社會關系等重要內容，具有較高的公信力和參考價值。組織部門結合干部工作能力和工作狀態，以其檔案作為參考來分析、選拔、培養、調整干部及其工作。干部人事檔案不僅會影響其職業前途，還可能影響單位甚至管理區域的未來發展。[1]

二、現行干部檔案制度的主要問題

（一）對檔案的重視程度不夠

在我國的干部檔案管理中，存在對檔案重視程度不夠的情況。一是干部自身不夠重視，有的干部職務頻繁調動，自己的檔案卻沒有隨著調動，需要檔案的時候不知道自己檔案的存放地點。二是領導對下屬檔案的重視程度不夠。我國的干部人事檔案一般由其直屬領導撰寫，有些領導意識不到自己寫的評語會對下屬的職業生涯造成何種影響，撰寫工作評價、工作結果相對隨意。

（二）檔案管理制度存在缺陷

在干部檔案實際管理過程中存在檔案管理制度不健全、制度執行不到位等情況。主要表現為檔案查閱準許標準不明確、檔案管理部門材料收集不主動、材料收集范圍過小、檔案移交和傳遞過程煩冗、檔案材料內容審核不及時不專業等情況。這些問題匯集到一起，造成了干部人事檔案材料不健全，嚴重影響了干部組織人事工作的有序開展。

（三）對檔案的專業認知不足

社會意識普遍認為干部人事檔案十分重要，但是對檔案管理缺乏專業認識，這種認識不足的情況也影響了一些單位領導。一部分單位在檔案管理資金投入、檔案儲存設施建設、檔案管理制度完善等方面不重視、不認真，將檔案管理理解為簡單的倉庫儲存，認為檔案管理工作不能給單位生產服務帶來實質性好處，只是應上級制度要求，對檔案開展收、存、查、放等工作，導致單位人事管理工作長期處于松散、被動應付的狀態。[2]這樣的狀態會使工作失誤率增加，該歸檔的資料歸檔不及時，該整理的材料不整理，久而久之就會造成檔案缺失、難以查找，使檔案管理失去部分作用。

認知不足是造成目前檔案管理困境最重要的主觀原因，要改變困境，首要解決的就是認知問題。

（四）檔案管理專業人才不足

以四川省為例，四川人口接近1億，在政府相關部門工作的干部有近100萬人，如此龐大的檔案需要專業的人才來管理。然而目前省內僅四川大學開設了檔案學專業，專業檔案學校只有位于雅安的四川檔案學校，屬于中專。四川大學檔案學專業屬于冷門專業，每年培養的高級檔案管理人才很少。而四川檔案學校雖然人才培養數量較大，但培養的人才素質參差不齊。嚴重匱乏的檔案管理教育資源面對浩如煙海的檔案文獻顯得杯水車薪。

（五）科技化程度不足

信息化和數字化科技的進步為管理提供了技術支持，我國從2014年開始在全國檔案系統中推行數字化改革。傳統的紙質檔案占用空間大、歸類整理麻煩、檢索難度大、攜帶轉移麻煩，對火災、洪澇、地震等自然災害沒有抵抗能力。我們經常可以在新聞中看到某些單位遭遇火災，大量關鍵資料被焚毀，造成更大的損失。科學的管理和數字化的資料儲存技術應用在檔案管理中之后，極大地提高了檔案系統對災害的抵抗能力。

三、創新檔案管理方法

（一）加強檔案意識宣傳，提高重視程度

思想工作是所有工作的前提，只有領導干部重視檔案管理工作，一切關于檔案管理的創新方案才能得到重視、得到切實的執行。因此，首先要全面加強檔案基礎知識普及，開展檔案工作專題宣傳，提升目前干部隊伍對檔案管理的重視程度。其次要加強教育體系中的檔案管理教學，從孩子抓起，這樣當他們成長起來，才會有更多人才從事檔案管理工作，才會在今后的工作中重視對自己檔案的管理。

（二）大力建設檔案管理教育體制

以四川為例，目前的教育系統培養出來的檔案管理人才過少，需要在更多高校中開設檔案教育專業。建議以四川大學檔案教育專業體系為參考，各大高校以吸引檔案人才來校任教為長期建設基礎，以和四川大學合作構建聯合培養模式為短期過渡方案，長短期結合，全面建成檔案管理培養體系。

（三）將現代科技妥善運用到檔案管理中

第一，拓展信息收集渠道。以往的檔案信息主要來源于單位領導的批語，評論同質化、主觀性很強。要將科學的信息收集系統應用在檔案信息收集上，用APP、無記名信箱等方式收集干部的同事、領導、下屬、群眾等的意見，統一整合，形成最客觀的評論。

第二，全面完善正在使用的網絡信息備份系統，防止檔案信息在轉移、儲存過程中出現丟失、損壞等問題。在不能及時拿到紙質檔案的情況下，可以及時查找網絡檔案以供使用。

第三，加快信息化檔案管理系統的更新換代，注意提升系統性能，滿足人民日益龐大的檔案數據查找需求。

四、結語

干部人事檔案是干部綜合能力和素質的集中體現，全面反映了干部本人的品德、能力、業績、操守、思想素質等關鍵信息，成為了選拔任用干部的重要資料。為了進一步加強干部的組織人事管理工作，需要完善現行的干部檔案管理制度，做到人盡其才、才盡其用，為新時代干部隊伍的建設提供有力保障。

（作者單位為云南省交通投資建設集團有限公司）

參考文獻

[1] 文緒生，李卓越，黃勤真.芻議現行干部檔案管理[J].四川檔案學校報，2019，28（16）：28-29.

[2] 田國豪，聶浩，周明勇.提高干部檔案管理水平方法探究[J].新農村建設，2017，26（07）：45-46.