淺議財務共享系統應用中的若干問題與對策

劉娜

摘 要 隨著信息技術迅猛發展、經濟全球化進程不斷加快，集團企業要想順應時代的發展，就必須改變傳統的財務管理模式，引入財務共享系統，解決基礎的財務核算問題。隨著財務共享系統被越來越多的集團推廣和應用，具體應用實踐中也暴露出許多亟須解決的問題。本文介紹財務共享系統的特殊性與現實意義，分析目前財務共享系統在應用中存在的主要問題，并提出具體的應對措施，希望能對財務共享系統的發展提供借鑒。

關鍵詞 財務共享系統 財務管理 問題 對策

一、財務共享系統概述

（一）財務共享的內涵

財務共享系統是運用現代化管理模式和信息技術，以業務流程為基礎，對財務處理流程進行規范化，從而提高核算效率，節約運營成本，并對財務組織架構、審批流程進行優化、整合，形成線上規范、統一的財務核算管理模式。

（二）與傳統記賬模式的比較

應用財務共享是集團企業將下屬公司的財務工作整合到同一系統中，對數據進行實時批量處理，并依托財務共享系統完成預算控制、資金計劃管理，通過將數據推送至財務軟件，自動完成記賬憑證的制作。這種模式改變了傳統財務工作模式，促使財務人員轉變財務職能向管理崗位轉型和提升，更多參與業務決策，進行財務預測、財務分析、財務管理以及企業戰略規劃等工作，進一步優化企業資源配置。

（三）企業加強財務共享系統建設的意義

1.促使集團建立統一、規范、標準化的制度。建立財務共享系統，促使企業集團進一步完善財務管理制度，實行規范、統一的標準化制度。通過對財務信息進行批量化處理，更有利于集團事前、事中通過財務共享系統直接獲取數據;可以實時監督下屬公司的財務狀況和經營成果，突破傳統記賬模式事后通過報表匯總合并財務數據的瓶頸。

2.細化、優化財務處理流程。財務共享系統滿足不同類型子公司、分公司的需求，同時形成標準化的業務處理流程。通過對與財務相關業務數據的精細化管理，提升企業財務的管理水平，并將下屬公司的財務基礎核算業務整合到財務共享系統集中處理。

3.使會計原始憑證數據化、電子化。傳統會計憑證需要會計人員和檔案管理員配合完成查檔工作，不僅耗費時間，而且對會計憑證也有磨損和遺失的風險。應用財務共享系統后，業務人員和財務人員都可以隨時查閱相關電子單據，提高工作效率，節省時間成本和人工成本。

4.整合財務核算流程，提高核算效率。財務共享系統通過對會計業務進行批量數據處理，減少核算環節工作量和人員配備，提升人力資源利用率，從而有效降低財務管理成本。通過對業務的標準化、科學化管理，減少人為因素產生的誤判，加快財務處理速度。

二、現階段企業財務共享系統應用中存在的主要問題

（一）企業財務共享意識不強

集團推廣財務共享初期，從下屬公司領導到普通員工都有抵觸情緒，普遍認為財務共享僅與財務人員相關，不需要全員參與，認為財務共享會影響公司日常生產經營活動。X集團某子公司系統上線由于種種原因將上線時間推遲了一年零九個月，迫使集團企業支付財務共享人員及傳統財務人員雙重人工成本130余萬元及高額的軟件費用。這既造成設備的長期閑置，又增加了折舊費用，不但影響了集團整體規劃和上線進程，還增加了運營成本。

（二）財務共享系統建設不完善

財務共享系統引入我國的時間不長，沒有太多可借鑒的成熟經驗，每個企業需求也不盡相同，不同于會計準則對會計科目有規范的要求。每個集團公司、子公司都需要結合自身特點設計模塊、流程，搭建與財務軟件的關聯關系。集團內部各子公司相互之間也沒有太多可參照的模板，從財務共享系統中直接提取數據存在障礙，仍需要借助財務軟件才能實現。

（三）財務共享數據信息不準確

針對某些特殊業務，無法從財務共享系統中找到準確的對應關系，不能通過預設功能實現，需由財務共享人員重新設置，影響新業務的處理時效性。以X集團為例，財務共享系統中合同臺賬的余額不正確，不能隨業務發生而同步更新，經常需要手工登記、核對、更新Excel臺賬。同時，手動修改財務共享系統中合同臺賬余額，造成線上、線下重復登記臺賬，增加了財務人員工作量，降低工作效率。

（四）財務共享技術存在障礙

每一種新興事物都是需要不斷地完善和發展，財務共享系統同樣存在許多技術性問題有待解決。首先，共享系統與財務軟件關聯存在問題，多數自動生成記賬憑證需要會計人員重新判別入賬科目、稅費金額，并對自動生成的記賬憑證進行修改、確認，造成重復工作。其次，由于設計不完善，X集團給會計人員分配的權限過大，可以隨時修改領導已審批的單據的數據和影像，相當于會計人員制單流程直接跳過領導審批環節，缺乏完善的內控機制。再次，與不同業務軟件很難建立對應關系，造成重復登記。最后，不能與稅務系統對接，不能直接從財務共享系統提取數據開票和申報納稅。

（五）財務共享應用不便捷

原本的傳統記賬模式，業務人員填制付款單只需要5分鐘完成制單環節，而應用共享系統，相同工作至少需要半小時完成，包括在財務共享系統中填付款單據、掃描附件、上傳影像等。一旦出現錯誤，修改單據也同樣煩瑣，需要耗費大量的時間和人力;并且線上、線下需同時制作紙質和電子兩套單據，造成資源浪費。此外，財務共享系統建立的模板僅限本人使用，未實現共享，造成重復工作。

三、完善企業財務共享系統應用的對策及建議

（一）增強企業財務共享意識

完善財務共享系統首先要深入了解它的益處，掌握操作的方法，從主觀上接納新事物，緊跟時代的步伐，才能順利實施操作;同時建立考核和激勵機制，從制度上進行約束。第一，應增強公司上層領導對財務共享系統的認識，能夠以正確積極的態度配合完成推廣和使用工作，準確地傳達新系統對每位員工的要求。第二，組織對全員的培訓，使每名員工都有模擬整個操作流程的機會，從而熟悉和掌握具體的操作步驟和方法。第三，加大宣傳工作力度，把應用財務共享系統與績效考核掛鉤，增強全員參與的積極性。第四，集團企業財務共享系統上線可以采用日程表的形式，將各時間節點需完成的工作都進行羅列，按進度表的完成進度對分公司的整體進行考核，建立績效考評和激勵機制，并與每名員工的獎金掛鉤，保證按時完成系統上線工作。

（二）完善財務共享系統建設

財務共享系統在具體應用中尚需不斷完善系統的建設工作，以解決實踐應用問題。首先，財務共享系統人員不僅需要掌握精湛的技術，而且要熟悉集團下屬各公司的運作模式和具體的業務處理方法;結合不同公司的業務需求建立和完善財務共享系統，在集團內部仍需求同存異，以滿足集團和下屬公司雙方的財務核算要求。其次，進一步開發新的功能，實現通過財務共享系統直接提取財務數據功能。可以實時匯總，并提取資金的流入、流出數據，解決傳統記賬事后記錄只能通過出納查詢銀行流水才能掌握實時資金情況的問題。最佳方案是通過授權、三方協議等形式，設計與各銀行結算賬戶的聯動功能，使財務人員和公司領導隨時可查詢和掌控公司資金變動情況，以便進一步加強對資金的內控管理。再次，財務共享系統直接受網絡、系統穩定的影響，需要預設、新增下載模板功能，線下制單，線上直接導入模板，即可完成單據制作。這將極大提高錄入的效率，減少斷網對制單的影響。最后，同部門相同業務實現共享，也會加快錄入速度，提高工作效率。

（三）放開權限、優化系統，促進臺賬數據精準化

對財務共享系統進行更精細化的管理，解決日常業務處理的同時，需要對系統臺賬數據進行優化，使數據準確、有效，提取更方便、快捷。首先，除財務共享系統維護人員外，也可以給其他使用者適度放開新增業務權限，如合同期限，收付款銀行賬戶信息，新增客戶、供應商名稱、業務類型。這樣可以有效加快新業務的錄入速度，節約時間成本，減少員工抵觸情緒。其次，優化財務共享系統合同臺賬模塊，建立正確的余額更新關聯關系，確保數據準確無誤，減少財務人員Excel重復錄入臺賬和人工核對過程，減弱財務人員工作強度。

（四）加快財務共享系統智能化進程

財務共享系統產生的初衷就是顛覆傳統的記賬模式，適應時代的發展。財務共享系統應減弱全部使用者的工作強度，通過引入RPA財務機器人，解決系統應用的重復性勞動。這是加快智能化進程和財務共享系統發展的必然趨勢。第一，用RPA技術取代人工重復性工作，而且可以365天全年無休息，應用于財務共享系統，節省了人員成本，減少人為的差錯。第二，RPA能夠有邏輯性工作，能夠按照預定程序工作，不受人為因素影響，不會跳過領導審批流程，有利于加強企業內控管理。第三，RPA可以跨多個平臺進行操作，解決了財務共享系統與其他軟件通用性、局限性問題，可以自動開具發票，生成憑證。第四，可以自動查詢和更新數據，使財務共享系統更現代化、智能化。RPA在財務共享系統的應用已覆蓋了財務運營管理各個方面，如預算管控、報表、往來款管理信用管理、稅收管理、流程控制。根據每個企業流程的規范化程度，RPA技術在財務共享系統應用過程中也可以滿足不同使用者的需求。

（五）簡化財務共享系統操作

為了使財務共享系統操作更便捷，更容易被廣泛的受眾群體接受，簡化操作程序也是財務共享應用需要解決的問題。首先，建議增強系統可操作性，簡化財務共享系統制單手續，應用OCR技術減少財務共享應用問題，將影像管理功能直接并入制單環節;簡化二維碼識別單據的流程，將財務共享和影像管理功能整合，從而有效簡化制單環節，使應用更便捷。其次，逐步引入OCR光學識別技術，對繁復的原始票據進行信息采集，通過OCR掃描識別發票信息，減少了紙質發票查驗認證、掃描錄入、財務共享系統制單、生成憑證等一系統財務處理過程，節省了成本費用，極大地提高了工作效率。

總而言之，隨著信息技術的不斷提升，財務記賬方式已經產生了劃時代轉變，財務共享系統在給財務核算帶來變革的同時，其實踐應用中也存在諸多問題。企業集團應在實踐的過程中結合本企業特點，建立符合自身戰略發展目標的財務共享系統，通過提高認識，建立考核激勵機制，優化、完善系統功能解決實際應用問題，并通過RPA及OCR技術加快系統智能化進程，順利實現財務共享系統在實踐中的有效應用。

（作者單位為天津廣信有限責任稅務師事務所）

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