公共檔案館館藏資源建設研究

李詩琪

【摘要】檔案學界理念從“社會記憶觀”轉(zhuǎn)變到“社會服務觀”，各層級檔案館也逐漸從綜合檔案館開始向公共檔案館轉(zhuǎn)型，各檔案館的工作重點開始轉(zhuǎn)移，這一系列轉(zhuǎn)變加大了公眾對檔案館館藏資源的需求與檔案館館藏資源建設間的矛盾。本文立足于公共檔案館館藏資源建設的現(xiàn)存不足，從館藏資源的廣度、多樣性和特色提出意見和優(yōu)化策略，使公共檔案館在館藏資源建設的方向和方法上更加合理、滿足為公眾服務的需求。

【關鍵詞】公共檔案館;館藏;資源建設;對策

一、引言

（一）從“社會記憶觀”到“社會服務觀”。社會記憶理論自20世紀80年代成為社會學研究的一個新興領域。隨著聯(lián)合國教科文組織倡議并牽頭實施的“世界記憶工程”建設項目的深入展開，“記憶”這個基本概念逐漸地進入了綜合檔案館管理學者們的主要研究領域和視野。國外檔案學者歐文斯（Brian O. Owens）曾經(jīng)說過：“檔案的確是社會記憶的便利工具，它在傳遞當代社會學的記憶理論為認識和研究檔案與檔案管理現(xiàn)象提供了一個全新的視角，啟發(fā)人們對檔案和社會檔案資源管理事業(yè)發(fā)展進行新的認識和思考，“社會記憶觀”由此產(chǎn)生。基于此觀點的研究下，我國檔案界已經(jīng)認識到保存社會記憶是檔案部門的重要職責。檔案館也由以前收集檔案也就是改變檔案的存放位置扮演的被動角色，轉(zhuǎn)變到主動介入社會實踐活動，進行主動捕獲，通過多種方式收集、采集甚至生成檔案資源。我國綜合檔案館從建立以來一直被社會看作是黨和政府的附屬機構，相當于古代貴族家里后花園一樣的存在，也主要為各級地方黨政機關提供服務;而且，檔案館幾乎只保管檔案，很少向外界開放和提供利用服務。一直到改革開放之后，我國綜合檔案館的服務對象、內(nèi)容、方式依舊具有很大的局限性。自21世紀以來，我國開展民主政治現(xiàn)代化建設和社會服務型人民政府建設，檔案界的“社會服務觀”才逐漸出現(xiàn)。在此觀點之下，檔案工作的重心從高層、宏觀轉(zhuǎn)向基層、微觀，從政治領域轉(zhuǎn)向經(jīng)濟、科技、文化、生活的各個領域，從黨政機關轉(zhuǎn)向企事業(yè)單位、社區(qū)、農(nóng)村和家庭，從服務黨和國家轉(zhuǎn)向服務社會和老百姓。這時，檔案館就應該充分發(fā)揮為各行各業(yè)服務、為民生服務、為經(jīng)濟、社會與文化服務的社會服務功能。

（二）公共檔案館的定義。1789年法國大革命對于公共檔案館的發(fā)展和建設有著不可磨滅的重要意義，此后，歐洲一些國家也認識到檔案保存和管理以及維護民眾檔案的意義和重要性。1790年法國國民議會正式頒布了國家檔案館管理條例，將國民議會檔案館正式改名為國家檔案館;1794年正式成立了法國國家檔案館，強調(diào)所收錄管理的檔案屬于公共的資源。此后，英國于1838年依據(jù)《公共檔案法》正式成立了公共檔案館，英國國家檔案館正式以“公共檔案館”命名，開辟了公共檔案館體系建設的新歷史時代。那么，什么才是真正意義上的公共機構檔案館呢？無論是從公共檔案館名稱的發(fā)展演變、館藏資源、傳播的途徑、服務于公眾或者甚至是公共檔案館與傳統(tǒng)檔案館的密切關系各個方面，國內(nèi)的專家和學者們都對此做出了自己的闡釋。雖然確切的定義這個概念還是有待進一步的研究和深入探討，但通過專家和學者們的這些研究和分析我們可以清晰地得出一個基本的觀點：公共檔案館并不是一個新產(chǎn)生的事物，而是在傳統(tǒng)國家檔案館的建設基礎上，通過改進和加強自身的“公共性”的建設，來滿足和適應社會變革和現(xiàn)代化發(fā)展的實際需要。可以看到公共檔案館不是一個新出現(xiàn)的檔案館，也不是將傳統(tǒng)檔案館改名，而是檔案館“社會服務觀”的體現(xiàn)。我們要做的是從為社會需要服務的層面來開展工作，檔案館藏的資源建設也應該是從為公眾利益、為公眾服務的角度來進行。公共檔案館館藏資源建設成為其他工作開展的基礎，也是公共檔案館工作的重要主題。但由于歷史以及現(xiàn)實原因，我國公共檔案館館藏資源建設存在一些不足，以服務政府為主導的工作模式突出，館藏資源結構單一，資源建設廣度、深度、個性化不夠，與社會對館藏資源需求的增加存在明顯的矛盾。

二、公共檔案館館藏資源建設現(xiàn)存問題

目前我國公共檔案館存在四大突出問題，一是館藏檔案資源結構單一，館藏檔案資源的廣度不夠，機關政務檔案館藏居多，反映我國社會經(jīng)濟發(fā)展、民營企業(yè)和普通的老百姓日常工作生活的檔案非常少。二是公共檔案館雖然收藏量大，但真正有價值的那些能夠充分滿足政府和社會的需要、發(fā)揮政府和社會服務功能的很多特色館藏并沒有被充分挖掘和體現(xiàn)出來。三是公共檔案館館藏資源不足，幾乎所有公共檔案館的館藏資源結構都差不多，關于各自地區(qū)的社會經(jīng)濟、文化、藝術的很多特色的館藏沒有充分體現(xiàn)。四是各個公共檔案館各自為戰(zhàn)，沒有和其他的公共檔案館加強交流和合作，為社會公眾提供更加便捷的檔案服務。

（一）館藏資源廣度需要拓寬。我國檔案館充分實踐了“為黨管檔，為國守史”的理念，一直以來館藏主要集中在歷史檔案和黨政機關文書檔案，并一直保持了這種相對穩(wěn)定的館藏結構，變化較少。在新時期，公共檔案館應該根據(jù)形勢的變化，在檔案館藏資源建設上消除陳舊觀念帶來的制約，從“社會記憶觀”到“社會服務觀”的理念改變來指導檔案進館工作。目前各檔案館的館藏結構單一，主要還是以黨和國家、機關政務有關的檔案為主，有關于社會發(fā)展、和老百姓生活息息相關的檔案很少。館藏資源不僅要涉及政務檔案，也要有構建社會集體記憶的檔案和能為普通百姓生活提供檔案。應該從是否能夠為國家和社會公眾服務的角度考慮，擴大征集的范圍、影響和宣傳力度，讓公眾知道檔案館能夠保存這些東西，這些東西也需要保存。在館藏量達到要求的同時，也要注意檔案館中各種檔案所占比例的相對數(shù)量。以檔案載體為依據(jù)，不能在館藏量達到幾十萬冊時，影片檔案僅幾百盤，照片檔案不到萬張。

（二）特色館藏資源不足。所謂公共檔案館的地方性特色館藏檔案資源是指公共的檔案館能夠通過向社會收集和挖掘館藏中那些具有強烈的地方性文化特色的各種檔案資源。公共檔案館的特色館藏檔案不僅應具有地方獨特的色彩和其風格，而且應以館藏中某些門類為主體或某種形式為載體的地方性檔案資源較多，從而可以形成自己的本館藏檔案特色，如地方性照片檔案、地方名人檔案。其特色的館藏與其特色檔案服務一樣，可以使檔案館成為一種地方性文化的品牌，一個地方性檔案館的特色和出彩之處。公共檔案館只有建設自己的各種特色館藏檔案資源，這樣才能在眾多的地方性檔案館中充分展現(xiàn)自己獨特的民族文化魅力。我國地大物博，是一個多民族的國家，各個民族地區(qū)都應該具有自己的一些民族文化特色。由于國家和地區(qū)風土人情的巨大差異，每一個地區(qū)的檔案館都應該具有其地方性館藏的特色。檔案館要盡量充分體現(xiàn)本地區(qū)、本館藏獨特性與其新穎性。好的檔案館專題不僅僅在于其字數(shù)多么繁多，重在于能否很好地反映和體現(xiàn)出一個地方獨特的風土人情和其人文的特色，為用戶所喜愛并充分利用。但就目前看來，各個地區(qū)的公共檔案館并沒有展現(xiàn)出過大的差別，無論是檔案范圍、檔案形式還是檔案結構，都大同小異，沒有自己的特色。

（三）館藏資源需加強整合。在公共檔案館館藏資源建設的過程中，我們必須具有全局意識和整體觀念，必須要著眼于整個國家和社會等各個方面檔案資源的合理配置和系統(tǒng)優(yōu)化，而不能只局限于本檔案館檔案資源自成一體。檔案館的館藏資源整合的最終目的其實就是為社會公眾和個人提供更好地利用檔案的服務，進而真正實現(xiàn)檔案館藏資源的綜合利用價值。在檔案館的實踐和工作中我們可以明顯地發(fā)現(xiàn)，有時在人民群眾生活中需要到檔案館查閱某些類型的檔案時，我們當?shù)氐臋n案館沒有保存而是保存在其他地方的檔案館中。在這種的情況下，查閱檔案的人還要跑到當?shù)貦n案館去，是一個既浪費時間又浪費大量人力物力和財力的一件事。如果我們的檔案館能夠進一步加強各地公共檔案館的資源整合，共建共享;通過傳真和跨庫檢索等多種方式，工作人員能夠在整個信息資源庫中檢索到這份檔案，經(jīng)過身份認證審核符合要求后對方館工作人員能夠通過傳真復制件加蓋公章證實其真實有效性，就能很簡單地解決問題了。公共檔案館之間館藏結構差異可能不大，但館藏內(nèi)容卻是決然不同的，正是如此，公共檔案館間館藏資源的共建共享才更有必要。各公共檔案館之間的交流合作可以參照圖書館界的圖書資源整合，在此就不贅述了。

三、公共檔案館館藏對策研究

針對上述公眾對公共檔案館需求與公共檔案館館藏資源建設不足之間的矛盾，現(xiàn)從完善檔案收集工作、開展專題系列活動、挖掘自身特色館藏和加強館際間合作四個方面提出以下幾點對策供公共檔案館參考。

（一）完善檔案收集工作來擴張廣度。檔案館在接收檔案工作中，只注重接收一級單位的檔案，只注重接收黨政機關和國有企事業(yè)單位的檔案，只注重接收紙質(zhì)檔案等;忽視了下級單位、個體和其他載體的檔案。檔案館在收集檔案時不止有接收這樣一個形式，可以盡量多的開發(fā)多個形式，例如檔案征集等。同一個形式也可以有不同的渠道接收檔案，比如網(wǎng)上征集、報紙上發(fā)公告征集等。檔案館藏建設的基礎就是這些豐富的館藏資源，如果不能完善和擴張檔案資源的廣度，更談不上去建設這些資源。

（二）專題系列活動挖深度。檔案館藏資源建設的深度除了檔案編研活動體現(xiàn)外，還可以在其后續(xù)工作中延伸和發(fā)展出更多的活動形式來充分深挖利用檔案內(nèi)部的信息資源。檔案編研是我國檔案館提供和利用檔案的一種重要服務方式，檔案館藏資源編研的重點和選題內(nèi)容要充分貼近于人民和群眾，有效地為我國的經(jīng)濟和社會建設、社會發(fā)展服務，不能過大。檔案編研也不能囿于習慣性的模式，也要做一些創(chuàng)新上的探索，根據(jù)公眾的需求多做專題系列活動，主動提供檔案服務。

（三）挖掘自身特色館藏。公共檔案館館藏資源建設時要依據(jù)已有的館藏資源，合理拓展公共檔案館職能，形成具有自身特色、有重點的檔案信息資源，提升公共檔案館的核心能力。檔案館可以將館藏中有獨特價值的、有本地特色的檔案館藏資源轉(zhuǎn)化成掃描版或者全文數(shù)據(jù)庫，促進檔案信息資源的開發(fā)和再生。甚至可以結合專題活動，將專題確定為本地區(qū)有特色的人或者事物，根據(jù)這一專題收集、征集有關的檔案，最后形成系列檔案，做成有本館特色的館藏資源。充分調(diào)動群眾的參與度，打造檔案館具有特色的文化產(chǎn)品。打造檔案館文化產(chǎn)品可以鼓勵廣大市民的“檔案行為”，即讓廣大市民更好地融入檔案館的文化資源和產(chǎn)品的建設中，建設一個具有本地文化資源特色的檔案館文化資源，同時也拉近了檔案館與社會公眾之間的距離。

（四）加強館際合作來促進資源整合。完善檔案信息資源的建設除了在本館的范圍內(nèi)進行以外，還要通過充分利用先進的科學技術手段建立“無界墻”檔案館，以檔案信息數(shù)據(jù)集成系統(tǒng)為基礎平臺，構建一個“多館聯(lián)盟”的檔案服務體系。實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享，把海量的檔案信息資源匯聚起來形成檔案信息的一片海洋，讓這海量的檔案信息資源奔騰流動起來，讓用戶的檔案信息需求完全跨越了時間、空間、地域的種種限制，把海量的檔案信息資源的功能和作用發(fā)揮到極致。雖然檔案的安全保密性要求具有特殊性，但是檔案館可以通過對身份的認證、權限的設置等多種手段方式來分權限來為用戶提供檔案服務。可見，加強館際合作來促進資源整合是更好地為大眾服務的一種方式。

四、結語

公共檔案館館藏資源建設問題是檔案館建設中一直存在的問題，隨著檔案學界研究理念的轉(zhuǎn)變更加突出。近年來，綜合檔案館向公共檔案館的轉(zhuǎn)型，使公眾的需求與館藏資源之間的矛盾越來越突出。本文在這一狀況之下，立足于檔案館藏資源建設本身存在的問題，與公眾的需求相比較，對此提出了一些自己的見解和建議。各地的公共檔案館若能解決檔案資源建設的廣度與深度問題，發(fā)展各自的特色館藏，加強館際間的合作，相信未來會發(fā)展地越來越好，也能更好地為公眾提供服務。

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