人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施研究

胡娟

【摘要】基于推動人力資源和社會保障局更好發展的目的，圍繞個人檔案管理問題，做了簡單的論述，提出了管理策略，共享給相關人員參考。目前來說，人社局檔案管理方面，存在著信息化建設進程慢、檔案管理的標準化和規范化不強等問題，需要加以改進和優化，進而獲得更高的管理效益。

【關鍵詞】人力資源和社會保障局;個人檔案;檔案管理

從人社局發展的角度來說，個人檔案管理作為重要內容，起到著關鍵作用，因此提高個人檔案管理的效率，具有緊迫性。新時期，開展個人檔案管理工作，要注重結合形勢變化，基于個人檔案管理需求，引入信息化技術，加大規范化和標準化建設力度，全面提高管理的水平。

一、人力資源和社會保障局個人檔案管理優化的意義

基于管理工作內容來說，主要涉及個人檔案收集和保管以及統計。新時期，此項工作和社會各個層次人力資源合理化統籌管理的關系更加緊密，影響著社會群眾失去勞動力后的生活保障，關系著和諧社會的構建，因此不斷優化個人檔案管理，提高管理工作水平，創造更多的價值，為企事業單位更好地了解不同人才信息，優化人才結構體系，增加市場競爭力，促使社會各個行業領域持續化發展，有著重要的意義。

二、人力資源和社會保障局個人檔案管理問題的分析

結合傳統檔案管理方法應用問題，分析個人檔案管理存在的不足，作如下論述：

（一）組卷繁瑣。傳統的管理模式下，采取的是按卷檔案管理方式，進行文件歸檔管理。雖然能夠保證文件材料的緊密關聯性，保管和使用率效果較好，不過組卷繁瑣，按照各類特性進行組卷的非確定因素很多。實施組卷操作，受到個人因素的影響，對組卷標準的認定有所差異，加之操作水平不同，使得立卷差異較大。

（二）案卷標題復雜。從細節的角度來說，案卷標題比較復雜。究其原因，操作人員不同，設定的標題也就不同，即使相同人員不同時期設定的標題也不同，隨著個人能力水平的提升，以及認識程度的增加，對于標題的擬定考慮因素也會增多，由于缺少統一的標準，使得案卷標題具有復雜性特點。

（三）人工效率低下。在歸檔管理工作方面，采取的是人力手工處理方式，處理工作量很大，人工效率低下，所需的各類資源較多。例如，立卷操作時需要通過有關文件，進行相應的歸并和裝訂以及標題擬定等，受到個人因素不確定性的影響，難以實現統一操作或達到設定的標準。

（四）檔案利用率低下。目前來說，個人檔案管理方面突出的問題為檔案資源利用率低下。究其原因，時空限制較大，使得檔案管理工作難以高效落實。例如，檔案涉及的文件很多，使用者調取某個文件時，需要隨同調取其他合并文件，文件攜帶保存不便，極易造成信息泄露，保密性較差。除此之外，檔案載體為紙張，閱讀和復制操作不便，影響著檔案的利用率。對于此情況，需要加大檔案管理信息化建設力度，全面提高檔案管理的水平，推動人社局的持續化發展。

三、人力資源和社會保障局個人檔案管理策略的總結

（一）改進檔案管理制度。基于個人檔案管理規范化和標準化建設的目標，對當前存在的問題，要注重改進檔案管理制度，全面提高檔案管理工作的科學化和合理化水平。在具體實踐中，積極開展檔案工作機構以及工作制度的建立健全。通過成立專門的個人檔案管理工作小組，明晰崗位工作職責和內容，積極主動接受上級相關部門的管理和監督、檢查與指導。將個人檔案管理制度落實到工作實際，做好個人檔案管理工作的考核，根據考核結果實施獎懲，進而調動工作人員的積極性，使其能夠積極參與個人檔案管理，落實各項管理工作，比如組卷和歸檔等，提高管理水平，創造更多的價值。

（二）加大個人檔案管理隊伍的建設。目前來說，個人檔案管理工作量不斷增加，對人力資源的需求持續增多，為了更好地應對管理工作，加大個人檔案管理隊伍的建設，投入更多的人力資源有著重要的意義。配備具有大專及以上學歷的人員，專門負責相應的檔案管理工作，同時積極組織檔案管理人員重點學習《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等相關檔案法規，提升檔案工作人員業務素質和檔案工作水平。對在崗的個人檔案管理人員，要結合業務要求和需求進行相應的培訓，比如個人檔案信息化管理的培訓，根據信息化管理工作形式和內容，按照對人才的要求，組織開展業務培訓，使得管理工作人員經過業務培訓后能夠高效落實個人檔案管理，在崗位上創造更多的價值，全面提高個人檔案管理工作的效率和水平。對于檔案管理工作人員來說，若想實現個人發展目標，要始終保持學習的態度，不斷自我提升，進而更好地參與個人檔案管理工作，提高檔案資源的利用率，促使人社局持續化發展。

（三）加大硬件設施的投入。隨著個人檔案管理工作量的增加，以及檔案利用需求的增多，產生的檔案數量將會不斷增多。基于此，為了更好地應對此項工作，加大硬件設施的投入。以某單位為例，不斷加大硬件設施的投入力度，實現了檔案庫房、辦公區域以及接待區的清楚劃分，促使檔案室的格局更加合理化。除此之外，建設了60平方米的標準化檔案庫房，為檔案管理工作的開展，提供了良好的工作環境以及條件。庫房內配置了6列專用的檔案密集架，并且配套了相應的硬件設備，包括中央空調、滅火器和掃描儀等，為個人檔案管理工作的開展，提供了強有力保障，促使管理工作水平和質量得以提升，創造了更多的價值，推動著人社局的發展。

（四）加大個人檔案管理信息化建設。無論是從提高個人檔案管理的角度來說，還是就提高檔案資源利用率層面而言，加大個人檔案管理信息化建設，為個人檔案管理提供信息技術支持，有著重要的意義。目前來說，很多單位已經著手實施信息化建設，信息技術的應用效果較好，有效提高了個人檔案管理工作效率和質量水平。以某單位為例，在信息化建設方面提出配置基礎設施，包括數字化檔案處理終端和數字化檔案管理服務器（1臺）、數字化檔案存儲系統（1套）以及平板掃描儀（6套）等，為個人檔案信息化管理工作的開展提供支持。有了信息化技術的支持，很多個人檔案管理工作可以實現高效化，減少了人力資源的投入，節約了成本。同時能夠減少因為人力因素造成的不確定性，保障了檔案信息的質量和利用價值。除此之外，信息化的應用，通過構建數據庫的方式，為檔案大數據存儲和管理提供了保障，打破了檔案利用的時空限制，提高了檔案資源的利用率，為企事業單位和其他檔案使用者提供了便利服務，促使檔案資源利用實現最大化。基于人社局人事業務系統以及檔案管理電子臺賬，實現對傳統檔案業務形式的轉變，更好地適應了數據環境下的檔案活動發展，促使檔案管理水平以及服務效率得以提升，有效滿足了社會檔案的基本需求，推動個人檔案管理信息化建設。

（五）提高檔案管理水平。對于上述分析提到的細節問題，要做好相應的優化和提升，全面提高檔案管理水平。目前來說，個人檔案數量不斷增加，促使檔案收集和整理等工作量增加，提高檔案管理水平，增強此項工作的標準化和規范化，加大制度化管理，有著重要的意義。基于強化服務、不斷創新的目標，創新和優化個人檔案管理工作方式方法，全面提高管理的水平，創造更多的價值和效益。

四、結束語

綜上所述，新時期人力資源和社會保障局個人檔案管理工作的開展，要結合傳統管理模式的不足，進行相應的優化和完善。文中結合具體實踐，提出了以下策略：改進檔案管理制度;加大個人檔案管理隊伍的建設;加大硬件設施的投入;加大個人檔案管理信息化建設;提高檔案管理水平等。

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