利用數字化網絡技術做好醫院檔案管理工作

吳偉麗

【摘要】醫院檔案是對其歷史的記載，它能夠對醫院文化的建設和傳承起到助推作用，能夠為醫院發展提供第一手資料。隨著時代的發展、社會的進步以及互聯網的發展，數字化網絡技術越來越多地應用于人們的日常生活，在醫院檔案管理工作中，將數字化技術應用其中，是十分有必要的，而且是符合時代要求的，它可以有效提升醫院檔案管理工作的效率，如何將數字化網絡技術應用于醫院檔案管理中，是每個人都需要討論的問題。本文將以此為中心論點，開展簡要論述。

【關鍵詞】醫院檔案;管理工作;網絡技術

醫院檔案是一項基礎性的管理工作，同時也是服務型工作，它對醫院文化發展起著重要的助推作用，雖然很難產生具體的經濟效益，但是在醫院這個工作環境中，對相關檔案進行管理始終是不顯山不露水，默默付出的一項重要工作。醫院的檔案管理工作隨著社會的發展，注入了更多的時代元素，比如對數字化網絡技術的運用，那么數字化技術在醫院檔案的管理過程中有哪些必要性和優勢呢？又該如何利用數字化網絡技術開展醫院檔案管理工作呢？

一、將數字化技術應用于醫院檔案管理的必要性

（一）基于檔案管理工作的復雜性。醫院在為患者就診過程中，對其進行診療、預防和保健等服務時，形成了相關檔案，然而醫院每天人來人往，絡繹不絕地有患者來就診治療，如果沒有將這些大量信息進行統一規劃和整理，形成檔案文件保存起來，也是非常不利于醫院發展的，然而如果對這些大量資料以紙質的形式進行保存，并使用傳統的手段進行管理，不僅難以使之長久留存下來，還非常容易造成檔案信息的破壞與遺失，另外，傳統的檔案整理和歸類工作大多是人工手動開展，工作量極大，且查閱和使用效率極低，面對這種情況，數字化技術的應用便很好地解決了其中的問題，既能夠對大量的檔案信息進行良好儲存，又能夠智能化地開展整理、分類和查閱工作。所以說，數字化技術應用于檔案管理已經是必然的趨勢。

（二）基于檔案管理工作的發展趨勢。社會在進步，時代在發展，如今各個領域已經充滿了數字化氣息，它改變著各行業的運作方式和管理方式，網絡和信息技術的廣泛應用為社會生活帶來了極大便利。醫院檔案管理工作有著信息性、知識性等特點，而且極為繁瑣且工作量大，如果是傳統運作模式，可能會加大人工體力支出，且不利于系統化管理，將電子信息技術運用其中，能夠更為便捷地開展運作和管理，相對傳統管理模式，能夠省時又省力，總而言之，數字化網絡技術在檔案管理中的應用是符合時代要求和社會發展的一項舉措，它緊跟時代潮流，使得醫院檔案工作更加現代化，也能更好地提升檔案工作的效率。

（三）能夠解決檔案管理工作中的實際問題。我國檔案管理的數字化進程一直是在向前推移，但是并沒有太快，尤其是醫院檔案管理工作中，很多地方依然沿用傳統的方式，傳統模式下的檔案管理可能會出現很多問題，比如信息張冠李戴，缺漏和錯誤信息較多，檔案資料的完整性和連續性較差，人力資源支出過多等等，這都是傳統管理模式下的弊端，會直接致使檔案的使用效率下降。當將數字化技術應用于現代醫院檔案管理工作后，能夠有效解決傳統模式下的各種問題。

二、數字化網絡技術在醫院檔案管理工作中的優勢

（一）提高醫院檔案管理工作的效率。我們要知道，傳統的檔案保存方式一直是以紙質為主，在創建檔案和分類、保存以及查閱過程中，都是極為不便利的，過程復雜且效率相對低下。而隨著計算機數字化時代的來臨，在進行檔案管理時，計算機可以通過智能手段，將檔案信息轉化成文件，且進行保存，同時，利用數字化技術，還可以將檔案信息快速分類和編目，極大地體現出了數字化在后期翻閱查找時，也只需要輸入相關字詞，便能檢索到相應的信息材料，大大縮短了手動去尋找的時間，有效提高了管理和使用效率。

（二）增強醫院檔案管理工作的安全性。以往生活經歷中，我們可以看到有因為個人檔案泄露而造成很多不良后果的事情不斷發生，究其根本，最主要的原因還是傳統的檔案管理模式存在問題，其安全性較低，容易讓不法分子有可乘之機。然而當我們將數字化網絡技術應用于醫院檔案管理后，其安全程度較傳統檔案管理提升到了一個新的局面，可以有效彌補這些漏洞，使信息進行安全加密處理，從而避免個人信息泄露，極大提升檔案信息的安全系數。

（三）有利于各部門進行信息資源共享。數字網絡技術的優勢在于，可以建設檔案信息數據庫，也就是醫院檔案的管理人員可以對現有檔案進行電子化處理，并通過智能化手段建立一個數據庫，同時針對相應信息設立檢索入口，經授權者便可快速查找需要的檔案資料，這樣一來，就能很方便地實現信息共享，減少了傳統模式下手動檢索查找各種檔案信息資料的時間，方便了各部門之間的信息資源共享。

（四）有利于節約醫院檔案管理成本。傳統的檔案管理主要是依靠人工來對紙質的檔案材料進行收集、歸類和保存，在這樣的模式下，不僅浪費大量的人力、物力、財力，還會直接導致管理成本的增加。而數字網絡技術則主要依靠磁盤和云盤對相關材料進行保存管理，這樣一來，可以很大程度上避免對人力物力的浪費，有利于節約醫院檔案管理成本。

三、數字化網絡技術應用于醫院檔案管理工作中的對策

（一）改革檔案管理制度，制定合理的管理章程。任何事物的發展都需要一定的約束力，只有在一定規矩內做事，才能更好地保證其規范性和實效性。面對醫院檔案的管理工作也是如此，如果想要不斷提高醫院檔案的數字化應用程度，就需要制定出切實可行的規章制度和管理章程，并使醫院檔案的管理人員學習并牢記相應規則，然后按照流程對檔案進行管理，以減少各種錯誤的發生率。

（二）增加資金投入，提高數字化檔案工作的管理效率。對于醫院檔案的管理來說，既需要考慮檔案的安全性，又需要保證檔案資料的信息共享性，以便更好地對檔案進行使用和運作，尤其是在數字化時代，高效的檔案管理需要配置各種設備，比如服務器、光盤庫、縮微影像等等，然而這些設備的價格又十分高昂，因此更需要巨大的成本投入，來加強對醫院檔案的管理，只有基礎設施不斷加強，才可以更好地提升數字化檔案管理的工作效率。

（三）培養專業性人才，提高管理團隊綜合水平。檔案信息的數字化管理模式需要運用到專業的計算機技能，比如對網絡數據庫的建立、對網站的維護等等，因而此職位對于管理者的專業知識素養有著很高的要求，因此醫院還需要不斷引進專業人才。另外，隨著檔案管理工作的不斷深入，對于管理者的知識儲備也要求越來越嚴格，因此還需要不斷開設相應培訓課程，對員工素養進行培養和提升，以滿足檔案數字化的管理需求。

（四）提高信息防護意識，確保檔案信息安全。在數字化管理模式下，醫院檔案信息的安全性相對于傳統模式有了很大程度的提升，但也不是萬無一失的，因為還存在很多不法網絡黑客的威脅，所以即便是通過數字化管理模式去保存和歸納相應檔案，還是要注意保障網絡服務器和數據庫的安全性，并定時對其進行安全監測。只有管理人員具有一定的安全意識，并不斷加強安全防護措施，才能確保檔案信息的使用安全性。

四、結語

綜上所述，在利用數字化網絡技術開展醫院檔案信息管理過程中，管理者和相關部門要能夠結合實際情況，并協同制定出有效的管理方案，以提高自身工作效率和檔案的使用效率。

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