信息化視角下高校檔案管理的現狀、問題與對策

劉月 毛靜雯 田鳳偉

【摘要】在信息化視角下，分析高校檔案管理現狀、問題與對策，能夠提升高校檔案管理質量，促進高校檔案管理趨向信息化發展。高校應結合檔案管理在信息化視角下的現狀問題，實施加強檔案管理重視、完善基礎設施建設、提升管理人員素質與強化信息安全管理等對策，解決檔案管理問題的同時，滿足高校檔案管理在信息化視角下的發展需求。

【關鍵詞】信息化視角;高校;檔案管理

隨著信息技術的高速發展，現代信息技術被應用在社會各個領域，其中包括高校檔案管理領域。高校檔案管理想要在信息化視角下有效應用信息技術，實現管理工作的革新發展，就需要正視現階段檔案管理問題，結合問題采取對應解決措施，提升高校檔案管理的信息化程度，增強高校檔案管理效果，促進高校檔案管理在信息化時代實現有效發展。

一、信息化視角下高校檔案管理的現狀

在信息化視角下，我國高校的檔案管理工作已經開始意識到結合時代背景優勢，信息化建設檔案管理的重要性，逐漸將信息技術應用在高校檔案管理工作中，以此構建相對完善的檔案管理體系，充分發揮檔案管理的積極影響作用，促進高校檔案管理工作在信息化背景下實現長遠發展?，F階段，高校檔案管理相關工作正基于信息技術的充分利用，趨向現代化、信息化與智能化發展，但是有些高校本身仍然存在許多頑固性問題，如，高校領導者忽視檔案管理工作的重要性，缺乏信息化建設高校檔案管理的意識，尚未針對檔案管理工作制定完善的管理體系，也并未更新檔案管理工作模式，使學校檔案管理人員工作懈怠，無法為高校檔案管理在信息化視角下的有效革新與發展提供支撐，限制高校檔案管理進步發展。

二、信息化視角下高校檔案管理的問題

（一）忽視檔案管理工作。在信息化視角下，部分高校存在忽視檔案管理工作的問題。高校檔案管理在高校發展中起到重要的支撐作用，需要高校領導者與管理人員對高校檔案管理相關工作進行充分的重視。但是部分高校領導者存在認識檔案管理不足的問題，在實際工作中忽視檔案管理工作，影響學校檔案管理效果。高校領導層忽視檔案管理工作，主要源于其并未認識到檔案管理在學校發展中的重要推動與支撐作用，領導層面的不重視，容易引發管理人員對自身工作的懈怠，無法有效開展檔案管理工作，使高校檔案管理陷入學校不重視、工作質量低、領導層不認可的惡性循環，使高校檔案管理難以在信息化環境下實現有效發展。

（二）基礎設施配備不全。高校檔案管理基于信息化視角提升管理工作成效，需要高校針對檔案管理進行信息化建設，而專業軟件與硬件設備是高校信息化建設學校檔案管理的基礎與前提，因此，高校需要為檔案管理進步發展配備完善的基礎設施?；A設施中的硬件設備主要包括網絡設備、掃描儀交換機與計算機等，軟件主要有檔案信息數據庫、信息管理系統與其他相關程序軟件。但是現階段，部分高校并未針對檔案管理相關工作的信息化發展，提供完善的基礎設施，甚至有些高校錯誤地認為配備幾臺電腦就等同于完成基礎設施建設，這種錯誤觀念嚴重降低高校檔案管理的信息化發展程度。

（三）管理人員素質不足。在信息化視角下，高校檔案管理面臨管理人員素質不足的問題。高校檔案管理人員應具備較強的專業能力與責任心，并且能夠在實際工作中及時發現問題、解決問題與創新管理工作，以此保證學校檔案管理有效進行信息化建設。但是多數高校的檔案管理人員并不具備這些能力與素質，缺乏良好的檔案意識，忽視檔案管理工作的積極影響與價值，在實際工作中缺少創新管理工作的積極性，為檔案管理信息化發展增添阻礙。即使部分管理人員能夠意識到自身工作的重要作用，在實際工作中配合檔案管理相關工作的信息化建設，但是受自身信息素質較低的影響，也難以在檔案管理現代化與信息化發展中發揮助推作用，限制高校檔案管理革新發展。

三、信息化視角下高校檔案管理的對策

（一）加強檔案管理重視。在信息化視角下，高校加強檔案管理工作，需要首要解決領導層與管理人員對檔案管理的忽視問題。加強高校領導層對檔案管理工作的重視，需要爭取政府的支持，政府出臺相關政策與條例，鼓勵支持學校檔案管理的信息化建設，對檔案管理信息化程度較高的學校進行適當的獎勵，激勵當地各大高校領導層主動加強檔案管理重視，開展信息化管理建設工作。在學校領導層加強檔案管理相關工作重視的基礎上，學校需要在校內加大檔案管理重要性的宣傳力度，使學校全體教職員工尤其是檔案管理人員正確認識檔案管理在學校發展中的重要意義，促使學校檔案管理人員主動端正自身工作態度，配合學校信息化建設檔案管理的具體工作，提升學校檔案管理的信息化程度，促進學校檔案管理與學校整體管理工作共同發展。

（二）完善基礎設施建設。高校在信息化視角下加強檔案管理工作，需要為信息化建設檔案管理提供完善的基礎設施。完善基礎設施建設，需要高校加強硬件建設與健全檔案數據庫。加強檔案管理工作中需要的硬件設施建設，需要高校設立專項經費，加大資金投入，對網絡設備、掃描儀、計算機等現代化設備進行購置，并開通學校內部局域網，保證學校內部網絡與外部互聯網的有效連接，使檔案管理現代化與信息化發展具備相應的配套設施。在此基礎上，高校需要對檔案管理相關信息化設備進行及時更換與升級，為檔案管理信息化發展提供保障。建設檔案數據庫，需要高校建設文件目錄數據庫，以此為基礎，進一步實施檔案信息的數字化管理，建設全文信息數據庫，構建高質量數字化檔案館，確保學校建設數字化校園與檔案信息化管理同步進行。

（三）提升管理人員素質。在信息化視角下，我國高校強化檔案管理工作，需要提升檔案管理人員的能力素質。為實現檔案數字化管理與信息化建設，高校需要提升檔案管理人員與隊伍的綜合素質。高校應在提供完善現代化設備的基礎上，加強管理人員的信息化管理能力，培訓管理人員設備操作知識，使管理人員意識到利用現代化設備改善工作形式，能夠有效減輕自身工作壓力，提升自身工作效率，促使其主動提升自身信息化管理能力。高校提升檔案管理人員的素質，需要在培訓現有人員的基礎上，積極引進兼具專業管理能力與信息化管理能力的復合型人才，將其編入檔案管理隊伍中，提升檔案管理人員的整體素質水平，促進其彼此交流，共同進步，為高校檔案管理的現代化與信息化建設提供有力支撐與保障。

（四）強化信息安全管理。我國高校在信息化視角下加強檔案管理工作，需要強化檔案信息的安全管理。信息安全主要指保證檔案管理中數據與信息的可用性、完整性與保密性，需要高校通過數據加密、做好數據備份與設置防火墻等技術措施，切實保證信息安全。數據加密需要高校聯合技術人員借助某種公式算法處理敏感檔案信息，使其成為系列代碼，也就是密碼。做好數據備份需要高校對關鍵檔案信息進行備份處理，以防數據信息丟失或損壞，保證檔案管理工作順利進行。設施防火墻主要指在網絡之間設置保護墻，強化訪問控制，借助防火墻的過往信息過濾作用與監測防控作用等，杜絕非法訪問，保證檔案信息安全，提升檔案管理現代化與信息化建設的實效性。

四、結語

綜上所述，高校在信息化視角下強化檔案管理工作，需要以檔案管理現狀的正確認知為基礎，分析檔案管理在基礎設施、管理意識與管理人員素質等方面存在的問題，以問題為突破口，采取重視檔案管理、完善基礎設施、提升人員素質與強化信息安全等措施，提升高校檔案管理質量，促進高校檔案管理信息化發展。

【西安歐亞學院2018年校級教育教學改革研究項目：“教育信息化背景下民辦高校檔案集成管理與服務研究”課題成果（課題編號：2018YB016）】

【參考文獻】

[1]黃寶春.創新與重構：新時代中國特色的高校檔案管理學[J].浙江師范大學學報（社會科學版），2019，44（01）：112-120.

[2]王雪純."互聯網+"環境下高校文書檔案管理存在的問題與解決對策[J].辦公室業務，2019（15）：126-127.

[3]姚曉琴.高校人事檔案信息化管理的現狀及對策[J].運城學院學報，2011，29（04）：110-112.