簡述事業單位檔案工作中的人性化管理

鐘姍 蘇怡心

【摘要】為了更好地開展事業單位檔案管理工作，必須要堅持以人為本理念下的人性化的管理。早在現代企業管理領域，人性化管理理念就已經為提高管理體系運行效率和員工工作質量方面作出了巨大的貢獻。據此，本文著重研究在事業檔案管理工作中開展人性化管理所造成的影響。

【關鍵詞】事業單位;檔案工作;人性化管理

一、事業單位檔案管理工作

事業單位當中的檔案管理工作，不但有整理重要資料的作用，還要為事業單位提供優質信息服務，不可謂不重要。具體來說，檔案管理工作記錄著事業單位的重大活動，還記錄著事業單位內部的工作人員的成長歷程。所以不管是對事業單位還是對工作人員而言，檔案管理工作都具有非常重要的意義。因此在進行檔案管理工作時，要注意對資料的歸類歸檔，還要在各方面有需求時提供有價值的檔案信息服務。

二、事業單位檔案管理工作中出現的問題

（一）當前檔案管理工作效率低下，管理水平不高。受傳統管理思念的束縛，當前事業單位檔案管理工作側重于檔案的管理，而對信息的服務層次上的則顯然欠缺一些，不能主動向有需求的各方提供服務，反而在有需求的各方向檔案管理尋求服務時，由于歸類歸檔不明確，缺少細化的工作流程，導致服務質量也不盡如人意，無法滿足現實的服務需要。

（二）現有的檔案管理工作比較粗放，缺乏專業的人才管理。當前的檔案管理工作只是簡單的流于表面，并沒有實際上深入下去，其原因則在于缺少專業的管理人才，所以導致當前的檔案管理工作效率低下，且水平不高。當前檔案管理工作中缺少人性化因素，沒有精確把握管理人才的方式方法，員工缺乏好的伯樂引導，無法展現自己最優秀的一面，對工作提不起興趣，也就無從發揮檔案管理工作的價值，提供的信息服務質量差強人意，違背了檔案管理工作的初衷。

三、人性化管理之于事業檔案管理工作的重要意義

傳統的管理模式屬于“物本管理”，簡單來說就是工作人員實行對檔案整理、保存等工作，沒有人性化因素，工作人員只簡單地做好檔案管理工作就可以，不需要額外提供服務，傳統模式適應以前事業單位發展需要，但時過境遷，隨著市場經濟的發展，社會體系的不斷完善，事業單位檔案管理工作的需求不斷增加，顯然傳統模式已經無法滿足現在檔案管理工作的需求了。而企業管理領域中有人性化管理一說，隨后也被一些小部門或者是大單位所引用，成效不錯。所以引入人性化管理到檔案管理模式上是有跡可循的，人性化管理充分體現了以人為本的核心理念，加強了工作人員之間的交流溝通，營造了和諧溫馨的工作氛圍，有利于員工發揮對工作的積極性，開展檔案管理工作，更好地為有需求的部門提供優質信息服務。

（一）改變了事業單位的檔案管理方式。將“物本管理”改為“人本管理”，重視工作人員的需求，讓工作人員作為檔案管理工作的主體，圍繞人的內心需求展開工作，從而實現人性管理的目的。通過對工作人員內心需求的關注，來提高工作人員對工作的積極性，促使檔案的管理工作的開展，提高檔案管理工作效率，同時有利于肯定工作人員的自我價值，幫助工作人員完成自我實現。

（二）提高了事業單位的檔案管理水平。堅持人性化管理，為事業單位內部的工作人員提供再學習的機會，定期或不定期舉辦培訓活動，提高工作人員的專業素質。可以通過績效考評制度選拔優秀人才，給予優秀人才以外出學習交流的機會，提高工作人員的專業能力，使員工的專業能力與檔案管理工作的需求相匹配，從而提高事業單位的檔案管理水平。

（三）優化了事業單位的檔案管理制度。傳統的檔案管理制度偏向死板、僵硬，嚴厲的管理制度雖然可以對員工有所約束，但對員工的情緒照顧不足，打擊了員工的工作熱情，比較容易引起不滿。而采用人性化管理，對員工實行柔性管理，照顧員工的內心需求，提高員工的工作積極性，更好地發揮了人盡其才、才盡其用的作用，切實發揮了員工的主觀能動性，促進了檔案管理工作的進步，提高了檔案管理工作水平。

四、如何推進人性化管理在事業單位檔案管理工作中的應用

（一）建立完善的檔案管理機制。只有建立完善的檔案管理機制，將人性化管理納入其中，才能切實落實人性化管理。當前很多事業單位的人性化管理屬于探索階段，傳統模式的影響又比較深遠，所以必須要將人性化管理納入管理制度當中，使檔案管理工作貫徹落實人性管理理念，使工作人員感受到重視，內心的需求得以回應，才能提高檔案管理工作水平。

（二）構建柔性的檔案管理理念。積極轉變檔案管理理念，從剛性需求變為柔性管理，提高檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作的流程細化開來，完善檔案管理基礎設施，為開展檔案管理工作構建有利的文化氛圍。更新管理觀念，將“物本管理”向“人本管理”方向轉移，將單純地注重檔案管理向檔案管理與信息服務質量并重方向發展，將服務對象的實際需求作為檔案管理的工作重點，切實提高檔案管理工作的信息服務質量。

（三）引進信息化建設，優化管理方法。在檔案管理工作中，因為事業單位的活動比較多，所存留下來的檔案數量比較多，類型比較雜，內含的信息量龐大，所以對于檔案管理工作人員來說是一個不小的難題。要想提高檔案管理工作效率，可以在檔案管理部門引進信息化建設，積極采用當前先進的現代化管理模式，應用高科技技術，建立信息平臺，實現線上與線下共同管理的管理方法，不僅可以提高檔案管理的工作效率還可以實現檔案的精準管理。相比傳統紙質檔案的保存，電子檔案的保存顯然容易得多，而且保存量大，便于查閱和檢索有利于提供高質量的信息化服務。

（四）打造高素質檔案管理隊伍。檔案管理工作的重要性可見一斑，對檔案管理工作專業人員的需求也隨之增長，基于人性化管理下的檔案管理工作，必須要打造一支高素質的檔案管理隊伍，為用戶提供更高的服務質量?？梢詮囊韵聝煞矫鎱⒖迹绾未蛟煲恢Ц咚刭|的檔案管理團隊。首先，建立一套完善的績效考評機制，明確劃分職責崗位，將職責具體到個人，有獎有懲，關注工作人員的工作能力與工作態度，切實將其福利待遇與薪酬制度聯系在一起，增強員工的責任意識，提高員工的工作熱情。其次，在單位內部要定期開展培訓工作，努力提高工作人員的專業素質，以匹配當前的人性化檔案管理工作的需求。

（五）營造有利的檔案管理工作環境。在單位內部要形成良好的檔案管理工作環境，便于檔案管理工作的進行。工作環境可以分為內部環境與外部環境。內部環境可以參考工作人員的內心需求，提高工作人員的滿意度，樹立人性化管理理念，用工作人員的努力來帶動檔案管理工作的開展。而外部環境，應加強基礎設施建設，引進信息化設備，為人性化檔案管理工作的開展提供硬件支持。構建信息平臺，不斷開發檔案管理功能，確保各部門之間信息及時溝通與交流，便于對信息資料的共享及時匯總，及時反思，有利于及時發現檔案管理當中的問題，并提出解決措施，提高檔案管理工作水平。

五、小結

檔案管理工作直接影響著事業單位的可持續發展，而在檔案管理工作中融入人性化管理，不僅可以提高檔案管理的工作效率，還可以提高檔案管理的工作水平，提高單位員工的滿意度，增強單位的信息服務質量，從長遠目標來看，推動了事業單位的可持續發展。

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