高值醫用耗材檔案管理研究

王悅超

【摘要】在醫院的管理工作中，醫用耗材的管理有著重要的作用，關系著醫療工作的安全問題。由于醫用耗材的種類繁多、數量大以及規格復雜，所以對醫用耗材的檔案管理尤其重要，其貫穿于醫用耗材整個管理過程，而傳統的管理方式無法滿足現代醫院管理的要求，這就要求醫院要加強醫用耗材的信息化管理。基于此，本文簡要說明了醫院耗材檔案管理的內容，對當前醫院耗材檔案管理情況進行分析，并探討了高值醫用耗材的檔案管理，希望給有關部門提供一些參考依據。

【關鍵詞】醫院;醫用耗材;檔案管理

隨著科學技術的進步，越來越多高新技術的設備材料被普遍應用于醫院的醫療工作中，這也使得醫院對醫院耗材的需求量日益增加。在這樣的情況下，醫用耗材的質量及應用安全問題成了相關部門和患者重點關注的問題。在醫院現代化管理中，對醫用耗材進行管理是必不可少的一項工作，而且規范化的醫用耗材管理可以有效提升醫院的醫療服務水平。而在醫用耗材的管理中，醫用耗材的檔案管理工作是重點內容，是醫用耗材安全、有效使用的重要保障。所以，在醫院的管理工作中，必須要注重醫用耗材的檔案管理工作。

一、高值醫用耗材檔案管理的內容

在醫院的高值醫用耗材檔案管理中，其管理的內容主要涉及申購審批、采購、驗收保管和使用等環節，以下具體從以下幾個環節進行闡述。

（一）申購審批。在高值醫用耗材申購審批環節，需要進行檔案管理的范圍主要包括需要購買的高值醫用耗材名稱、規格、型號、生產的企業、申購的數量、經銷商名稱、價格、論證報告、申購負責人簽字、審批文件等等。

（二）采購。在高值醫用耗材采購環節，需要進行檔案管理的范圍主要有兩個：一個是招標采購的資料，另一個是購銷合同。招標采購的資料涉及比較多，主要包括供應商資質、產品資質、采購記錄單以及實物樣本。購銷合同涉及的內容也較多，包括產品名稱、規格、型號、價格、金額、數量、生產企業、供銷商、質量標準、供貨和驗貨要求、支付方式、技術要求等等方面。

（三）驗收保管。驗收保管環節需要進行檔案管理內容，包括查驗產品的名稱、規格、型號、數量、檢驗合格證、生產批號、生產日期、使用日期、滅菌日期和方法等，這些內容都要制作成驗收單，驗收人員簽字并進行歸檔。

（四）使用。在高值醫用耗材使用環節，需要進行檔案管理的范圍包括領用情況、庫存情況、滅菌情況、質量情況、積壓情況、浪費情況、監測記錄等等。其中，對于正在使用的高值醫用耗材的質量情況要進行實時跟蹤，及時處理不良的高值醫用耗材并做好相應記錄，再做好相應的檢驗合格工作后方可發放使用，同時將監測記錄進行歸檔。

二、醫院高值醫用耗材檔案管理的情況分析

由于大型醫院的高值醫用耗材種類繁多、數量大以及規格型號復雜，所以導致高值醫用耗材檔案管理工作難度增大，需要花費大量的時間和精力對高值醫用耗材檔案進行收集、記錄、整理和更新，同時高值醫用耗材檔案管理又受到多方面因素的影響，歸納總結起來，主要表現在以下幾個方面：

（一）高值醫用耗材種類繁多、數量大、規格型號復雜，且專業性較強。隨著科學技術的發展，高值醫用耗材的種類也隨之增多，其涉及的范圍也越來越廣，所以使得醫用耗材檔案管理人員在進行檔案管理時，需要注意的事項特別多。這也要求醫用耗材檔案管理人員要具備較高的專業水平，不僅能夠充分掌握醫學和醫療機械設備等方面的知識，而且也要具備較高的檔案管理、經濟管理能力。

（二）供應商數量較多，業務員素質有待提升。隨著醫院對高值醫用耗材的需求增加，而且高值醫用耗材種類繁多，隨之供應商數量也越來越多，同時往往一個供應商供應的醫用耗材即涉及高值醫用耗材也涉及低值醫用耗材。但是，部分供應商在供應高值醫用耗材時，往往只是注重業務員的銷售業績，忽視了對業務人員進行相關醫用耗材法律法規的培訓，加之業務員的流動性較強，所以導致業務員并不能夠清楚地認識到高值醫用耗材相關資質證照，醫院采購人員在購買高值醫用耗材時也就不能及時提交完整的資料。同時，有些供應商會因為利益問題，企業名稱經常進行變更，使得醫用耗材檔案管理人員需要新建一份檔案，同時又要保留原有的檔案確保供應環節資料的連貫性，這樣不僅增加了檔案人員的工作量，而且增加了檔案工作的難度。

（三）缺乏相應的監管。主要表現在部分臨床科室在未經過醫院審批流程后，便私自使用高值醫用耗材，醫用耗材檔案管理部門難以有效收集這些高值醫用耗材的資質，加之缺乏相應的監管，當出現質量問題時，沒有檔案資料可查，很大程度上提高了醫療糾紛發生的概率。

（四）高值醫用耗材檔案管理的重視程度不高。雖然國家頒布了一系列關于醫用耗材管理和使用的法律法規，但是在實際的執行中，仍然有部分醫院管理人員忽視高值醫用耗材的管理，只是片面追求高值醫用耗材的成本效益，對于高值醫用耗材的管理力度不足，高值醫用耗材的檔案管理更是無從說起，相應的醫用耗材檔案管理崗位缺少，往往是醫院采購人員既要負責采購又要負責檔案管理，導致采購人員在日常繁瑣的采購工作中，容易忽略高值醫用耗材相關資質的管理和更新，極其容易產生疑慮糾紛，嚴重損害醫院和患者的利益。

三、高值醫用耗材檔案管理的方法

高值醫用耗材指的是安全性要求較高、直接使用人體、專科使用以及價值較高的醫用材料，與患者的健康和安全有著重要的關系。因此，醫院必須重視高值醫用耗材的檔案管理，實現對全部高值醫用耗材檔案進行建檔，包括產品資質證照、供應商的檔案、采購合同和訂單、出入庫記錄、使用記錄等，以此確保高值醫用耗材檔案能夠有效使用，從而促進臨床醫療水平的提升。以下主要從資質證照管理以及物流檔案管理兩個方面闡述高值醫用耗材的檔案管理。

（一）高值醫用耗材資質證照管理。面對層出不窮的高值醫用耗材，以往傳統的手工錄入方式已經不能夠滿足當前檔案管理工作的需求。對此，為了有效節約成本，降低管理錯誤，醫院可以在原有的資源計劃基礎上積極引進供應寶軟件系統，借助這一系統強大的檔案管理功能進行管理，同時也要注重加強檔案信息化建設，要充分利用信息化手段，以此確保采購人員能夠實時地掌握醫院中高值醫用耗材資質證照情況。此外，為了有效提高檔案管理的效率，應當將供應寶系統與醫院企業資源計劃進行同步，要求供應商根據醫院提供的供應商編碼在供應寶系統中進行注冊，然后在經過審批之后上傳合同產品內的資質證照，并且明確標注有效期，以此確保供應商可以及時更新和維護證照信息，一旦資質證照過期，則系統自動提示醫院停止購買相關的醫用耗材。

（二）高值醫用耗材物流檔案管理。具體的操作方式是供應商要對可能使用到的高值醫用耗材在醫院庫房存放時，要完成相應的條碼掃描工作后方可辦理入庫手續，然后系統由此自動產生入庫記錄。對于高值醫用耗材的使用，相關的護理人員要在患者使用之后，在系統中提取出相應的生產廠家、供應商名稱、產品名稱、規格型號等信息，同時還有患者信息、醫師和手術護士等信息，全面記錄在電子檔案系統中。在完成高值醫用耗材使用信息記錄之后，要將其錄入醫院資源規劃系統的管理模塊中，之后再辦理出入庫的調撥手續。此外，相關的供應商也要及時登錄供應寶系統進行貨源補充工作，以此滿足醫院臨床使用需求。

四、結語

綜上所述，高值醫用耗材的檔案管理是醫院醫用耗材質量管理和監督的重點，尤其是高值醫用耗材的資質證照管理和實時監管。對此，醫院可通過引進供應寶系統實現對高值醫用耗材資質證照的實施監管，發揮主觀能動性，讓供應商參與到醫院高值醫用耗材的檔案管理中，這樣不僅能夠有效減輕醫院采購人員的工作壓力，而且能夠有利于實現高值醫用耗材檔案的精細化、動態化管理，有效改善傳統檔案管理方式的弊端。同時，也要注重醫院企業資源計劃系統的使用，以此對高值醫用耗材從入庫到出庫的全過程進行實時監控，降低高值醫用耗材的使用風險，使醫用高值耗材的管理更加精細化、規范化和合法化。

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